perjantai 21. marraskuuta 2014

Epäuskoa, ahdistusta ja turhautuneisuutta


Asiakirjahallinnon seminaarien päätarkoitus on antaa julkishallinnon työntekijöille mahdollisuus kollektiiviseen kivunlievitykseen ja ahdistuksen purkamiseen. Terapiamuotona on vastavuoroinen vertaistuki. Tietojärjestelmän vaihdon kanssa pyöriskelevä asiakirjahallinnon työntekijä etsiytyy seminaarin tauolla jonkun kollegansa viereen ja aloittaa surullisen tarinansa. Ja puhujasta riippumatta tarina alkaa aina sanalla ”meillä”, ja jatkuu yleensä joko ”meillä otettiin käyttöön…”, ”meillä sitä järjestelmää kutsutaan…”, ”meillähän on toiminnanohjaussuunnitelma otettu…”, jne. Kertomalla oman surullisen tarinansa tämä kadotettu sielu saa hetken ajaksi kevennettyä ristin kantamisen taakkaa raskaalla matkallaan Via Dolorosaa pitkin tietojärjestelmästä toiseen.

Eikä sankariamme häiritse edes se tosiasia, että ei kollega oikeasti välitä hänen kärsimyksistään tai pysty auttamaan ristin kantamisessa. Sillä kollegalla on oma ristinsä kannettavanaan, ja hän vain odottaa suunvuoroa päästäkseen kertomaan omaa meillämeillämeillämeillä –tarinaansa. Melkein sääliksi käy myös Arkistolaitoksen edustajia, jotka tauon koittaessa pyrkivät sulautumaan seminaaripaikan seinäväritykseen, mutta ei se koskaan onnistu, ei. Heti puheenjohtajan julistettua tauon alkaneeksi Arkistolaitoksen edustajan molempiin käsivarsiin tarttuu epätoivoinen asiakirjahallinnon asiantuntija jostakin valtion tai kuntasektorin organisaatiosta. Yksi hakee synninpäästöä sille, että eihän heidän tekemänsä pieni tulkinta Sähke-määrityksestä johda kiirastuleen – tai vielä pahempaa – ikuiseen kadotukseen Arkistolaitoksen silmissä. Toinen taas haluaa vahvistusta uskolleen siitä, että heidän valitsemansa polku johtaa lopulta pelastukseen ja sähköisen säilytyksen luvan saamiseen. Mutta Arkistolaitoksen edustajan kasvoilta on havaittavissa vain suunnaton tuskan tunne. ”Enää kolme metriä matkaa kahvipannun ja sienipiirakan luo, ennätänkö ajoissa!” Ja kun sitä taukoa on enää kolme minuuttia jäljellä.

Minkäänlaista innostuneisuutta tai onnistumisen elämyksiä seminaarien esityksistä ja käytäväkeskusteluista on turha etsiä. Kaikki on yleensä aina hyvin hankalaa, aikaa vievää ja ahdistavaa. Kukaan ei myöskään tunnu oikeasti uskovan siihen mitä on tekemässä, että se oli paras tai edes oikea ratkaisu. Jos jonkinlaisia best practices –tyylisiä neuvoja onnistuu seminaareista löytämään, niin ne liittyvät siihen kuinka valita ns. pienimmän riesan tie. Ja juuri siitä erottaa kokeneemman ja nuoremman ammattilaisen toisistaan: kokeneempi ei purematta niele mitä tahansa, vaan osaa valita sen pienimmän riesan tien.

Mikkelin Ammattikorkeakoulun keskiviikkona ja torstaina järjestämässä Kohti avointa ja kestävää tietoa –seminaarissa konkretisoitui jälleen kerran kaikki yllä kuvattu epäusko, tuska ja skeptisyys. Uusina ”tehdään nyt, vaikka kaikki tietää ettei tästä mitään tule” –hankkeina esiteltiin mm. X-road/kansallinen Palveluväylä, Kansallinen palveluarkkitehtuuri ja Koulutuksen Pilviväylä. Noiden lisäksi on tietysti lukematon määrä muita sektori- tai viranomaiskohtaisia tuulimyllyjä, jotta asiakirjahallinnon donquijoteilla ja sanchopanzailla riittää vastustajia jatkossakin.
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

5 kommenttia:

Kalle A kirjoitti...

Tekstin perusteella ei enää harmita, etten saapunut paikalle. Ilmeisesti ei siellä kerrottu mitään ihmeellistä ja uutta.

Olli Alm kirjoitti...

Oli siellä hyviäkin esityksiä mm. tekstinlouhinnasta, Moreqin ja Sähkeen hyödyntämisestä järjestelmäkehityksessä, jne. Analyysini koski siis KAIKKIA asiakirjahallinnon seminaareja, ja yleensäkin kentällä olevaa henkistä tunnelmaa. Tapahtumana Mamkin seminaari oli kuitenkin sieltä paremmasta päästä.

Pentti Latva-Koivisto kirjoitti...

en tiedä miten tähän kolumniin suhtautuisi, ottaakko asia totena vai tietynlaisena kärjistyksenä ? Mielestäni Mikkelin seminaari oli onnistunut, kaikki kunnia mikkeliläisille hyvin järjestetystä seminaarista ja varsinkin ajankohtaisista aiheista. Valitettavasti paikalla ei ollut kovinkaan paljon AKH ammattilaisia, voisi kysyä miksi? Onko Helsinki ja pääkaupunkiseutu liian kaukana Mikkelistä? Vai onko niin, että seminaarin pitää maksaa 2000 - 3000 euroa niin sillä on vasta jokin arvo. On hyvä että alan ihmiset pääsevät avautumaan omista ongelmista kolleegoiden kanssa edes kerran vuodessa. On toisiakin, jotka ymmärtävät AMS, TOS, AKH, arkistointi, säilytysaika, suojelu, turvaluokka jne. Pitkän kokemuksen rintaäänellä voin todeta että tietojärjestelmien toteuttaminen ja varsinkin integrointi eri elinkaaren vaiheessa oleviin järjestelmiin ei ole aina niin helppoa. Kunpa pääsisi aloittamaan nollatilanteesta, kuten Virossa aikoinaan päästiin aloittamaan. Rakensivat esim. suoraan kännykkäverkot ei mitään lankaverkkoja enää. Paljon on AKH ala mennyt eteenpäin ja tulee menemään, sitkeästi vaan pienin ja välillä suurin harppauksin eteenpäin. Pena

Alan Mies kirjoitti...

Kärjistystykseksi minä tämän olisin valmis tulkitsemaan.Tunnistan kuitenkin taustalta myös itse tekemiäni havaintoja, jotka ovat kovasti samankaltaisia.

Yleensähän nämä meidän alamme seminaarit menevät aivan liian usein juuri tuon kaavan mukaan: esitykset ovat eriasteisia ruikutuksia. Valitetaan ja voivotellaan. Ei tästä mitään tahdo tulla, kun johto ei tue, työntekijät eivät tottele eikä arkistolaitos anna ohjeita. Ja jos antaa, niin niiden noudattaminen pilkulleen vie voimat.

Tosiasiat ovat kuitenkin kaikille samat: asiakirjahallinnon resurssit ova joka organisaatiossa huonot, eikä niitä resursseja tule lisää. Liian tiukkohin ohjeisiin ja liian suurin hankkeisiin ei siksi kannattaisi hirttäytyä. Normien luovasta tulkinnasta ei joudu oikeuteen (itse asiassa minkäänlaisia sanktioita ei asiakirjahallinnossa ole) eikä Täydellistä Järjestelmää ja sataprosenttista kattavuutta kannata edes tavoitella.

Siksi aiemmin marraskuussa Helsingissä järjestety somearkistoseminaari oli virkistävä poikkeus: siellä ei ruikutettu. Tunnelma oli lannistuneen sijasta suorastaan innostunut.

Anonyymi kirjoitti...

Tutulta kuulostaa. Valitettavasti tilanne on edelleen se, että asiakirjahallinnon ihmiset elävät omissa kammioissaan, joista käsin on hyvin vaikea toimia. Tästä seuraa sitten joko epätoivoisia yrityksiä osallistua ja ymmärtää tai masennus ja toteumus, että "eihän tästä mitään tule kun kukaan ei ymmärrä". Asiassa auttaa se, että nousee itse pois kammiosta, menee niihin pöytiin joissa päätöksiä tehdään ja tuo oman kortensa kekoon. Asiakirjahallinto on tukitoimi ja silloin pitää ymmärtää, että ei voi itse tehdä kaikkea ja kaikki ei valmistu heti. Voi kuitenkin olla mukana vaikuttamassa kehityksen suuntaan.