keskiviikko 10. syyskuuta 2014

Jos niitä vielä joskus tarvittaisiin


Työurani aikana ovat monet kellarit tulleet tutuiksi. Visiittieni tarkoituksena on ollut arkistojen katselmointi, eli mitä pitäisi säilyttää ja mitä voisi hävittää. Kun kellarimaailmassa kohtaa asiakirjojen lisäksi kaikkea muuta jemmattua tavaraa, kalusteita, vanhoja tietokoneita, renkaita ja ties mitä, olen joskus pohtinut ihmisten ”säilyttämisviettiä” hiukan syvällisemmin. Kun googlaamalla en saanut pikaista vastausta kysymykseen: miksi ihminen säilyttää jotain, ajattelin laittaa tästä ajatuksiani tämänkertaiseen juttuuni. Asiakirjahallinnan näkökulmakulma on toki vahvasti mukana.

Ihmisten säilytysvietin katson saaneen alkunsa miljoonia vuosia sitten Afrikassa. Huonoja aikoja ennakoidessaan ihmiset oppivat varastoimaan ruokaa talteen pahanpäivän varalle. Taisi siinä samalla elimistöömmekin kehittyä ravinnon varastointimekanismi. Onko tämä säilyttämistarve biologisesti sisäänrakennettu meihin? Varastoimmeko kaikkea mahdollista, myös asiakirjoja, periaatteella, jos niitä vielä joskus tarvittaisiin. Sen kummemmin miettimättä, onko turhassa säilyttämisestä mitään järkeä.

Me asiakirjahallinnan ammattilaiset toki tiedämme miksi asiakirjoja pitää säilyttää ja kuinka kauan mistäkin syystä. Me edustamme ihmistyyppiä, jonka ihanteena on varastoida tietoa kulutuksen mukaisesti. Mutta on olemassa ihmislaji, jonka varastointimekanismi tuottaa paljon tietoa yli tarpeen. Näitä ”ylipainoisia” arkistoja monet kellarit ovat pullollaan.

Ylipainoa saa pois laihduttamalla, ja jottei sitä kerry uudelleen, on mietittävä, mitä suuhunsa laittaa. Arkistonkin saa ”hoikaksi” tehokuurilla mutta pysyviä tuloksia syntyy tiukkaa ohjelmaa noudattamalla. Ihmedieetin nimi on ams tai tos. Mutta hyviä tuloksia saa aikaan pelkällä säilytysaikasuunnitelmallakin, jos tos:n laatiminen koetaan liian raskaaksi. Olennaista olisi kuitenkin, että seulonta olisi jatkuvaa toimintaa ja osa työrutiineja. Toinen hyvä laihdutustapa on ”sopia pienempi kokoisiin vaatteisiin – menetelmä”.  Ei hankita lisää säilytystilaa, vaan vähemmän. Näin on pakko sopeuttaa tiedon tuottaminen tilamitoitukseen.  Tämä menetelmä on todettu käytännössä tehokkaaksi ”laihdutusmenetelmäksi”.  

Entä sitten sähköinen maailma? Muistihan on tunnetusti halpaa, ja tietoa voidaan varastoida sähköisesti yltäkylläisesti yli oman tarpeen.  Jotkut ovat jopa julistaneet seulonnan tarpeettomaksi sähköisessä toimintaympäristössä.  Tästä huolimatta voidaan edelleen kysyä, onko tässä ylivarastoimisessa järkeä. Eikö se ole sama kuin varastoisi ruokaa 200 vuoden tarvetta varten? Myös sähköisessä maailmassa on hyvä muistuttaa, mikä on seulonnan perusajatus. Amerikkalainen seulontaguru on ilmaissut asian suunnilleen näin: niitä asiakirjoja, joita tarvitaan, on löydyttävä ja kääntäen niitä asiakirjoja, joita ei enää tarvita, ei pidä löytyä. Näin yksinkertaista se on. Asiakirjahallinta on suurelta osin asiakirjojen / tiedon tuhoamista, pysyvästi ei tarvitse säilyttää kuin pieni osa tuotetusta tiedosta. Turhaa tietoa ei tarvita kellareissa eikä levyjen kulmilla.
 
Jarmo Luoma-aho
Arkistonjohtaja

Ei kommentteja: