keskiviikko 28. elokuuta 2013

Kannattaako vanhoja arkistoja järjestellä?


Liikearkistopäivillä Steve Bailey piti (etäyhteydellä Englannista) esitelmän asiakirjahallinnon kustannusten arvioinnista. Yksi teeseistä oli, että heidän tutkimuksensa mukaan vanhojen asiakirjojen järjestäminen ei ole kustannusten arvoista*. Tutkimuksen kohteena olleiden kuuden yliopiston asiakirjahallinnon ajankäytön tapauksessa kyse voi näin ollakin. Vanhan arkiston järjestäminen ja digitointi ei tuonut riittävästi säästöjä aineiston haettavuuden parantumisen myötä.

Heidän kehittämänsä laskuri ei kuitenkaan ottanut huomioon arkistonhoitajan näkökulmasta täysin ilmiselvää asiaa, nimittäin säilytyskustannuksia. Kokemukseni mukaan suomalaisissa yrityksissä tämä seikka on paremmin hallussa. Jos nyt tehdään ajatusleikki, että Oy Yritys Ab:llä on 1000 m2 kokoinen päätearkisto, josta he maksavat vuokraa 10 €/m2/kk, eli 10 000 euroa kuukaudessa. Kyseinen arkistotila on täyttymässä, jolloin firman täytyy valita jokin seuraavista vaihtoehdoista:

·         Heivata koko arkisto menemään, sillä eihän siitä tule kuin kustannuksia

·         Vuokrata 500 m2 lisää arkistotilaa

·         Käydä nykyisessä arkistossa olevaa materiaalia läpi ja hävittää sieltä turhat pois

Lisätilan kustannus olisi 5000 € kuukaudessa, eli 60 000 euroa vuodessa. Vanhan arkiston läpikäyminen ja karsiminen olisi noin kahden viikon urakka, eli arkistoalan matalilla palkoilla mitattuna noin 2000 euron panostus. Kumman vaihtoehdon ylityksen johto valitsee? Sen 60 000 euroa maksavan vai 2000 euroa maksavan.

Jos ajatusta hahmotellaan vielä pidemmälle, niin kannattaako kerralla käyttää vaikka kuukauden panos vanhan arkiston järjestämiseen, jolloin tulevina vuosina hävitysten ja täydennysten tekoon menee vain pari päivää vuodessa, eli muutaman sadan euron kustannus.

Arkistojen säilytyskustannukset ovat kumulatiivisia ja varmasti aina arkiston toiminnan suurimpia yksittäisiä menoeriä, olipa sitten kyse paperiasiakirjoista tai digitaalisesta säilyttämisestä. Siksi perinteinen ohje ”säilytä aineisto suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa” on edelleenkin relevantti. Tuollaiset laskurit ovat kivoja leikkikaluja, mutta väärin käytettynä haitallisia. Jos koko prosessia ei oteta huomioon, niin pieni säästö asiakirjahallinnossa voi tuoda suuren menoerän arkistoon.
*Baileyn kommentti oli tietysti provokatiivinen, eikä hän kategorisesti lähtenyt tuomitsemaan vanhojen arkistojen järjestämistä turhana touhuna.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

Ei kommentteja: