torstai 26. maaliskuuta 2015

Sisällönkuvailusta


Pekka Henttonen peräänkuulutti Asiakirjahallinnan reunamerkintöjä –blogissa jokunen aika sitten arkistoaineiston sisällönkuvailun tarvetta. Se olisi hänen mukaansa ainut keino saada arkistoaineisto yhdenmukaisemmaksi kirjasto- ja museoaineistojen kanssa, sillä ”tehtäväpohjaisuus on yhteiskäyttöisyyden umpikuja”. Olen tästä asiasta täysin samaa mieltä. Samalla olen huolestunut siitä, että tilanne ei tule seuraavien 15-20 vuoden aikana paranemaan, koska parhaillaan työstettävässä arkistokuvailun uudistuksessa tätä asiaa ei ole otettu riittävästi huomioon. Kuvailu-uudistus lähtee edelleen siitä oletuksesta, että arkistokuvailun tarkoitus on aineiston todistusvoimaisuuden säilyttäminen, ei löydettävyyden ja käytettävyyden edistäminen.
Uusi kuvailutapa korostaa kontekstuaalista kuvailua, jossa kuvaillaan niitä ”olosuhteita”, joissa asiakirjat tuotetaan, hallitaan ja käytetään. Kuvailu pohjautuu käsitemalliin, jossa on kuvattu hallintohimmeli mandaatteineen, toimintoluokituksineen ja toimijoineen. Itse arkistoaineisto on vain pieni laatikko oikeassa alakulmassa, joka pullahtaa ulos tästä arkistokuvailun fiksusta vekottimesta.
Minun mielestäni sisällönkuvailu ja kontekstuaalinen kuvailu ovat saman asian eri puolia – kuten kolikon kääntöpuolet. Sisällönkuvailussa nostetaan esiin niitä entiteettejä, jotka luovat aineistolle kontekstia. Toimijat, paikat, tapahtumat ja ajanjaksot ovat juuri niitä asioita, joita a) voidaan hyvin kuvailla linkitetyillä entiteeteillä ja b) luovat asiakirjoille niiden tuottamiseen, hallintaan ja käyttämiseen liittyvää kontekstuaalista tietoa. Ja tähän meillä on olemassa erinomaisia apuvälineitä jo nyt. Esimerkiksi kansalliset YSO ja SAPO –ontologiapalvelut. Pekka Henttonen mainitsi blogissaan, että olisi tärkeää saada käyttäjät ”tägittämään” lukemiaan sisältöjä. YSO ja SAPO olisivat erinomaisia apuvälineitä tässä tägittämisessä ja samalla aineiston sisällönkuvailu edistyisi.
Meidän Capture-projektissa luomamme käsitemalli lähtee juuri tästä ajatuksesta. Siinä keskiöön on nostettu aineisto, koska aineistoahan me kuvailemme emmekä maailmankaikkeutta. Aineistosta esiin nostetut sisällöt (toimijat, tapahtumat, paikat ja toiminnot) kuvataan linkityksillä kontekstientiteetteihin.

 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

1 kommentti:

Anssi Lampela kirjoitti...

Olli Almin kuvaus siitä, mitä uuden arkistokuvailun tulisi olla, vastaa hyvin sitä, mitä uuden arkistokuvailun kehittäjät ovat pyrkineet. Kontekstin kuvailu ja sisältöjen kuvailu on juurikin ymmärretty toisistaan riippuviksi asioiksi ja siksi sisältöjen kuvailua ei ole kansallisen kuvailun käsitemallissa erotettu kontekstin kuvailusta.

Kansallisen kuvailu käsitemallista on syytä ymmärtää kaksi tärkeää asiaa. Sen tarkoitus ei ole tuoda näkyväksi arkistoaineistoa kuvailun kohteena (hallintohimmeleistä puhumattakaan). Tarkoituksena on mallintaa mitä arkistokuvailu on kuvailujärjestelmänä (erotuksena esim. kirjastojen kuvailujärjestelmästä).

Toiseksi käsitemalli ei mallinna vain arkistoinstituutiossa aineiston elinkaaren "lopussa" tehtävää kuvailua. Käsitemalli pyrkii kuvaamaan kaikkea sitä kuvailutoimintaa, joka arkistoaineistoon kohdistuu sen elinkaaren aikana ja jota suorittavat niin aineiston tuottajat, hallinnoijat, säilyttäjät kuin käyttäjätkin. Se on yksi syy sille, minkä vuoksi käsitemalliin on sisällytetty vahvasti myös asiakirjahallinnon näkökulma.

Arkistokuvailun käsitemalli ei edes ota kantaa siihen, miten eri kuvailutoimijoiden kuvailunäkökulmat integroidaan kuvailujärjestelmässä. Se jättää vastauksen kuvailujärjestelmää toteuttavan hakemistojärjestelmän tarveharkintaan.