torstai 29. syyskuuta 2016

Tekniikka kehittyy

Paperiasiakirjojen säilyttämisen luulisi olevan niin perusasiaa kaikille arkistoille, että siinä olisi vaikeaa kuvitella tapahtuvan enää kovin suuria edistysaskeleita. Näin ei kuitenkaan ole, sillä myös paperiasiakirjojen säilyttämisen tekniikka ja 'taktiikka' kehittyy jatkuvasti. Tekniikkaan liittyviä innovaatioita tuodaan arkistoihin ennen kaikkea varastonhallinnan maailmasta. Näitä ovat mm. tilanhallintasovellukset sekä yksiköiden sijainteihin ja liikkumiseen liittyvät tunnisteet ja anturit.

Mutta myös konkreettisissa säilytysvälineissä ja hyllytystavoissa tapahtuu muutoksia. Tässä on esimerkki siitä, miltä hyvin järjestetty ja hyllytetty aineisto näytti päätearkiston makasiinissa vielä muutamia vuosia sitten. Ruskeita arkistokoteloita on pystyasennossa hyllytetty vieri viereen. Yhteen tuollaiseen 'normaaliin' 2,4 metriä korkeaan hyllyyn mahtui aineistoa 6 hyllymetriä. Ja arkistokotelot olivat näitä perinteisiä ruskeita.

 
 
Aika muuttuu ja kehitys kehittyy. Niinpä ruskeat arkistokotelotkin siirtyivät historian hämyyn. "Liian hapokasta", kuten eräs toinen mikkeliläinen Olli sanoi aikoinaan. Muutamia vuosia sitten Arkistolaitos teki myös maailmaa järisyttäneen tutkimuksen, jonka mukaan A4-koteloiden säilytys pystyasennossa on tilankäytön kannalta huono juttu. Ja totta tosiaan, näinhän se on. Ja koska tämä lähes kerettiläinen ajatus koteloiden säilyttämisestä jossakin muussa kuin pystyasennossa tuli Arkistolaitoksesta, niin Elkakin uskalsi ottaa sen käyttöön.

Näiden kahden uudistuksen jälkeen hyvin järjestetty ja hyllytetty aineisto näyttää päätearkistossa tältä. Yhteen 'normaalikokoiseen' hyllyyn mahtuu ainestoa entisen 6 hyllymetrin sijasta noin 7,3 hyllymetriä, eli siis 1,3 hyllymetriä enemmän kuin ennen. Prosentuaalisesti puhutaan noin 22 prosentin parannuksesta hyllytystehokkuudessa.

 
 
Toki täytyy muistaa se, että tämä hyllytystapa on mahdollista vain A4-kokoisella aineistolla - ainakin meillä, koska hyllymme ovat pääsääntöisesti 30 cm syviä. Foliokokoinen kotelo on liian korkea, jotta sitä voisi sijoittaa samalla tavalla hyllyyn. Mutta kyllähän kaikki tilansäästö on aina niin sanotusti kotiin päin.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö
 
 
 
 

Ei kommentteja: