maanantai 29. joulukuuta 2014

Vapaudenmitaleiden jakoa 70 vuotta myöhässä


Lokakuun lopulla eräs Helsingin Kruunuhaassa asuva henkilö otti meihin yhteyttä, ja kertoi hänen kerrostalonsa vinttivarastossa olevasta puuarkusta, joka sisälsi Petsamon Nikkeli Oy:n asiakirjoja. Asukkaalla itsellään ei ollut mitään tietoa siitä, että miten kyseinen puuarkku oli vintille joutunut. Eikä tuota tietoa ollut edellisellä omistajalla, eikä hänenkään edeltäjällään. Ilmeisesti aiemmat asukkaat olivat vain jättäneet puuarkun sinne vinttivarastokopperoon (varmaankin siksi, että se sijaitsi tämän yli 100 vuotta vanhan kivitalon ylimmässä kerroksessa, ja sieltä oli vain kapeat kierreportaat alas). Nykyinen asukas oli miettinyt, että heittääkö hän asiakirjat roskikseen, vai löytyisikö niille joku parempi paikka. Jotakin kautta hän sitten oli (Google?) kuullut meistä, ja otti yhteyttä tänne Elkaan. Marraskuun 26. päivä meidän työntekijät olivat sitten pakettiauton kanssa arkistonnoutokeikalla Helsingissä, ja kävivät samalla noutamassa tämän Petsamon nikkelin puuarkun.

Pari viikkoa ennen joulua eräs meidän työntekijämme alkoi järjestämään Petsamon Nikkelin arkistoa. Vähän ajan päästä hänelle tuli vastaan lähettämättä jääneitä 2. luokan vapaudenmitaleita, sekä niiden myöntökirjoja. Petsamon Nikkeli Oy:n työntekijöille oli jatkosodan aikana myönnetty satoja kunniamerkkejä, ja tämä lista käsitti sellaisia henkilöitä, joille mitalia ei syystä tai toisesta pystytty lähettämään. Toki osa on voinut olla sellaisia henkilöitä, jotka olivat kuolleet sodassa, mutta suurimman osan kohdalla syy oli varmastikin se, että heidän ajantasaisia osoitetietoja ei onnistuttu löytämään. Ihmisethän liikkuivat sodan aikana paljon paikkakunnalta toiselle, ja Petsamokin jäi sodan jälkeen rajan taakse, eli siinä mielessä osoitetietojen puuttuminen ei ole mikään ihme.

Mietimme sitten, että mitä teemme mitaleille. Esineethän eivät kuulu arkistoon, mutta ei niitä oikein roskalavallekaan voi heittää. Niinpä päätimme laittaa ilmoituksen Facebookkiin, ja toivoa, että viestiä jaettaisiin esimerkiksi sukututkimussivustoilla. Tilastojemme mukaan tähän mennessä ilmoituksen on nähnyt noin 8000 ihmistä, ja meille on tullut 6 yhteydenottoa mitalinsaajien sukulaisilta. Iso osa näistä Inarin ja Ivalon suunnasta, jossa Facebook-viestiämmekin on ahkerimmin jaettu. Varmistimme syntymäaikojen perusteella, että kyseessä on varmasti sama henkilö, ja lähetimme mitalit ja myöntökirjat postitse. Oletettavasti kuuteen kotiin saapui siis joulunalusviikolla kirjekuori Elkasta.

Ihan ainutkertainen ei tämä mitaleiden jakamiskampanja ollut, sillä pari vuotta sitten teimme samanlaisen, kun Enso-Gutzeitin Kaukopään tehtaiden arkistosta löytyi myös jakamatta jääneitä kunniamerkkejä. Niistäkin merkeistä muutama pääsi oikeille omistajilleen.

Tässä on Uuden Inarin lehtijuttu siitä, kuinka eräs näistä Petsamon Nikkelin mitaleista päätyi kunniamerkin saajan pojalle.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

perjantai 21. marraskuuta 2014

Epäuskoa, ahdistusta ja turhautuneisuutta


Asiakirjahallinnon seminaarien päätarkoitus on antaa julkishallinnon työntekijöille mahdollisuus kollektiiviseen kivunlievitykseen ja ahdistuksen purkamiseen. Terapiamuotona on vastavuoroinen vertaistuki. Tietojärjestelmän vaihdon kanssa pyöriskelevä asiakirjahallinnon työntekijä etsiytyy seminaarin tauolla jonkun kollegansa viereen ja aloittaa surullisen tarinansa. Ja puhujasta riippumatta tarina alkaa aina sanalla ”meillä”, ja jatkuu yleensä joko ”meillä otettiin käyttöön…”, ”meillä sitä järjestelmää kutsutaan…”, ”meillähän on toiminnanohjaussuunnitelma otettu…”, jne. Kertomalla oman surullisen tarinansa tämä kadotettu sielu saa hetken ajaksi kevennettyä ristin kantamisen taakkaa raskaalla matkallaan Via Dolorosaa pitkin tietojärjestelmästä toiseen.

Eikä sankariamme häiritse edes se tosiasia, että ei kollega oikeasti välitä hänen kärsimyksistään tai pysty auttamaan ristin kantamisessa. Sillä kollegalla on oma ristinsä kannettavanaan, ja hän vain odottaa suunvuoroa päästäkseen kertomaan omaa meillämeillämeillämeillä –tarinaansa. Melkein sääliksi käy myös Arkistolaitoksen edustajia, jotka tauon koittaessa pyrkivät sulautumaan seminaaripaikan seinäväritykseen, mutta ei se koskaan onnistu, ei. Heti puheenjohtajan julistettua tauon alkaneeksi Arkistolaitoksen edustajan molempiin käsivarsiin tarttuu epätoivoinen asiakirjahallinnon asiantuntija jostakin valtion tai kuntasektorin organisaatiosta. Yksi hakee synninpäästöä sille, että eihän heidän tekemänsä pieni tulkinta Sähke-määrityksestä johda kiirastuleen – tai vielä pahempaa – ikuiseen kadotukseen Arkistolaitoksen silmissä. Toinen taas haluaa vahvistusta uskolleen siitä, että heidän valitsemansa polku johtaa lopulta pelastukseen ja sähköisen säilytyksen luvan saamiseen. Mutta Arkistolaitoksen edustajan kasvoilta on havaittavissa vain suunnaton tuskan tunne. ”Enää kolme metriä matkaa kahvipannun ja sienipiirakan luo, ennätänkö ajoissa!” Ja kun sitä taukoa on enää kolme minuuttia jäljellä.

Minkäänlaista innostuneisuutta tai onnistumisen elämyksiä seminaarien esityksistä ja käytäväkeskusteluista on turha etsiä. Kaikki on yleensä aina hyvin hankalaa, aikaa vievää ja ahdistavaa. Kukaan ei myöskään tunnu oikeasti uskovan siihen mitä on tekemässä, että se oli paras tai edes oikea ratkaisu. Jos jonkinlaisia best practices –tyylisiä neuvoja onnistuu seminaareista löytämään, niin ne liittyvät siihen kuinka valita ns. pienimmän riesan tie. Ja juuri siitä erottaa kokeneemman ja nuoremman ammattilaisen toisistaan: kokeneempi ei purematta niele mitä tahansa, vaan osaa valita sen pienimmän riesan tien.

Mikkelin Ammattikorkeakoulun keskiviikkona ja torstaina järjestämässä Kohti avointa ja kestävää tietoa –seminaarissa konkretisoitui jälleen kerran kaikki yllä kuvattu epäusko, tuska ja skeptisyys. Uusina ”tehdään nyt, vaikka kaikki tietää ettei tästä mitään tule” –hankkeina esiteltiin mm. X-road/kansallinen Palveluväylä, Kansallinen palveluarkkitehtuuri ja Koulutuksen Pilviväylä. Noiden lisäksi on tietysti lukematon määrä muita sektori- tai viranomaiskohtaisia tuulimyllyjä, jotta asiakirjahallinnon donquijoteilla ja sanchopanzailla riittää vastustajia jatkossakin.
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

torstai 13. marraskuuta 2014

Kansallisesti merkittävä


Lakia yksityisarkistojen valtionavusta ollaan parhaillaan uudistamassa. En ole kovinkaan tarkasti seurannut lain valmistelua, mutta ainakin arkistojen hankintapolitiikkaan se tuntuu kovasti vaikuttavan. Ilmeisesti yksittäisten arkistojen roolia vastaanottamiensa arkistojen valinnassa pyritään kaventamaan, ja tilalle luodaan jotkin yhteiset kriteerit. Joka tapauksessa vastaanotettavien arkistojen tulisi olla ”kansallisesti merkittäviä”. Monille herää tietysti ensimmäisenä kysymys, että eikö paikallisesti tai alueellisesti arvokkaita aineistoja sitten talleteta enää ollenkaan?

Minua taas ihmetyttää, että miksi verkottuneessa ja globaalissa maailmassa ajatella noin suppeasti? Otan esimerkiksi Vaisalan. Sen noin kolmensadanmiljoonan euron liikevaihdosta ulkomaiden osuus on 95 %. Voitaisiin siis helposti todeta, että ei Vaisala ole kansallisesti merkittävä yritys, joten sen arkistoa ei tarvitse vastaanottaa. Monilla yrityksillä on Suomessa pääkonttori ja ehkä jotain tuotekehittely-yksiköitä, mutta varsinainen valmistus tapahtuu ulkomailla. Onko silloin kyseessä kansallisesti merkittävä yritys/arkisto? Entä ulkomaalaisen yrityksen Suomen toimipisteet, ovatko ne kansallisesti merkittäviä? Kuinka suhtaudumme esimerkiksi Microsoftin tai Googlen Suomen yksiköiden arkistoihin? Ovatko ne kansallisesti merkittäviä?

Joku suomalainen arkkitehti, graafikko tai vaikkapa elokuvaohjaaja voi olla maailmalla hyvin arvostettu, mutta Suomessa aivan nobody. Kuinka tällaisen henkilön arkistoon tulisi suhtautua? Tämä kansallinen merkittävyys herättää hyvin paljon kysymyksiä. Ja pahoin pelkään, että lopputulos on taas meidän kannaltamme jotain hyvin epäsopivaa. Kuten eräs tietohallintojohtaja jokunen aika sitten Tivi-lehden haastattelussa totesi, että Suomessa on käynnissä joku ihmeellinen vimma tasapäistää ja tehdä one-size-fits-all –ratkaisuita. Ja tätä politiikkaa perustellaan vieläpä kustannussäästöillä, vaikka julkishallinnon satojen miljoonien ja jopa miljardien hintaiset tietojärjestelmähankkeet toimivat juuri päinvastaisena esimerkkinä. Minä taas uskon vakaasti siihen, että osaaminen löytyy nimenomaan kentältä eikä hallintohimmelin huipulta. Joten toivottavasti meille arkistoille jätetään riittävästi liikkumavaraa käyttää omaa harkintaamme hankintapolitiikkamme muodostamisessa.
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

tiistai 14. lokakuuta 2014

3D-suunnitteluaineistojen arkistointi


Jo useamman vuoden ajan olemme Elkassa pohtineet sitä, että kuinka 3D-suunnitteluaineistoja voitaisiin ottaa vastaan ja arkistoida pitkäaikaisesti. Erityisen akuutti tilanne on teollisen muotoilun arkistomme FIDAn kohdalla. Teollisen muotoilun alalla suunnittelutyö kun on tapahtunut tietokoneavusteisesti jo 1980-luvun puolesta välistä saakka. Mutta tämä sama asia koskee tietysti monia muitakin toimialoja, kuten graafista suunnittelua, arkkitehtuurisuunnittelua, jne.

Tähän ongelmaan ei ole kehitetty ratkaisua vielä muuallakaan Suomessa. Esimerkiksi Kansallisen Digitaalisen Kirjaston standardisalkusta 3D-formaatit vielä puuttuvat. Syy on siinä, että kukaan ei ole vielä miettinyt tätä asiaa. Onneksi nyt on kuitenkin päänavaus tulossa.

Hyvin pitkän linjan teollinen muotoilija Jorma Pitkonen sai vuonna 2012 Alfred Kordelinin rahastosta apurahan, jonka tarkoitus on ”teollisten muotoilijoiden arkiston FIDAn sähköisten materiaalien kartoitus ja päivitys”. Pitkonen – jolla itsellään on kolmenkymmenen vuoden kokemus ohjelmistojen käytöstä – teki selvityksen siitä, että mitä tiedostoformaatteja muotoilutoimistot käyttävät ja ovat käyttäneet. Ja yhdessä Elkan, FIDAn ja Mikkelin ammattikorkeakoulun 3D-gurun Esa Hannuksen kanssa olemme miettimässä suositusta arkistointiformaateista. Pitkosen selvitys valmistuu vuoden vaihteeseen mennessä, ja sen jälkeen se on tarkoitus lähettää tiedoksi Ornamon ja TKO:n jäsenistölle. Suositukseen sisältyy myös luettelo Elkan tukemista 3D-formaateista.

Elkan/FIDAn kohdalla tämä tarkoittaa sitä, että meidän on ensi vuoden alkupuoliskolla luotava valmius 3D-suunnitteluaineistojen vastaanottamiseen ja arkistointiin. Sen verran voin jo paljastaa, että FIDAn kohdalla on tarkoitus luoda ”sähköinen postilaatikko”, jonne muotoilutoimistot voivat aineistonsa lähettää. Tämä malli on helposti integroitavissa tuotantoprosessiin, sillä ”paketti” voi olla sama kuin joka lähetetään tuotteen valmistavalle yritykselle.

Arkistoformaattilistaus on vasta luonnosasteella, mutta sen verran voin paljastaa, että siirtoformaatit IGES, STEP ja STL ovat ainakin mukana.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

keskiviikko 8. lokakuuta 2014

Digitalmikkelin historiaa ja tulevaisuutta


Digitalmikkeli-toiminta on parhaillaan tienhaarassa, kun nykyinen toimintamalli loppuu tämän rahoituskauden päättyessä 31.12.2014. Parhaillaan ohjausryhmä miettii sitä, että kuinka toiminta organisoidaan vuoden 2015 alusta lukien. Vahvimpana vaihtoehtona on rekisteröity yhdistys, jonka jäseninä paikalliset toimijat olisivat.

Digitalmikkeli-toiminnalla on pitkät juuret, ja tänä aikana siitä on syntynyt vahva ja melko hyvin Suomessa tunnettu ”brändi”. Varsinaista alkuhetkeä Digitalmikkelille on vaikea ajoittaa. Ensimmäiset siemenet kylvettiin varmaankin jo 1970-luvulla, kun Elkaa oltiin perustamassa ja samassa yhteydessä Mikkeliin kaipailtiin myös kauppakorkeakoulua sekä arkistoalan koulutusta. Omaa korkeakoulua tänne ei syntynyt, mutta muuten visiot ovat toteutuneet. Ja toimiihan täällä Mikkelin yliopistokeskus, jossa on monen eri korkeakoulun yksiköitä – myös Kauppakorkeakoulun.

Elkan verkkolevyä kaivellessani huomasin, että ensimmäisiä suoranaisesti Digitalmikkeliin liittyviä muistioita löytyy vuodesta 2000 alkaen. Silloin on kovasti alettu suunnittelemaan digitaalista arkistoa ja Mikkeliin arkistopalvelukeskusta. Keskeisinä toimijoina ovat tuolloin olleet Elka, Mikkelin ammattikorkeakoulu sekä (silloinen) Helsingin yliopiston digitointi- ja konservointikeskus. Kuumimmillaan arkistopalvelukeskuksen hahmottelu on ollut vuosina 2003 – 2004. Vuoteen 2006 mennessä arkistopalvelukeskus –yhteistyö on muuttunut jo Digitalmikkeli –toiminnaksi, nykyisine logoineen ja laajennettuine jäsenistöineen.

Vuosien 2000 – 2006 projektitoiminnassa (esim. ElkaD, Kunda, Digilab, jne) on käytännössä luotu pohja nykyiselle Digitalmikkelille. Konkreettinen yhteistyö eri toimijoiden välillä sekä esimerkiksi Mamkin nykyinen sähköisen arkistoinnin palveluliiketoiminta on peräisin tuolta ajalta. Vuosien 2007 – 2014 välisenä aikana Digitalmikkeli –klusteri on toiminut esimerkiksi Sota-arkistoprojektin ja alueellisen keskusarkiston puolestapuhujana. Tuskin niitä kumpaakaan olisi Mikkelissä ilman tämän alueen vahvoja arkistotoimijoita ja toimijoiden yhteistyötä. Ja toki projektitoiminnassa on kehitetty – ei paitsi Suomen, niin myös maailmankin mittakaavassa – edistyksellisiä tietojärjestelmiä ja sovelluksia. Pääkunnia tästä kuuluu tietenkin Mamkille ja Kansalliskirjastolle, mutta kyllä Elkakin on hankkeissa ollut vahvasti mukana.

Aikaisemmin Digitalmikkelin visiona oli nousta yhdeksi Euroopan johtavista arkistoinnin, digitoinnin ja digitaalisten aineistojen säilytyksen ja jakelun osaamis- ja palvelukeskuksista. Mielestäni tämä visio oli oikein hyvä, ja 2010-luvulla se jopa toteutuikin. Vuosi sitten tehdyn strategiapäivityksen yhteydessä suunta muuttui, ja visio on tällä hetkellä se, että Digitalmikkeli on digitaalisia palveluita kehittävien ja jakelevien toimijoiden liiketoimintaa ja tiedonhallintaa ketterimmin tukeva toiminta- ja kasvualusta Euroopassa. Toisin sanoen arkistoinnista ja asiakirjahallinnosta on siirrytty huomattavasti laajempiin ympyröihin, käsittelemään lähes kaikkea digitaalisuuteen liittyvää. Viimeisimmissä esimerkeissä puhutaan ”platformeista”, joita ovat esimerkiksi paikallisen puhelinyhdistyksen senioriliittymä, Mikkelin kaupungin digitaalisten palveluiden uudistaminen sekä Rantakylän yhtenäiskoulun uuden oppimistilan luominen.

Nyt seuraa tämän kirjoituksen kriittinen vaihe. Kuulostaako kenenkään muun mielestä siltä, että kyseessä on aika selkeä suunnanmuutos, eikä välttämättä kovin loogiseen suuntaan? Ja eikö enää tavoitteena ole nousta yhdeksi Euroopan johtavista, riittääkö nyt jos noustaan yhdeksi Etelä-Savon johtavista toimijoista? Ja ennen kaikkea kysymys siitä, että mikä on se kilpailuetu, jota Mikkeli voi hyödyntää? Hyvin suppealla arkistoinnin ja asiakirjahallinnon sektorilla sellainen olisi voinut muodostuakin. Jos rehellisiä ollaan, niin asiakirjahallinto on kyllä melko marginaalinen ja vähän kilpailtu toimiala. Digitaalisessa liiketoiminnassa tilanne on taas aivan, aivan toinen. Samalla me Digitalmikkelin wanhat ”perustajajäsenet” olemme marginalisoitumassa yhä pienempään rooliin, ja vetovastuu on siirtymässä digitaalisia palveluita kehittäville ja jakeleville yhtiöille. Aika näyttää miten käy, mutta melkoinen hyppy tuntemattomaan tässä on klusterin osalta edessä.

Kommentoikaa, olkaa hyvä, itse kirjoitusta, mutta ennen kaikkea tuota asiaa, eli Digitalmikkelin uusia tuulia. Varsinkin ulkopaikkakuntalaisten mielipiteitä olisi mukava saada. Kaikki blogiin tulevat oikeat kommentithan aina julkaistaan. Vain joitakin roskapostirobottien tekemiä spämmejä on vuosien varrella jouduttu poistamaan.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö
 

perjantai 3. lokakuuta 2014

Kerrankin mielenkiintoinen seminaari


Olen kiertänyt suomalaisissa arkistoalan seminaareissa kohta kymmenkunta vuotta. Kovinkaan moni niistä ei ole jättänyt mieleeni syvää muistijälkeä. Varsinkin viime vuosina on usein tuntunut siltä, että niissä toistetaan vaan samoja asioita, tai kerrotaan oman projektin viimeisimpiä kuulumisia. Esimerkiksi mitä kaikkea huikeaa ja yllättävää KDK-hankkeen seitsemäntenä toimintavuotena oikein tapahtuu...

Eilen oli onneksi tapahtuma, joka palautti uskoni siihen, että Suomessa voidaan järjestää mielenkiintoisia seminaareja. Kyseessä oli Liikearkistoyhdistyksen teemapäivä Sosiaalinen media, verkkosivut ja sähköpostit arkistoon. Seminaarissa käsiteltiin oikeasti mielenkiintoista ja erittäin ajankohtaista aihetta. Alustuksia kuultiin monesta eri näkökulmasta, ja ne kaikki olivat käytännönläheisiä ja suhtautumiseltaan realistisia. Kukaan luennoitsija ei yrittänyt tarjota pelastusta ja huutanut hallelujaa. Sen sijaan tuotiin esille ratkaisutapoja, ongelmakohtia sekä työkaluja.

Tämän kaltaisista tapahtumista on kuulijalle oikeasti hyötyä. Liikearkistoyhdistyksen koulutuksissa ei muutenkaan hifistellä teoreettisilla nyansseilla, julisteta jotain julkishallinnon tuottamaa liturgiaa tai sanella yhtä ainoaa totuutta. Sen sijaan niissä pyritään antamaan konkreettisia neuvoja konkreettisiin ongelmatilanteisiin. Asiakirjahallinnon tehtävä on kuitenkin olla ydinprosesseja tukevaa tukitoimintaa, ei teoriaperusteista käyttäjien kiusaamista.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

keskiviikko 17. syyskuuta 2014

Arkistoaineiston luovaa käyttöä


Meidän ”tytärarkistomme” FIDA, eli siis Suomen muotoilun arkisto, julkaisi tänään Suomen peruskouluille tarkoitetun muotoilukasvatuksen oppimateriaalipaketin. Sen on laatinut muotoilija Elisa Savolainen yhdessä kuvataideopettaja Satu Puustisen kanssa. Oppimateriaali on laadittu FIDAn ja Elkan aineistojen pohjalta.

Tässä on jälleen yksi hyvä esimerkki siitä, kuinka arkistoaineistoa voidaan hyödyntää aivan uudella tavalla, kun vaan otetaan mukaan ripaus mielikuvitusta. Tässä kohderyhmänä on ennen kaikkea kuvataiteen opetus, mutta arkistoaineistoa voisi hyödyntää mielestäni helposti myös esimerkiksi mediakasvatuksessa ja vaikka kieltenopetuksessa. Ei arkistojen ole pakko linkittyä vain historiaan.

Käykäähän vilkaisemassa mielenkiintoisia materiaaleja ja ohjeistuksia oheisesta linkistä:

Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

keskiviikko 10. syyskuuta 2014

Jos niitä vielä joskus tarvittaisiin


Työurani aikana ovat monet kellarit tulleet tutuiksi. Visiittieni tarkoituksena on ollut arkistojen katselmointi, eli mitä pitäisi säilyttää ja mitä voisi hävittää. Kun kellarimaailmassa kohtaa asiakirjojen lisäksi kaikkea muuta jemmattua tavaraa, kalusteita, vanhoja tietokoneita, renkaita ja ties mitä, olen joskus pohtinut ihmisten ”säilyttämisviettiä” hiukan syvällisemmin. Kun googlaamalla en saanut pikaista vastausta kysymykseen: miksi ihminen säilyttää jotain, ajattelin laittaa tästä ajatuksiani tämänkertaiseen juttuuni. Asiakirjahallinnan näkökulmakulma on toki vahvasti mukana.

Ihmisten säilytysvietin katson saaneen alkunsa miljoonia vuosia sitten Afrikassa. Huonoja aikoja ennakoidessaan ihmiset oppivat varastoimaan ruokaa talteen pahanpäivän varalle. Taisi siinä samalla elimistöömmekin kehittyä ravinnon varastointimekanismi. Onko tämä säilyttämistarve biologisesti sisäänrakennettu meihin? Varastoimmeko kaikkea mahdollista, myös asiakirjoja, periaatteella, jos niitä vielä joskus tarvittaisiin. Sen kummemmin miettimättä, onko turhassa säilyttämisestä mitään järkeä.

Me asiakirjahallinnan ammattilaiset toki tiedämme miksi asiakirjoja pitää säilyttää ja kuinka kauan mistäkin syystä. Me edustamme ihmistyyppiä, jonka ihanteena on varastoida tietoa kulutuksen mukaisesti. Mutta on olemassa ihmislaji, jonka varastointimekanismi tuottaa paljon tietoa yli tarpeen. Näitä ”ylipainoisia” arkistoja monet kellarit ovat pullollaan.

Ylipainoa saa pois laihduttamalla, ja jottei sitä kerry uudelleen, on mietittävä, mitä suuhunsa laittaa. Arkistonkin saa ”hoikaksi” tehokuurilla mutta pysyviä tuloksia syntyy tiukkaa ohjelmaa noudattamalla. Ihmedieetin nimi on ams tai tos. Mutta hyviä tuloksia saa aikaan pelkällä säilytysaikasuunnitelmallakin, jos tos:n laatiminen koetaan liian raskaaksi. Olennaista olisi kuitenkin, että seulonta olisi jatkuvaa toimintaa ja osa työrutiineja. Toinen hyvä laihdutustapa on ”sopia pienempi kokoisiin vaatteisiin – menetelmä”.  Ei hankita lisää säilytystilaa, vaan vähemmän. Näin on pakko sopeuttaa tiedon tuottaminen tilamitoitukseen.  Tämä menetelmä on todettu käytännössä tehokkaaksi ”laihdutusmenetelmäksi”.  

Entä sitten sähköinen maailma? Muistihan on tunnetusti halpaa, ja tietoa voidaan varastoida sähköisesti yltäkylläisesti yli oman tarpeen.  Jotkut ovat jopa julistaneet seulonnan tarpeettomaksi sähköisessä toimintaympäristössä.  Tästä huolimatta voidaan edelleen kysyä, onko tässä ylivarastoimisessa järkeä. Eikö se ole sama kuin varastoisi ruokaa 200 vuoden tarvetta varten? Myös sähköisessä maailmassa on hyvä muistuttaa, mikä on seulonnan perusajatus. Amerikkalainen seulontaguru on ilmaissut asian suunnilleen näin: niitä asiakirjoja, joita tarvitaan, on löydyttävä ja kääntäen niitä asiakirjoja, joita ei enää tarvita, ei pidä löytyä. Näin yksinkertaista se on. Asiakirjahallinta on suurelta osin asiakirjojen / tiedon tuhoamista, pysyvästi ei tarvitse säilyttää kuin pieni osa tuotetusta tiedosta. Turhaa tietoa ei tarvita kellareissa eikä levyjen kulmilla.
 
Jarmo Luoma-aho
Arkistonjohtaja

keskiviikko 13. elokuuta 2014

Elämää vuonna 1 jES


Kesäkuun 17. päivä tuli kuluneeksi vuosi siitä, kun The Guardian ja The New York Post –lehdet aloittivat julkaisemaan tietovuotaja Edward Snowdenin luovuttamia dokumentteja. Tämän nyt noin reilun vuoden mittaisen ajanjakson aikana käsitys viranomaisten harjoittamasta salakuuntelusta, valvonnasta ja kyvystä seurata tietoliikennettä on muuttunut täysin. Kesälomallani satuin ihan sattumalta kuulemaan Yle Puheessa suomalaisen F-Secure –tietoturvayhtiön toimitusjohtajan Christian Fredriksonin pitkän haastattelun. Fredriksonin mukaan tilanne nyt vuonna 1 jES on täysin toinen kuin aiemmin. Parhaiten tämä näkyy yritysten suhtautumisessa pilvipalveluihin. Tuotekehitysaineistojen, ja muiden liiketoiminnan kannalta keskeisimpien asiakirjojen, kannalta pilvipalveluista on tullut suoranainen kirosana. Saksassa on jopa puhuttu siirtymisestä takaisin kirjoituskoneiden käyttöön.

Toisaalta yksityiset kuluttajat käyttävät palveluita kuten aina ennenkin. Katsokaapa seuraavan kerran kun lataatte uutta sovellusta Google Playstä, iStoresta tai Windows kaupasta, että mihin kaikkiin tietoihin se sovellus haluaakaan käyttöluvan. Usein listalla on ainakin omat kuvat, tiedostot, sijainti ja yhteystiedot. Tavalliset kuluttajat ovat siis vapaata riistaa. Siksi on mielestäni ihan hyvä lähtökohta olettaa, että kaikki mitä teet kännykälläsi, sekä esimerkiksi Googlen tai Facebookin sovelluksilla, päätyy joka tapauksessa jonkin tahon haltuun. Eli oikeasti tärkeät asiat kannattanee hoitaa jollakin ihan muulla tavalla ja välineellä.

Ja kyllähän tuolla kaikella edellä mainitulla on vaikutus myös tänne arkistomaailmaan. Ei mekään täällä Elkassa talleteta yritysten asiakirjoja Google Driveen, tai muuhun pilvipalveluun, vaan kyllä niille on ihan muunlaiset tallennuspaikat. Toisinaan joku voi napista hinnasta, ja sanoa, että ”pilvipalvelusta x saa tallennustilaa 20 senttiä per gigatavu”. Niinhän sieltä varmasti saa, mutta luotettava arkistopalvelu on kyllä aivan toinen asia.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

maanantai 28. heinäkuuta 2014

Osaamista ja palveluasennetta


Meidän tiedonhallinnan ammattilaisten toimintaympäristö on muuttunut huimasti viimeisen reilun kymmenen vuoden aikana. Onneksi alallamme ei tarvitse pelätä, että jäisimme kehityksestä jälkeen. Korkeatasoista opetusta ja kursseja on tarjolla, ja ammatillisen osaamisen taso on noussut selkeästi. Silloin kun, sinänsä mainio, Keskiasteen arkisto-oppi edusti suurin piirtein korkeinta alan tietämystä Suomessa, ei voinut kuvitellakaan, että joskus Suomessa tutkittaisiin teoreettisesti asiakirjahallintaa ja jopa tehtäisiin väitöskirjoja. Hyvä näin.

Oman alansa perusteet on siis hyvä hallita. Mutta käytännön työssä - ainakin yritysmaailmassa - jonkin oppikirjasta johdetun ideaalin soveltaminen käytäntöön saattaa tuottaa vaikeuksia. Kerran eräs johtaja pyysi minua neuvomaan mitä heidän arkistolle pitäisi tehdä. Ajattelin, että kerron johtajalle ikään kuin erilaisten vaihtoehtojen ääripäät, jolloin hänelle syntyisi käsitys, millaisia erilaisia toimintatapoja voisi olla olemassa. Ideaalina tavoitetilana esitin tiedonohjaussuunnitelman laadintaa ja kenties tiedonohjausjärjestelmän hankintaa ja sen integroimista tietojärjestelmiin. Tätä vaihtoehtoa johtaja piti liian raskaana, eikä sellaista heillä tarvita. Sitten kerroin toisen ääripään, jossa hommat jatkuvat entiseen malliin ja asiakirjoja kertyy jonnekin. Ja kun alkaa tulla ongelmia säilyttämisen kanssa, tarvitaan apua. Silloin johtajan ilme kirkastui, ja hän totesi, että juuri tällaista palvelua he tarvitsevat. Turha myydä Mersua jos Ladallakin pärjää.

Tiedonhallinnan ammattilaisten olisikin omaksuttava palvelunmyyjän asenne. On kuunneltava, kysyttävä, kartoitettava ongelman ydin ja etsittävä paras ratkaisu. Jossain tapauksessa kellarin seulonta turhista asiakirjoista voi olla riittävä toimenpide, jossain toimintaympäristössä tiedonohjaussuunnitelman laadinta ja – tiedonohjausjärjestelmän hankinta voi olla hyvinkin perusteltua. Kun osaaminen on hallussa, ammattilaisen työkalupakista löytyy sopivia työkaluja erilaisten ongelmien ratkaisemiseen.

Yhteisöjen ml. yritysten asiakirjahallintaa kehittävänä yhdistyksenä Liikearkistoyhdistys on käynnistämässä vuonna 2009 ilmestyneen Vuodesta sataan – kirjan uudistamisen. Uudesta teoksesta tulee käytännönläheinen käsikirja, josta saa apua erilaisiin asiakirjahallinnan kysymyksiin. Myös palveluasenteella tullaan kirjaakin tekemään. Tehdään sellainen kirja, jonka sisältö vastaa lukijoiden tarpeita. Koulutustoimikunta lähettääkin kyselyn, johon vastaamalla voi vaikuttaa, mitä asioita tulevassa kirjassa tulisi käsitellä. Yhdessä enemmän.
 
Jarmo Luoma-aho
Arkistonjohtaja 

tiistai 3. kesäkuuta 2014

Digitaalinen murros


Digitaalinen murros on asia, joka tuntuu olevan jatkuvasti kaikkien huulilla. Kehitys on (kuulemma) huimaa ja digitaalisuus tulee muuttamaan työntekomme - ja elämämme yleensäkin. Jopa fossiilisella arkistosektorilla hypetetään digitalisoitumisen vaikutuksia. En tiedä sitten onko tämä joku ikäpolvikysymys. Eli onko kolmekymppisellä jotenkin erilainen aikakäsitys kuin vaikkapa viisi-kuusikymppisellä. Minulla on nimittäin jatkuvasti sellainen olo, että ”no, milloin se digitaalinen murros oikein tulee. Eikö se olekaan tulossa.” Selvennän asiaa parilla esimerkillä:
Teemu Aalto omisti vuonna 1982 ilmestyneessä kirjassaan Yrityksen arkistonhoito kokonaisen luvun ”ATK-aineistojen pitkäaikaissäilytykselle”.  Samoin Pirkko Rastaan klassikkoteoksessa Keskiasteen arkisto-oppi vuodelta 1984 on myöskin oma osionsa sähköisten aineistojen säilyttämiselle. Molemmissa teoksissa mainitut perusperiaatteet (magneettinauhat, hajautus, nauhojen kunnon seuranta, migraatiot) ovat edelleenkin voimassa. Toisin sanoen sähköistä arkistointia on Suomessa mietitty jo yli 30 vuoden ajan.
Kun asiaa tarkastelee tuolla aikaperspektiivillä, niin ei se kehitys enää niin nopealta tunnukaan. Digitaalinen murros levittäytyy yli yhden työuran mittaiselle jaksolle. Mahdollisesti jopa kahden tai useammankin työuran mittaiselle. Kalenterivuosina mitattuna digitaalinen murros saattaa olla noin sadan vuoden mittainen ajanjakso ihmiskunnan historiassa. Hyvinkin siis verrattavissa vaikkapa teolliseen vallankumoukseen niin ajalliselta kestoltaan kuin vaikutukseltaan.
Q: Onko digitaalinen murros sitten merkittävä asia? A: Tottakai. Q: Entä onko etenemisvauhti huima? A: Vain juhlapuheissa ja PowerPointeissa.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

torstai 15. toukokuuta 2014

Olikohan loppuun asti mietitty päätös?

EU-tuomioistuimen ns. Google -päätös on herättänyt runsaasti kritiikkiä. Viimeisimpänä asiaa kommentoi BBC:n haastattelussa Wikipedian perustaja Jimmy Wales, joka kuvaa tuomiota laajamittaisimmaksi Internetin sensuroimista koskevaksi päätökseksi.

Useimmat kriitikot nostavat esille ensisijaisesti tuomion epämääräisyyden. Kukaan ei tunnu tietävän, että koskeeko se myös muita hakukoneyhtiöitä, kuten Yahoota ja Bingiä. Eikä myöskään sitä, että mikä on sellainen vanhentunut ja arkaluonteinen tieto, joka pyynnöstä täytyy poistaa. Toisin sanoen päätöksen tulkintaan ei ole minkäänlaista ohjeistusta.

Muistiorganisaatioiden näkökulmasta tämä on vielä vain ukkosen jyrinää horisontissa, koska se koskee hakukoneiden ja sivustojen välisiä yhteyksiä, ja poistovelvoite on annettu nimenomaan hakukoneyhtiölle. Mutta tämä ajatus oikeudesta tulla unohdetuksi on paljon laajempi, ja siihen ottaa kantaa myös EU:n tietosuojadirektiivi. Siinä vaiheessa kun jotkut neropatit päättävät laajentaa oikeuden koskevan hakukonelinkkien lisäksi myös niiden taustalla olevia rekisteri- ym. aineistoja, niin arkistoissa ympäri Eurooppaa kuuluu varmasti syvä ja pitkä huokaisu.

Tässä tilanteen kehitystä seuratessa on kiva odotella, että milloin joku ex-poliitikko, vaikkapa Tony Blair tai Silvio Berlusconi, keksii pyytää arkaluontoisten linkkien poistamista...

Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

tiistai 13. toukokuuta 2014

Oikeus tulla unohdetuksi


Tämän päivän merkittävin uutinen (toistaiseksi) tuli vaihteeksi jostakin muualta kuin Ukrainasta, nimittäin Luxemburgissa sijaitsevasta EU-tuomioistuimesta. Siellä tehtiin päätös, jonka mukaan ihmisellä on oikeus tulla unohdetuksi. Jostakin syystä Yleisradio ei ole noteerannut koko uutista, vaikka esimerkiksi BBC:n verkkosivuilla se on ollut ykkösjuttu aamupäivästä lähtien. Kyseessä on siis espanjalaismiehen tapaus, jossa hän valitti tuomiostaan, että Googlen täytyy poistaa hakutuloksistaan hänen vanhaa konkurssitapaustaan koskevat linkit. Ja nyt Googlen on siis taivuttava poistamaan arkaluontoiset linkit henkilön niin pyytäessä.
Tuomiothan ovat pitkään olleet eri maissa julkisia. Samoin iso osa oikeudenkäyntiasiakirjoista. Suomessa Kauppalehden protestilistalta on vuosikymmenten ajan voinut katsella, että millä firmoilla on maksuja rästissä. Kaikki tämä tieto on ollut aina ennenkin julkista – ja on sitä tietysti jatkossakin. Mutta jotenkin maailma ei ole vielä sopeutunut digitaaliseen murrokseen. Tieto ja sen julkisuus ei ole muuttunut. Ainoastaan tiedon löydettävyys on muuttunut, ja se laittaa nyt ihmisiltä pasmat sekaisin. Ja kestänee vielä hyvinkin vuosikymmeniä, ennen kuin synapsimme ovat järjestäytyneet uudelleen digitaaliseen maailmaan sopivaksi. Sitä ennen tulee varmasti ylilyöntejä puolin ja toisin. Joissakin tapauksissa tietoa on liian helposti saatavilla, ja toisissa tapauksissa sitä taas pantataan tarpeettomasti.
Tämä uutinen koskettaa tietysti arkistoja ja muitakin muistiorganisaatioita. Koskeeko oikeus tulla unohdetuksi arkistoaineistoakin. Mitä jos joku sotaveteraani nyt ilmoittaisi, että hänen nimensä on poistettava sotapäiväkirjoista ja hänen kantakorttinsa tuhottava. Jään mielenkiinnolla seuraamaan kehitystä.
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

maanantai 28. huhtikuuta 2014

Toimintakulttuureiden eroista


Elkan työsuojelupäällikön ominaisuudessa kävin tänään aamupäivällä kuuntelemassa Työturvallisuuskeskuksen järjestämän seminaarin, joka käsitteli erityisesti kuormitustekijöiden hallintaa. Silmäilin huvikseni läpi osanottajalistan, ja kyllähän suhde julkisen ja yksityisen sektorin työntekijöiden välillä oli 90 – 10 ensiksi mainitun hyväksi. Lopun case-tapauksissa tuli tämä vastaava toimintakulttuurien ero jälleen esillä. Julkisella sektorilla työsuojelua ja työturvallisuutta ohjataan työryhmiä perustamalla, seminaareja pitämällä ja ottamalla työsuojelu osaksi muuta ”normaalia” byrokratiaa. Yksityisellä sektorilla taas on selkeät arvot ja tavoitteet, kuten safety first ja nolla työtapaturmaa vuodessa. Mittareina käytetään kansainvälisiä laatustandardeja, ja työturvallisuudesta vastaavat tietyt – tehtävää täysipäiväisesti hoitavat – toimihenkilöt. Julkisella sektorilla vastuu pyritään hajauttamaan viemällä päätöksenteko palavereihin, kun taas yksityisellä sektorilla on keskitetympi tulosvastuu ja helpommin mitattavissa olevat tavoitteet.

No, työsuojelulliset asiat - vaikka tietysti tärkeitä ovatkin - eivät ole tämän kirjoituksen ykkösasia, vaan toimintakulttuurinäkökulma yksityisen ja julkisen sektorin välillä. Täällä Elkassa työskennellessä ne erot nimittäin huomaa joka päivä. Erot koskevat niin asiakirjahallintoa kuin organisaatioiden muutakin toimintaa. Välillä joudumme olemaan, jos ei nyt ihan puun ja kuoren välissä, niin ainakin eri suunnista tulevien toiveiden yhteensulattajana tai adapterina. Esimerkiksi rahoittajallamme on monesti hyvin tarkat mielipiteet siitä, kuinka asiat tulisi hoitaa, mutta yksityisen sektorin suuntaan ne voivat näyttää järjettömiltä. Asiakirjahallinnon saralla julkisella sektorilla pyritään tarkkoihin määrityksiin ja tiukkaan valvontaan. Yksityisellä sektorilla esimerkiksi ISO-standardeilla on aivan keskeinen merkitys. Julkisella sektorilla hypetetään kokonaisarkkitehtuureita, yksityisellä taas Big Dataa.

 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

 

perjantai 11. huhtikuuta 2014

Voivatko arkistot menettää merkityksensä historiantutkimuksen lähteinä?


Olin eilen Mikkelin maakunta-arkiston 80-vuotisjuhlaseminaarissa kuuntelemassa mielenkiintoisia – ja tavallisista arkistoalan seminaareista hieman poikkeavia – esityksiä. Loppukeskustelusta jäi erityisesti mieleen, kun kehittämisjohtaja Päivi Happonen sanoi kansalaiskeskusteluun ja sosiaaliseen mediaan viitaten, että sitäkin tulisi tallentaa täydentämään viranomaisaineistojen luomaa kuvaa. Sinänsä jo hienoa, että arkistokentällä ylipäätänsä tunnustetaan esim. tämä sosiaalisen median arvo, mutta kuitenkin ilmaisu ”täydentämään viranomaisarkistoja” kuulostaa hieman vaisulta. Riippuu tietysti hyvin pitkälti siitä, että miten kukin ymmärtää vaikkapa käsitteen ”yhteiskunta”. Ja mikä on valtion rooli ja merkitys suomalaisessa tai eurooppalaisessa yhteiskunnassa.

Jos otetaan esimerkiksi vaikkapa ns. Arabikevät, niin antavatko Kairossa, Tripolissa ja Tunisissa sijaitsevat arkistot tapahtumista miten tarkan kuvan? Kansannousun eturintama kulki kuitenkin Twitterissä, Youtubessa, Facebookissa sekä monenlaisilla Internet-sivustoilla. Samanlainen informaatiosodankäynti on parhaillaan menossa Ukrainan tilanteen ympärillä. Propagandaa suolletaan ennennäkemättömällä tahdilla joka tuutista ja Suomessakin kohistaan Finnbayn kaltaisten sivustojen toiminnasta. Minkälaisen kuvan Suomen ja suomalaisten reagoinnista Ukrainan tapahtumiin saisi tutkija 50 vuoden kuluttua käyttämällä ainoastaan viranomaislähteitä? Hänellä olisi käytettävissään ehkäpä ulko- ja turvallisuuspoliittisen valiokunnan pöytäkirjoja sekä jotain ulkoministeriön kirjeenvaihtoa. Tulisiko niistä esille keskustelun koko kirjo, vai sisältäisivätkö viranomaisasiakirjat vain täysin ympäripyöreitä, kieli keskellä suuta laadittuja, latteuksia? Itse veikkaisin jälkimmäistä vaihtoehtoa.

Eljas Orrman kiinnitti kommentissaan huomiota myös siihen, että mitä lyhemmät ovat turvallisuusluokiteltujen asiakirjojen salassapitoajat, niin sitä vähemmän paperille uskalletaan mitään kirjoittaa. Toisin sanoen asiat hoidetaan sitten mieluummin suullisesti. Tässä onkin hyvä aasinsilta Pekka Henttosenkin blogissaan käsittelemään tapaus Hautalaan, eli kuinka yhteiskunnallisesti hyvin merkittävää ministeriohjausta hoidetaan tekstiviesteillä. Taatusti ei löydy mitään merkintöjä ministeriön asiankäsittelyjärjestelmistä. Ja kun muutenkin tiedetään, että sähke –normit koskevat vain murto-osaa viranomaisten tietojärjestelmistä, niin herää kysymys, että saadaanko edes viranomaisaineistoa tehokkaasti talteen? Siis juuri sitä viranomaisaineistoa, jolle kansalaisyhteiskunnan keskustelu on vain täydentävässä roolissa.

No, voisivatko arkistot sitten oikeasti menettää asemansa historiantutkimuksen ykköslähteinä? Ajatus voi meidän aikalaistemme mielestä tuntua hassulta ja suorastaan absurdilta. Tehdäänhän esimerkiksi 1600-luvun arkielämän tutkimusta lähinnä tuomiokirjoista käsin. Ja sukututkimus nojaa hyvin pitkälle kirkonkirjojen ja henkikirjojen käyttämiseen. Fakta on kuitenkin se, että 1850-lukua edeltävältä ajalta ei yksinkertaisesti ole paljoa muuta tutkimusaineistoa tarjolla kuin viranomaisarkistolähteet. 2000-luvulla tilanne taas on aivan toinen. Arkistoaineistot – niin viranomais- kuin yksityisetkin – muodostavat naurettavan pienen osan datan kokonaismäärästä. Ja juuri siksi nyt olisi ensiarvoisen tärkeää, että se naurettavan pientä kokonaisosuutta edustava arkistoaineisto valittaisiin oikein perustein. Muuten vaihtoehtoisia skenaarioita on kaksi:

1) Jos arkisto-organisaatioiden säilyttämän materiaalin lisäksi jälkipolville säästyy muutakin aineistoa, niin viimeksi mainittu on tutkijan kannalta mielenkiintoisempaa ja hän käyttää tutkimuksessaan mieluummin sitä. Näin ollen arkistoaineisto marginalisoituu. Ajatelkaapa vaikka jos Twitter olisi ollut käytössä jatkosodan aikaan. Kuka jaksaisi lukea tylsiä, virallisia, sotapäiväkirjoja, jos tarjolla olisi myös sotilaiden twiittejä rintamalta. Vieläpä sen molemmin puolin.
@AdolfEhrnrooth Pirusti tapellaan vihulaista vastaan täällä Äyräpään sillaanpääasemassa, mutta pahalta näyttää! #jatkosota #Äyräpää #SuurhyökkäysKannaksella.

2) Jos arkisto-organisaatioiden säilyttämän materiaalin ulkopuolinen materiaali katoaa kokonaan, niin arkistoaineisto tulee antamaan hyvin vajavaisen ja yksipuolisen kuvan tapahtumista.

Tosin en pidä kakkosvaihtoehtoa ollenkaan todennäköisenä, koska maailmassa on kuitenkin niin paljon datan säilyttämiseen erikoistuneita tahoja Googlesta, Amazonista ja mormoneista alkaen. Siispä todennäköisempi vaihtoehto on se, että historiantutkimus tulisi enenevissä määrin irtautumaan arkistoaineiston hyödyntämisestä ja arkistot keskittyisivät vain tiettyjen todistusvoiman säilyttämisen kannalta tärkeiden dokumenttien arkistointiin.

Tarkoituksenani ei ole tässä nyt julistaa mitään arkistojen tuomionpäivän profetiaa, vaan ainoastaan nostaa esille tällaisen vaaran olemassaolo, jos asioita ei välillä nousta tarkastelemaan perinteisten roolien ja toimivaltareviirien yli. Ja tietysti 'yksityisarkistomiehenä' haluan tuoda esille yksityisen sektorin (yksityiset henkilöt, yhdistykset, yritykset) entistä suurempaa roolia yhteiskunnassa. Nimittäin Ukrainan kriisiin viitaten, varmasti tutkijan kannalta hyvin mielenkiintoista keskustelua käydään esimerkiksi Nokian renkaiden sekä muiden Venäjälle vahvasti panostaneiden yritysten hallituksissa sekä esimerkiksi Suomi-Venäjä-Seuran kokouksissa. Toivottavasti nämäkin keskustelut päätyisivät arkistoon.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö
 
PS. Ja onnittelut vielä Mikkelin maakunta-arkistolle 80-vuotisesta taipaleesta. Sieltä MMA:sta on moni lupaava arkistonhoitaja ponnistanut maailmalle! ;)

tiistai 1. huhtikuuta 2014

Tietomalleista


Kirjoitimme Mamkin Open Source Archive –projektin pääsuunnittelijan Mikko Lammen kanssa paperin toukokuussa Berliinissä järjestettävään Archiving 2014 konferenssiin. Otsikkomme kuului Flexible data model for linked objects in digital archives. Otsikon mukaisesti esittelimme Capture-hankkeessa kehiteltyä, ja nyt OSA-hankkeessa toteutettavaa tietomallia, joka pyrkii olemaan kevyt, nopea ja tehokas.

Malli erottuu perinteisestä arkistokuvailusta – jota nykyisin kutsutaan yksiulotteiseksi kuvailuksi – siinä, että tietyt metatietokokonaisuudet erotetaan itse aineiston kuvailusta omiksi kuvailtaviksi kokonaisuuksiksi (jolloin lopputulosta voi kutsua moniulotteiseksi tai kontekstuaaliseksi kuvailuksi). Nämä ovat toimija, tapahtuma, paikka ja toiminta. Näistä toimijan voi ymmärtää hieman laajennettuna käsitteenä perinteisestä arkistonmuodostajasta – mutta sisältäen myös käytön, omistuksen ja säilytyksen kontekstin. Tapahtuma ja paikka taas koskevat nimensä mukaisesti jotain erikseen kuvailtavaa tapahtumaa (esim. Helsingin olympialaiset) tai paikka (esim. Helsingin olympiastadion). Toiminta taas käsittää ylätasolla toimialan ja alemmalla tasolla taas toimintoluokituksen. Olemme OSAn betaversioon integroineet tilastokeskuksen TOL-luokituksen sekä Liikearkistoyhdistyksen säilytysaikasuosituksessa käytetyn toimintoluokituksen.

Suurin hyöty tässä kontekstuaalisessa kuvailussa saavutetaan siinä, että 1) se mahdollistaa entistä paremmin ontologioiden ja luokitusjärjestelmien hyväksikäytön ja 2) se vähentää kuvailutyön määrää, kun tietyt asiat tarvitsee kuvailla vain kerran. Niinpä aineiston kuvailussa tarvitsee keskittyä vain asiakirjojen sisältöön, muut tiedot voidaan helposti linkitellä aineistoon valmiista ontologioista, luokittelujärjestelmistä tai auktoriteettitietokannoista. Nopeus ja tehokkuus saavutetaan nimenomaan tällä aineiston kuvailutyön helpottamisella. Keveys sen sijaan viittaa siihen, että kuvailtavien kokonaisuuksien (entiteettien) lukumäärä on pyritty pitämään mahdollisimman vähäisenä ja entiteettien väliset suhteet myöskin mahdollisimman vähäisinä.

Vastaavaanlaista työtä on tehty myös vuonna 2012 perustetussa kansallisen arkistokuvailun kehittämistyöryhmässä. Sen käsitemalli on kuitenkin jonkin verran monimutkaisempi, sisältäen mm. neljä entiteettiä enemmän (activity, recordkeeping function, subject ja mandate) ja entiteeteille on rakennettu enemmän keskinäisiä suhteita. Eron voi helpoiten havaita oheisten piirrosten avulla.
Kuva 1. Vasemmalla kansallisen ontologisen käsitemallin luonnos ja oikealla Capture-hankkeessa kehitetty malli.

Mutta toimiiko se teidän malli käytännössä? Kyllä toimii, sillä tietomallia on testattu nyt yhdeksän kuukauden ajan käytännössä. Ensiksi testialustana oli OSA-järjestelmän proto, sen jälkeen järjestelmän alfa-versio, ja nyt maaliskuun alusta lähtien käytössä on ollut beta-versio. Erityisen helpottavaa on ollut katkaista perinteinen arkistonmuodostajan ja arkiston välinen yhteys. Arkistonjärjestämisessähän työlästä on nimenomaan arpominen siitä, että mistä kokonaisuudesta tehdään oma arkisto ja mistä ei. Keskiverto arkistoluovutus – vaikka tulisikin yhdeltä taholta – sisältää yleensä 5 – 10 eri arkistoa, jotka ovat luovuttajan edeltäjiä tai tytäryhtiöitä. Kun toimijasta tulee ”vain” yksi metatieto muiden joukossa, niin mahdollistaa se aiempaa paljon joustavamman toimintatavan. Alla olevasta kuvasta näkee, että kuinka helposti aineistoon voidaan linkittämällä lisätä kontekstuaalista tietoa, joka auttaa erityisesti tiedonhaussa.
Kuva 2. Kuvankaappaus OSA-järjestelmästä. Alareunassa on neljä valikkoa (ympyröity punaisella), joista klikataan linkitettävät kontekstientiteetit.

Toiveenamme on, että OSA-järjestelmän käyttöönotto tulee puolittamaan arkiston järjestämiseen kuluvan ajan (tuntia per järjestetty hyllymetri). Ja samalla kuitenkin helpottamaan aineiston haettavuutta ja löydettävyyttä entistä paremman sisällönkuvauksen ja kontekstin avaamisen kautta. Sen lisäksi OSA-järjestelmä tulee toki mahdollistamaan digitoidun ja digitaalisesti syntyneen aineiston hallinnan.
Niin, ja lopuksi on vielä mainittava, että Elka löytyy nykyisin myös Twitteristä osoitteella @Elka_arkisto.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

tiistai 18. maaliskuuta 2014

Havaintoja sukututkimusrintamalta


Olin viime viikonloppuna Heljän kanssa esittelemässä Elkaa Valtakunnallisilla sukututkimuspäivillä Savonlinnassa. Ohessa on hieman hajanaisia mietteitä liittyen sukututkimukseen yleensä sekä yritysarkistojen käytöstä sukututkimukseen liittyen.

Kiinnostus historiaa kohtaan kasvaa

Hyvin moni ihminen totesi viikonlopun aikana, että kun ikää kertyy lisää, niin oma historia alkaa kiinnostaa entistä enemmän. Ja että eläkeläisellä on enemmän aikaa harrastuksille kuin työssäkäyvällä, lapsiaan kasvattavalla, kolmi-nelikymppisellä. Nyt kun suuret ikäluokat ovat saavuttaneet eläkeiän, niin kiinnostus sukututkimusta kohtaan on varmastikin sitten kasvamaan päin.


Toinen mielenkiintoinen seikka – joista messuilla puhui europarlamentaarikko Sirpa Pietikäinen – on ihmisen kokemus omista juuristaan, tai pahimmassa tapauksessa juurettomuudestaan. Jos oma suku on elänyt vuosisatoja vaikkapa Pohjois-Savossa tai Etelä-Pohjanmaalla, ja itse on työn perässä muuttanut Espooseen, niin voi se jossakin vaiheessa aiheuttaa jopa ahdistuneisuutta. Tietyssä mielessä esimerkiksi paluumuuttamisessa ja oman historiansa tutkimisessa on pohjimmiltaan kyse samasta ilmiöstä.

Ei vain kirkonkirjoja ja sukupuita

Messuilla tuli taas hyvin ilmi, että sukututkimus ei ole ainoastaan mikrofilmirullien kelaamista maakunta-arkistossa, ja oman sukupuunsa piirtelyä tietokoneella. Hyvin monella ihmisellä on palavaa kiinnostusta myös jotakin fyysistä asiaa kohtaan. Se voi olla esimerkiksi suvun vanhan kantatila, isoisän omistama höyrylaiva tai vaikka suvun omistama kyläkauppa. Siksi sukututkimus ei aina ole pelkästään henkilöhistoriallista tutkimusta, vaan se sisältää paljon muutakin.


Tässä mielessä sukututkimus kytkeytyykin vahvasti osaksi paikallishistoriallista tutkimusta, joka kattaa jonkun tietyn maantieteellisen alueen hallinto-, elinkeino- ja kulttuurihistorian. Yritysarkistot voivat luonnollisella tavalla täydentää nimenomaan tätä puolta tutkimuksesta. Varsinkin perinteisillä teollisuuspaikkakunnilla, kuten vaikkapa Forssassa, Valkeakoskella ja Anjalankoskella, isojen yritysten vaiheet kytkeytyvät hyvin tiiviisti paikallisten sukujen kanssa.

Sukututkijoiden käyttämät tietojärjestelmät

Ammatillisessa mielessä erityisen kiinnostavaa oli kuunnella juttuja siitä, että mitä tietojärjestelmiä tutkijat tällä hetkellä enimmäkseen käyttävät. Arkistolaitoshan on käytetyimpiä aineistojaan digitoimalla pääosin jo ulkoistanut sukututkimuksen verkkopalveluihin. Näitä palveluita on ainakin Arkistolaitoksen Digitaaliarkisto, joka tosin saa kritiikkiä haku- ja selailukäyttöliittymästään. Toinen käytetty järjestelmä on Suomen Sukututkimusseuran Hiski, johon on tallennettu tiedot kirkonkirjoista tekstimuodossa. HisKi on saanut jonkun verran negatiivista palautetta tallennustyössä tehtyjen kirjaamisvirheiden johdosta, mutta virheet ovat täysin ymmärrettäviä, koska vanhojen käsialojen ja erilaisten kirjoitusmuotojen tunnistaminen ei koskaan ole yksiselitteistä. Hiskiä vastaava järjestelmä on myös mormonien Yhdysvalloissa kehittämä Family Search, johon myös on kirjattu tiedot kirkonkirjojen mikrofilmirullilta tekstimuodossa.

Käyttäjien ylivoimainen suosikki tuntui olevan Suomen Sukuhistoriallisen Yhdistyksen digiarkisto, joka nimensä mukaisesti perustuu digitointiin, eikä manuaaliseen tallennukseen kuten HisKi ja Family Search. Ero Arkistolaitoksen Digitaaliarkiston ja SSHY:n Digiarkiston välillä syntyy ensiksi mainitun paremmasta käyttöliittymästä. Tätä asiaahan on analysoinut Outi Hupaniittu SLS:n tutkimuksessa Tutkijoiden ääni ja sähköiset aineistot, joten en käsittele käytettävyyttä tässä nyt tämän enempää. Näiden edellä mainittujen neljän järjestelmän lisäksi on olemassa vielä käyttäjien tekemiä hakemistoja, jotka hyödyntävät Arkistolaitoksen Digitaaliarkistossa olevia aineistoja.

Oma veikkaukseni tulevasta kehityksestä

Tällä hetkellä SSHY:n Digiarkisto näyttäisi olevan suosituin järjestelmä, ja sitä eräällä tavalla täydentävät käyttäjien tekemät digihakemistot Arkistolaitoksen Digitaaliarkistoon. Näiden digitaaliarkistojen – jotka perustuvat siis kirkonkirjoista tai niiden mikrofilmikopioista otettuihin kuvatiedostoihin – huono puoli on tietysti se, että niitä ei millään ilveellä saada koneluettavaan muotoon. Toisin sanoen Digitaaliarkistojen avulla päästään ainoastaan ”puoliautomaattiseen” sukututkimukseen, jossa tutkijan täytyy itse edelleenkin tehdä varsinainen etsimistyö. Sen sijaan tekstimuotoisesta aineistoista voitaisiin ontologisoida oikeita virtuaalisia henkilöketjuja, jolloin tiettyjä lähtöhenkilöitä klikkaamalla saataisiin nähtäville kokonaisia sukuhaaroja. Kaikista pisimmälle tässä työssä on edennyt mormonien ylläpitämä Family Search. Heillä on myös käytettävissään ylivertaiset resurssit verrattuna kilpailijoihinsa, joten suosittelisin kaikkia sukututkimuksesta kiinnostuneita henkilöitä tarkasti seuraamaan, että mitä Atlantin toisella puolella kehitellään.

Toki kirkonkirjoissa esiintyvät aukot, nimien erilaiset kirjoitusmuodot, väärät syntymäajat ja kaikki muut sukututkijoille niin tutut vaikeudet haittaavat tätä henkilötietojen ontologisointia. Mutta niiden kohdalla on vain käytettävä luovia tutkimusmenetelmiä, kuten sukututkijat joutuvat tälläkin hetkellä tekemään. Suomessa ei kuitenkaan ennen vuotta 1900 ole elänyt niin montaa miljoonaa ihmistä, etteikö heitä koskevien henkilötietojen tekstimuotoinen tallentaminen tietokantaan, ja henkilötietojen linkittäminen toisiinsa, voisi olla mahdollista. Uskon vahvasti, että ennen vuotta 2030 meillä on käytössä järjestelmä, jossa on koneluettavassa muodossa tiedot kaikista yli sata vuotta vanhemmista henkilötiedoista. Jos ei Suomen valtion tai sukututkimusseurojen, niin sitten mormonien tekemänä.

Sitä, että ihminen voi jonain päivänä yhdellä klikkauksella saada sukupuunsa lähtöhenkilöstä aina vaikkapa 1700-, 1600- tai jopa 1500-luvulle saakka, ei pidä nähdä sukututkimuksen kuolemana. Päinvastoin, silloin tutkija voi syntymä-, kaste-, vihkimis- ja kuolinpäivämäärien metsästämisen sijaan keskittyä varsinaiseen asiaan: millainen minun esi-isäni oli? Mitä hän teki työkseen, mitä hän harrasti, mitä mieltä hän oli asioista ja niin edelleen. Loppujen lopuksihan pelkät päivämäärät kirkonkirjan sivuilla eivät kerro meistä ihmisinä yhtään mitään.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

maanantai 10. maaliskuuta 2014

Eikö yksityisen terveydenhuollon potilasasiakirjojen säilyttämiseen saada tolkkua?

Joku vuosi takaperin annettiin uudet ohjeet terveydenhuollon potilasasiakirjojen säilyttämisestä.  Samalla poistettiin kunnallisilta terveyskeskuksilta velvollisuus ottaa vastaan potilasasiakirjoja toimintansa lopettaneilta yksityisen terveydenhuollon yrityksiltä. Kun pakkoa ei ole, terveyskeskukset eivät enää ole halunneet ottaa ylimääräisiä arkistotehtäviä niskoilleen.

Seurauksena tästä on ollut se, että toimintansa lopettaneet yksityisen terveydenhuollon yrittäjät pohtivat hämillään, minne laittaisivat arkaluontoista tietoa sisältävät potilasasiakirjansa. Ongelman ydin on siinä, että potilasasiakirjojen säilytysaikavelvoite on vuosikymmeniä, pahimmillaan sata vuotta. Yrittäjät itse ymmärtävät potilastietojen arkaluonteisuuden, mutta entä heidän lapsensa tai lapsenlapsensa? Saa nähdä, kuinka paljon potilasasiakirjoja päätyy ullakoilta, kellareista tai autotalleista esim. kaatopaikoille. Potilasturvallisuus on uhattuna.

Toisaalta voidaan myös kysyä, miksi ylipäätänsä ketään, ja vieläpä alenevassa polvessa, pitää orjuuttaa säilyttämään asiakirjojaan älyttömän pikiä aikoja. Mitä hyötyä on kenellekään tiedoista, jotka lojuvat jossain ja joiden olemassa olosta ei kukaan tiedä?

Yksityisen terveydenhoidon alalla toimii suuri määrä lääkäreitä, hammaslääkäreitä, psykiatreja, psykologeja, optikoita, fysioterapeutteja jne. Säännöllisin väliajoin myös Elkaan tulee tiedusteluja siitä, minne potilasasiakirjat voisi laittaa toiminnan päätyttyä.  Asiaa on pohdittu ainakin sosiaali- ja terveysministeriössä mitään ratkaisua kuitenkaan aikaan saamatta.

Ongelma voitaisiin ratkaista kolmella tavalla. Jos nykyinen säilyttämisvelvollisuus halutaan pitää edelleen voimassa, julkisen vallan on otettava vastuulleen yksityisen terveydenhuollon asiakirjojen säilyttäminen. Nopein konsti olisi muuttaa asetusta ja poistaa toimintansa lopettaneilta yrittäjiltä säilyttämisvelvollisuus. Jos mitään muutosta ei tapahdu, ainakin itse vastaavassa tilanteessa valitsisin terveen järjen kansalaistottelemattomuuden. Tuhoaisin potilasasiakirjat luotettavalla tavalla. Kaikki säilyttämiseen liittyvät riskit poistuisivat kertaheitolla.

Jarmo Luoma-aho
Arkistonjohtaja


maanantai 17. helmikuuta 2014

Maailmanvalloitusta


Kirjoitamme Open Source Archive –projektin pääsuunnittelija Mikko Lammen kanssa parhaillaan esitystä Berliinin Archiving 2014 –konferenssiin. Siinä on tarkoitus esitellä Capture –projektissa suunniteltu, ja nyt OSA –hankkeessa toteutettava, uusi arkistotietojärjestelmä sekä sen pohjana oleva tietomalli. Esityksen työnimenä on Flexible Data Model for Linked Objects in Digital Archives.
Noh, esitykset on vain esityksiä, ja siksi on tärkeämpää, että myös reaalimaailmassa tapahtuu. Olemme koko talven ajan testanneet OSA-järjestelmän protoa ja Alfa –versiota. Testauspalautteen pohjalta jatkokehitetty Beta-versio julkaistaan parin viikon kuluttua. Senkin jälkeen meillä on vielä koko loppuvuosi aikaa hioa ja kehittää järjestelmää tuotantokäyttökuntoon.

Mikkelin ammattikorkeakoulun nykyistä YKSA –arkistotietojärjestelmää käyttää tällä hetkellä mm. viisi yksityistä valtionapuarkistoa sekä lukuisa joukko kaupunginarkistoja. Jos/kun nämä siirtyvät jossakin välissä käyttämään parhaillaan kehittelemäämme OSA –järjestelmää, niin OSAsta tullee Suomen käytetyin arkistojärjestelmä.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

perjantai 7. helmikuuta 2014

Vastakkainasettelun aika ei ole ohi


Tuntuuko ketään muuta vaivaavan tietyt ristiriitaisuudet tiedonhallinnan kentällä? Esimerkiksi datan avaaminen ja avoimen datan hyödyntäminen tuntuvat olevan nyt ykkösjuttuja, joilla valtionhallintokin haluaa luoda uutta talouskasvua. Mutta vastaavasti taas toisella kädellään valtio on tiukentamassa tekijänoikeuslainsäädäntöä ja ennen kaikkea tietosuojanormeja. Pelkästään jo Finnassa olevien kuvailutietojen avaamisesta avoimena datana on väännetty pari vuotta, eikä siinä ole edes kyse mistään erityisen arkaluonteisesta aineistosta, vaan pelkästään kulttuuriaineiston metatiedosta. Kovin vaikealta tämä datan avaaminen tällä hetkellä tuntuu.

Toinen trendi on tietenkin ketterän kehityksen menetelmän käyttäminen ohjelmistosuunnittelussa. Lähdetään pienestä liikkeelle, tehdään proto, otetaan käyttäjät mukaan jo heti alkuvaiheessa. Mutta samaan aikaan saa sanomalehdistä lukea julkishallinnon yhä kalliimmista ja kalliimmista tietojärjestelmähankkeista. Kanta-arkiston ja potilastietojärjestelmien kohdalla puhutaan sadoista miljoonista tai jopa yli miljardista. Ministeriöidenkin asianhallintajärjestelmät tuntuvat maksavat järjestään vähintään kymmeniä miljoonia euroja. Viimeisimpinä ollaan nyt hankkimassa Virosta Kansallista palveluväylää, jonka alustava hintalappu on 120 miljoonaa.

Tsemppiä vaan sille ketterälle kehittäjälle, joka haluaa jostakin noista sadan miljoonan euron järjestelmistä saada ulos vaikkapa jonkun Mikkeliä koskevan tietoaineiston. Tai no, kyllähän rahalla saa ja hevosella pääsee, mutta hintalapussa lienee vähintään kuusi numeroa.
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

maanantai 3. helmikuuta 2014

Yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta


Me veronmaksajat käytämme suurin piirtein noin 25 miljoonaa euroa vuodessa julkisesti rahoitettujen arkistojen (Arkistolaitos + yksityiset keskusarkistot) toimintaan. Olettaen, että aktiivisia historiantutkijoita on Suomessa noin tuhatkunta, niin se tarkoittaa kahtakymmentäviittätuhatta euroa per tutkija. Tai jos mittapuuna käytetään kymmentätuhatta aktiivista sukututkijaa, niin tarkoittaa se noin kaksituhattaviisisataa euroa jokaista mikrofilmisalissa istuvaa rullailijaa kohden. Ja sanovat vielä golfia kalliiksi harrastukseksi…

Kuitenkin kun nykypäivänä rahaa missä jaetaan, niin rahoittaja tahtoo kyllä tasan tarkkaan tietää mitä rahoilla saadaan aikaiseksi. Siksi jokaisessa julkista rahoitusta saavassa organisaatiossa käytetään tammikuussa hetki jos toinenkin erinäisten tilastojen ja toimintakertomusten laadintaan. Nyt meillä arkistosektorilla on ryhdytty puhumaan erityisesti yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta. Vielä ei ole tosin määritelty, että mitä se yhteiskunnallinen vaikuttavuus tarkoittaa, mutta oletettavasti ei ainakaan asiakaskontaktien määrää noihin tuhanteen historiantutkijaan. Mikä sitten lasketaan yhteiskunnalliseksi vaikuttavuudeksi, ja kuinka sitä mitataan ja arvotetaan. Vastaako tuhat Facebook-tykkäämistä yhtä perusteellista väitöskirjatutkimusta? Tai vastaako yksi maakuntalehteen saatu uutisjuttu kymmentä maksullista selvitystä?

Mielestäni arkistonhoitajat ovat osittain myös propagandatyöntekijöitä. Meidän tuotteemme ei tosin ole poliittinen ideologia tai uskonnollinen vakaumus, vaan yleisen historiatuntemuksen lisääminen. Tuoda kvartaalitaloudessa eläville ihmisille hieman tässä-ja-nyt –ajattelua pidempää aikaperspektiiviä. Eräskin viime viikolla Facebookkiin laittamamme kuva keräsi viikossa noin 7500 katselukertaa. Harmitonta viihdettähän se vain on, mutta toisaalta eikö tuon kuvan välityksellä tuhannet ihmiset saaneet hetkellisen oppitunnin 1930-luvun teknologiasta, joka ehkä pieneltä osaltaan auttaa heitä jäsentämään viime vuosikymmenien teknologista kehitystä.

Netti – ja erityisesti Facebook – on nykyisin pullollaan erilaisia retro-sivustoja ja menneisyyden muisteluun perustuvia ryhmiä. Hyvin monet niistä käyttävät tällä hetkellä Elkan Facebookissa tai nettisivuilla julkaistuja kuvia, piirustuksia ja tekstejä. Monet vieläpä lähdettään ilmoittamatta. Haittaako tämä minua? Ei haittaa, koska osaltaan tämä on sitä yhteiskunnallista vaikuttavuutta. Julkaisutoiminnan kautta ihmisten yleinen historiatietoisuus kasvaa. Ja samalla teemme tunnetummaksi myös suomalaista teollisuutta ja yrittäjyyttä. Hopeatoffee-galleriat, automainokset, vanhat ruokalistat, jne., kertovat eräänlaista kuvaa tavallisten ihmisten elämästä. Sellaista, joka ei koostu pelkästään viranomaisten päätöksistä ja kirkkoherran isoon mustaan kirjaan tekemistä merkinnöistä.  
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

torstai 23. tammikuuta 2014

Historian markkinointia

Turun yliopistossa tarkastetaan tulevana lauantaina mielenkiintoinen väitös: Maarit Grahnin "Perheyhtiö ja paikallisuus. A. Ahlström Osakeyhtiön historian perintö Noormarkussa."

Tutkimuksen teemana on se, kuinka historia ja kulttuuriperintö voivat toimia yrityksen voimavarana. Saksassa ja Ruotsissahan tätä historian markkinointia on tehty kauan, ja nyt se näyttää onneksi leviävän Suomeenkin. Saksassa lähtökohta oli toisen maailmansodan jälkeinen aika, jolloin suuryritysten täytyi "selvittää pesänsä" osallisuudestaan natsiaikaisiin hirmutekoihin. Havaittiin, että paras tapa on kertoa asioista avoimesti, eikä yrittää piilotella niitä. 1970- ja 1980-luvuilla fokus oli siirtynyt jo positiivisimpiin asioihin. Huomattiin, että pitkä historia tuo yritykselle tietynlaista vakuuttavuutta, uskoa tulevaisuuteen sekä apua selvitä kriisitilanteista. Yrityksen historian esilletuomisella voitiin myös paremmin sitouttaa työntekijöitä ja hoitaa, nykykielellä ilmaistuna, yhteiskuntasuhteita.

Grahn yhdistää tutkimuksessaan kulttuuriperinnön ja liiketaloustieteen tutkimuksen sekä historiantutkimuksen lähestymistapoja. Itse väitöskirja löytyy täältä: https://www.doria.fi/handle/10024/94239

Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

keskiviikko 15. tammikuuta 2014

Viimeiset dinosaurukset


Elinkeinoelämän tutkimuslaitos julkaisi maanantaina Mika Pajarisen ja Petri Rouvisen tutkimuksen tietokoneiden uhkasta eri ammattikunnille. Yleisradio teki nettisivuilleen taulukon, josta voi hakea eri ammattikuntia, ja katsoa niiden katoamisen todennäköisyyksiä ja työpaikkojen lukumäärää. Määritelmän mukaisesti todennäköisyys kertoo sen, että kuinka todennäköisesti ammatti häviää tai sen sisältö olennaisesti muuttuu seuraavien 10-20 vuoden aikana. Meistä arkistoihmisistä oli sanottu näin:
  • Arkistotyöntekijät, tn 94,5 %, työpaikkojen lkm 677
  • Arkistonhoitajat ja museoalan erityisasiantuntijat, tn 38,3 %, työpaikkojen lkm 1419
Kyllähän kehitys kentällä on ollut tämän suuntaista jo pitkään. Kovinkaan monesta yrityksestä ei löydy enää työntekijää, jonka nimekkeessä mainittaisiin sana "arkisto". Sama koskenee myös julkistakin sektoria. Vanhojen arkistonhoitajien siirryttyä eläkkeelle, on heidän tehtäviään siirretty tietohallinnon, lakiasiainosaston ja joissakin tapauksissa jopa kiinteistönhallinnan työntekijöille. Siinä mielessä tuo ETLAn tutkimuksen kuvaama uhka arkistoalan työpaikoille (tai ainakin ammattinimikkeille) on hyvin todellinen.
Kaipa meitä arkistonhoitajia - erään aikakauden viimeisiä dinosauruksia - jää kuitenkin vielä päätearkistoihin. Vaikka ammattinimikkeet ovat täälläkin kyllä jo aikaa sitten muuttuneet tietopalvelusihteereiksi, kehittämispäälliköiksi sun muiksi. Katsotaan nyt, että missä vaiheessa perinteikäs arkistomestarin titteli vaihtuu logistiikan- ja kiinteistöjenhallinnan asiantuntijaksi.
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö