torstai 7. toukokuuta 2015

Voitaisiinko VAPA järjestää toisin?


Viime marraskuussa ilmestyneessä Valtiontalouden tarkastusviraston tarkastuskertomuksessa annetaan aika lohduton kuva VAPA-palvelun tilasta. Raportissa todetaan mm. että ”tiukkojen sääntöjen ja ehtojen mukainen sähköinen arkistointi on arkistonmuodostajan näkökulmasta melko vaativaa.” Ja että arkistonmuodostaja ei saa palvelusta täyttä hyötyä sen takia, koska "määräajan järjestettävien tiedostojen säilytys on järjestettävä itse" ja tiedonhaun järjestämistä varten "itsellä on säilytettävä joko aineiston kopiot tai osa asiakirjojen metatiedoista".

Keskusteluissa paljon esillä ollut aihe on myös se, että asiankäsittelyjärjestelmissä olevat asiat/dokumentit ovat vain pieni osa – eivätkä välttämättä edes se tärkein osa – organisaatioiden tiedonhallintaa. Organisaatioiden toiminnan pyörittämisen - ja sen dokumentoinnin - kannalta hyvinkin keskeisiä aineistoja, kuten vaikkapa teknisiä dokumentteja, audiovisuaalisia aineistoja, sähköpostiviestejä, pääjohtajan twiittejä, jne. jää nykyisten määritysten ja arkistointiketjujen ulkopuolelle. Organisaatioissa  toivotaan – tai ehkä parempi sana olisi vaaditaan – että sähköinen arkistointi kattaisi nämäkin aineistot. Ja luonnollisestikin myös sitä, että samaan sähköiseen arkistoon voitaisiin tallentaa myös määräajan säilytettävä aineisto.

Joko aika olisi vihdoin kypsä paradigman muutokselle Suomessa? Todettaisiin yhdessä, että prosessilähtöinen malli ei toimi. Siis ajatus siitä, että on ennakkoon mahdollista laatia tarkka ja kattava kuva organisaatioiden toiminnoista, kuvata ne prosessikaavioina, tehdä ja ylläpitää ajantasainen eAMS, käsitellä kaikki asiat asiankäsittelyjärjestelmässä ja lopuksi siirtää aineistot asiankäsittelyjärjestelmästä arkistoon. Ajatus on kyllä kieltämättä hyvin kaunis, ja toimiessaan se olisi… no, toimiva. Tuon mallin haasteena on kuitenkin kattavuus ja muutosnopeus. Työelämässä muutosvauhti on niin nopeaa, että systeemin ajan tasalla pitäminen vaatisi hyvin merkittävän osan koko organisaation työpanoksesta. Täytyy muistaa, että isoissa organisaatioissa on satoja tietojärjestelmiä, joista iso osa tuottaa pysyvästi tai pitkäaikaisesti säilytettäviä aineistoja.

Palatakseni otsikon aiheeseen, niin on mielestäni päivänselvä asia, että sähköisen arkistopalvelun tulee olla joustavampi. Sen tulee voida ottaa vastaan lähes minkälaista aineistoa tahansa. Siihen on voitava myös tallentaa määräajan säilytettävää aineistoa. Sääntöjä ja ehtoja ei saa kiristää, vaan niitä tulee höllentää. Kaikkea ei voi miettiä ja määritellä etukäteen. Toisinaan on vain todettava, että meillä on tässä aineisto X, jolle täytyy tehdä vaiheet Y ja Z, jotta se voidaan siirtää arkistoon. Täytyy kehittää työvälineitä, joilla isoja massoja voidaan nopeasti seuloa, ryhmitellä, rikastaa ja tallentaa arkistoon. Totta kai tiedonohjaussuunnitelmia (tai millä nimellä niitä haluaakin kutsua) tarvitaan, mutta niistä täytyy tehdä kattavampia ja vähemmän yksityiskohtaisia. Tiedonhallintaihmisten täytyy aktiivisesti seurata, että mitä uusia tietojärjestelmiä oma organisaatio ottaa käyttöön, millaisia tietoaineistoja niissä syntyy, ja miten tietoa saisi talteen. Tyyliin ”nyt meidän viestintäosasto avasi Pinterest –tilin. Mikä on siellä julkaistavan tiedon säilytystarve ja mahdollinen arkistointitapa?”
Aika näyttää miten käy. Muuttuuko paradigma, ja jos muuttuu, niin milloinka.

Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

Ei kommentteja: