maanantai 28. heinäkuuta 2014

Osaamista ja palveluasennetta


Meidän tiedonhallinnan ammattilaisten toimintaympäristö on muuttunut huimasti viimeisen reilun kymmenen vuoden aikana. Onneksi alallamme ei tarvitse pelätä, että jäisimme kehityksestä jälkeen. Korkeatasoista opetusta ja kursseja on tarjolla, ja ammatillisen osaamisen taso on noussut selkeästi. Silloin kun, sinänsä mainio, Keskiasteen arkisto-oppi edusti suurin piirtein korkeinta alan tietämystä Suomessa, ei voinut kuvitellakaan, että joskus Suomessa tutkittaisiin teoreettisesti asiakirjahallintaa ja jopa tehtäisiin väitöskirjoja. Hyvä näin.

Oman alansa perusteet on siis hyvä hallita. Mutta käytännön työssä - ainakin yritysmaailmassa - jonkin oppikirjasta johdetun ideaalin soveltaminen käytäntöön saattaa tuottaa vaikeuksia. Kerran eräs johtaja pyysi minua neuvomaan mitä heidän arkistolle pitäisi tehdä. Ajattelin, että kerron johtajalle ikään kuin erilaisten vaihtoehtojen ääripäät, jolloin hänelle syntyisi käsitys, millaisia erilaisia toimintatapoja voisi olla olemassa. Ideaalina tavoitetilana esitin tiedonohjaussuunnitelman laadintaa ja kenties tiedonohjausjärjestelmän hankintaa ja sen integroimista tietojärjestelmiin. Tätä vaihtoehtoa johtaja piti liian raskaana, eikä sellaista heillä tarvita. Sitten kerroin toisen ääripään, jossa hommat jatkuvat entiseen malliin ja asiakirjoja kertyy jonnekin. Ja kun alkaa tulla ongelmia säilyttämisen kanssa, tarvitaan apua. Silloin johtajan ilme kirkastui, ja hän totesi, että juuri tällaista palvelua he tarvitsevat. Turha myydä Mersua jos Ladallakin pärjää.

Tiedonhallinnan ammattilaisten olisikin omaksuttava palvelunmyyjän asenne. On kuunneltava, kysyttävä, kartoitettava ongelman ydin ja etsittävä paras ratkaisu. Jossain tapauksessa kellarin seulonta turhista asiakirjoista voi olla riittävä toimenpide, jossain toimintaympäristössä tiedonohjaussuunnitelman laadinta ja – tiedonohjausjärjestelmän hankinta voi olla hyvinkin perusteltua. Kun osaaminen on hallussa, ammattilaisen työkalupakista löytyy sopivia työkaluja erilaisten ongelmien ratkaisemiseen.

Yhteisöjen ml. yritysten asiakirjahallintaa kehittävänä yhdistyksenä Liikearkistoyhdistys on käynnistämässä vuonna 2009 ilmestyneen Vuodesta sataan – kirjan uudistamisen. Uudesta teoksesta tulee käytännönläheinen käsikirja, josta saa apua erilaisiin asiakirjahallinnan kysymyksiin. Myös palveluasenteella tullaan kirjaakin tekemään. Tehdään sellainen kirja, jonka sisältö vastaa lukijoiden tarpeita. Koulutustoimikunta lähettääkin kyselyn, johon vastaamalla voi vaikuttaa, mitä asioita tulevassa kirjassa tulisi käsitellä. Yhdessä enemmän.
 
Jarmo Luoma-aho
Arkistonjohtaja