perjantai 30. elokuuta 2013

Muutamia huomioita Liikearkistopäiviltä


Eilen illalla Elkan kolmihenkinen iskujoukko kotiutui Suomen 14. Liikearkistopäiviltä Tampereelta. Etukäteen vähän hirvitti päivien tiiviiltä vaikuttava ohjelma, kun tiukkaa asiaa oli sullottu yhdeksästä viiteen (ja iltaohjelmat vielä päälle). Mutta koska valtaosa esityksistä oli ”vain” 20-30 minuutin mittaisia, niin esitysten seuraaminen ei kuitenkaan mennyt liian rankaksi. Ainoastaan key note speakereille oli annettu seminaareissa yleisemmin käytetty 45 minuutin puheaika. Uutena elementtinä aiempiin Liikearkistopäiviin verrattuna oli runsas ulkomaalaisten puhujien käyttäminen. Kuulimme aiheeseen liittyviä esitelmiä niin Englannista, Walesista, Ruotsista kuin Virostakin. En nyt jaksa mitään tarkkaa matkaraporttia tähän blogiin kirjoittaa, mutta muutamia yksittäisiä huomioita esitän:

  • Julkisella sektorilla Sähke2 –normi tuntuu muuttuneen ärtymyksen aiheesta suoranaiseksi vitsiksi, jota kierretään enemmän kuin liikenneympyrää Juvan keskustassa. Homma toimii kuulemma niin, että kun pysyvästi säilytettävät asiakirjat tulostetaan suosiolla paperille, niin Sähkettä ei tarvitse ottaa mukaan sotkemaan hyvin toimivia tietojärjestelmiä. Luovaa ajattelua löytyy siis virastoistakin.
  • Yleisradion Reijo Perälä piti mainion esitelmän siitä kuinka hän perusti Ylen Elävän arkiston. Toimeksianto tehtävään tuli kuulemma Arne Wessbergiltä ja kuului näin: ”Avaat Yleisradion arkistot Suomen kansalle populaarissa muodossa”. Muutaman kuukauden päästä palvelu oli pystyssä, ja nykyisin sitä käyttää yli 100 000 ihmistä viikossa. Onneksi Kansallinen Digitaalinen Kirjasto on niin paljon paremmin määritelty ja suunniteltu hanke, että asiakasliittymän viikoittaiset käyttäjät tullaan varmastikin laskemaan kymmenissä miljoonissa. Eiks juu?
  • Kimmo Antilan esityksessä tuli hyvin esille museoiden ja arkistojen jo lainsäädännöstä lähtevä erilainen suhtautuminen asiakkaisiin. Museoilla on keskeisenä tehtävänä sivistää ja tuoda aineistoja kansalle, kun taas arkistoilla… niin mitäs se Björn Wahlroos sanoikaan siitä hiekan tuomisesta pankkisalin lattialle. Ainakaan arkistosektorilla asiakashankintaan ei ole perinteisesti juurikaan panostettu, ja nykyisetkin asiakkaat oltaisiin mieluusti siirtämässä tietoverkkoihin.
  • Historian markkinointi on asia, jota täällä Suomessa ei ole riittävästi tuotu esille. Tästä aiheesta kuulimme mainion esityksen Centrum för Näringslivhistorian (= ”Ruotsin Elka”) Per-Ola Karlssonilta. Hän esitteli meille pointteja siitä, minkä takia yritysten kannattaisi panostaa arkistonsa hoitamiseen ja perinteensä vaalimiseen. He ovat muuttaneet laitoksensa passiivisesta aineiston säilyttäjästä ja jakajasta yhä enemmän julkaisu- ja tutkimustoimintaan. Näitä täytyy meidänkin pohtia.
  • Oma esitykseni Elkan kehittämishankkeista ei nyt ehkä ollut ihan nappiveto. Olisi pitänyt varmaankin laatia enemmän palvelunäkökulmasta. Kuka näitä projektien ja hankkeiden esittelyitä jaksaa aina kuunnella. Useampia varmaankin enemmän kiinnostaa se, että "mitä ne tuolla laitoksessa tekee, ja miten se voisi hyödyttää minua".

Kaiken kaikkiaan Liikearkistopäivät antoivat kyllä erittäin monipuolisen kuvan siitä, mikä on asiakirjahallinnan ja arkistoinnin tila vuonna 2013. Joissakin kohdissa jopa raapaistiin laajempaa tiedonhallinnan viitekehystä. Toivottavasti vuonna 2015 on yhtä hyvät, tai jopa paremmat, päivät tulossa.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

keskiviikko 28. elokuuta 2013

Kannattaako vanhoja arkistoja järjestellä?


Liikearkistopäivillä Steve Bailey piti (etäyhteydellä Englannista) esitelmän asiakirjahallinnon kustannusten arvioinnista. Yksi teeseistä oli, että heidän tutkimuksensa mukaan vanhojen asiakirjojen järjestäminen ei ole kustannusten arvoista*. Tutkimuksen kohteena olleiden kuuden yliopiston asiakirjahallinnon ajankäytön tapauksessa kyse voi näin ollakin. Vanhan arkiston järjestäminen ja digitointi ei tuonut riittävästi säästöjä aineiston haettavuuden parantumisen myötä.

Heidän kehittämänsä laskuri ei kuitenkaan ottanut huomioon arkistonhoitajan näkökulmasta täysin ilmiselvää asiaa, nimittäin säilytyskustannuksia. Kokemukseni mukaan suomalaisissa yrityksissä tämä seikka on paremmin hallussa. Jos nyt tehdään ajatusleikki, että Oy Yritys Ab:llä on 1000 m2 kokoinen päätearkisto, josta he maksavat vuokraa 10 €/m2/kk, eli 10 000 euroa kuukaudessa. Kyseinen arkistotila on täyttymässä, jolloin firman täytyy valita jokin seuraavista vaihtoehdoista:

·         Heivata koko arkisto menemään, sillä eihän siitä tule kuin kustannuksia

·         Vuokrata 500 m2 lisää arkistotilaa

·         Käydä nykyisessä arkistossa olevaa materiaalia läpi ja hävittää sieltä turhat pois

Lisätilan kustannus olisi 5000 € kuukaudessa, eli 60 000 euroa vuodessa. Vanhan arkiston läpikäyminen ja karsiminen olisi noin kahden viikon urakka, eli arkistoalan matalilla palkoilla mitattuna noin 2000 euron panostus. Kumman vaihtoehdon ylityksen johto valitsee? Sen 60 000 euroa maksavan vai 2000 euroa maksavan.

Jos ajatusta hahmotellaan vielä pidemmälle, niin kannattaako kerralla käyttää vaikka kuukauden panos vanhan arkiston järjestämiseen, jolloin tulevina vuosina hävitysten ja täydennysten tekoon menee vain pari päivää vuodessa, eli muutaman sadan euron kustannus.

Arkistojen säilytyskustannukset ovat kumulatiivisia ja varmasti aina arkiston toiminnan suurimpia yksittäisiä menoeriä, olipa sitten kyse paperiasiakirjoista tai digitaalisesta säilyttämisestä. Siksi perinteinen ohje ”säilytä aineisto suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa” on edelleenkin relevantti. Tuollaiset laskurit ovat kivoja leikkikaluja, mutta väärin käytettynä haitallisia. Jos koko prosessia ei oteta huomioon, niin pieni säästö asiakirjahallinnossa voi tuoda suuren menoerän arkistoon.
*Baileyn kommentti oli tietysti provokatiivinen, eikä hän kategorisesti lähtenyt tuomitsemaan vanhojen arkistojen järjestämistä turhana touhuna.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

perjantai 23. elokuuta 2013

Tietopalvelua kehittämään


Tulevana maanantaina Elkassa nimetään työryhmä, joka ryhtyy miettimään informaatiopalveluidemme uudistamista. Aihetta on ”pohjustettu” jo parilla opinnäytetyöllä sekä Capture-projektissa toteutetuilla palvelukuvauksilla. Apua – ja erityisesti ulkopuolista näkökulmaa – tarvitaan aina. Siksi toivoisin, että saisimme ideoita ja palautteita mahdollisimman paljon niin asiakkailta kuin kollegoiltakin.

Syksyn aikana toteutetaan varmaankin erilaisia kyselyitä ja uuden arkistotietojärjestelmän käyttöliittymän testauksia. Nyt alkuun esittäisin tämän blogin kautta muutaman kysymyksen, joihin voi vastata tähän suoraan, tai sitten sähköpostilla osoitteeseen e-posti(at)elka.fi.

Kysymys  1: Mikä on Internet-sivujen rooli tänä päivänä? Onko Internet-sivut hyvä alusta aineiston esittämiselle, nythän useimpien arkistojen sivuilla esitellään ainoastaan yhteystietoja ja palveluita (myös Elkan). Ja yrityksetkin ovat siirtäneet ison osan viestinnästään sosiaaliseen mediaan. Onko Internet-sivujen rooli vähenemässä, vai eikö niitä ole vain osattu hyödyntää? Tulisiko Elkassa olla esimerkiksi joku ”Arkiston aarteet” –sivusto, jossa tuotaisiin aineistoa ja erityisesti niitä helmiä esille?

Kysymys 2: Millainen on 2010-luvun tutkijasali? Vai tarvitaanko sellaista ollenkaan? Mitä välineitä ja palveluita hyvässä tutkijasalissa on tarjolla? WiFi, kamerateline, rauhallinen tutkijakammio, kahviautomaatti, nojatuoli, ryhmätyöskentelytila, jne. Millainen viihtyisän tutkijasalin tulisi olla?

Kysymys 3: Onko sinulla hyviä esimerkkejä meiltä tai maailmalta? Missä jokin tietty tietopalveluun kuuluva asia on toteutettu hyvin? Tuleeko mieleen vaikkapa erityisen hyvät Internet-sivut, helppokäyttöinen käyttöliittymä, toimiva tilauspalvelu, mukava ympäristö, tai ihan mitä tahansa muuta palveluun tai fyysiseen ympäristöön liittyvää asiaa.

Tällaiset asiat kiinnostavat meitä tämän syksyn aikana. Kommentteja ja ideoita voi heittää koska vain myös Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä tai vaikka toreilla ja turuilla kun tavataan.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

keskiviikko 14. elokuuta 2013

Arkistoaineiston esilletuomisesta


Olen sitä mieltä, että arkistoaineisto(kin) voi herättää huomattavan paljon kiinnostusta, kun sen tuo esille oikealla tavalla ja oikealle kohderyhmälle. Tästä käynee todisteeksi niin Yle Teeman arkistokatkelmat kuin MTV3:n Syksyn sävel retro –ohjelmat. Arkistoinstituutiot eivät vaan ole kovin hirveästi lämmenneet ajatukselle aineistojensa popularisoimisesta. Se nähdään ehkä hieman samalla tavalla ”itsensä myymisenä” kuin sujuvasanaisten, tiedettä popularisoivien, teosten kirjoittaminen historiantutkijoiden keskuudessa. Hard core –professorit ja – dosentit eivät suin surminkaan suostu kirjoittamaan mitään lähdeviitteetöntä tekstiä. Sama ammatillinen puritanismi vaivaa myös arkistonhoitajia. Mieluummin esitellään aineistoa tutkijasalissa ”oikeille tutkijoille” kuin populaarissa muodossa suurelle yleisölle.

Jos arkistojen yhteiskunnallinen vaikuttavuus on kuitenkin yksi käytettävistä arviointimittareista, niin joku voisi huvikseen tehdä seuraavanlaisen laskelman: kummalla on suurempi vaikutus ihmisten historiatietoisuuteen, viimeisen päälle tehdyllä väitöskirjalla vai suurelle yleisölle kohdennetulla verkkonäyttelyllä. Toki perustutkimus ajan kuluessa muuttaa paradigmoja ja vaikuttaa koulukirjojen uudistamisen myötä vuosikymmenten viiveellä myös suuren yleisön historiakäsitykseen. Mutta tavoittelemalla suurta yleisöä kohderyhmäksi tämä tavoite saavutetaan paljon suorempaa reittiä pitkin.

Retroilu on tänä päivänä vahvasti pinnalla ja muutaman vuosikymmenen takaisia asioita esille nostamalla saa takuuvarmasti huomiota. Psykologit selittävät, että vanhojen ja tuttujen asioiden näkeminen tuo ihmiselle turvallisemman olon. Niin tai näin, mutta kyllähän sellaiset asiat yleensä enemmän kiinnostavat, joihin on omakohtaista kosketusta. Esimerkiksi Elkan Facebook-sivuille kesäkuun alussa laittamamme vanhat karkkipakkauskuvat keräsivät muutamassa päivässä tuhansia katselijoita. Ja FIDAn verkkonäyttelyn linkittäminen maailmanlaajuiselle Saab-harrastajien Facebook-sivulle sai koko Elkan verkkosivujen kävijämäärän kymmenkertaistumaan viikon ajaksi. Esimerkiksi jälkimmäisessä tapauksessa kahden minuutin työllä saavutettiin kymmenentuhatta suoraa asiakaskontaktia. Millä muulla tavalla arkisto kykenee vastaavaan?

Mielestäni arkisto on informaation kierrätyskeskus, joka ottaa useista eri tuuteista aineistoa vastaan, parantaa sen käytettävyyttä ja vastaa sen säilyttämisestä, ja jakaa aineistoaan eri jakelukanavia pitkin maailmalle. En ymmärrä puhetta, jonka mukaan vastaanottotapoja ja –muotoja olisi vain yksi (esimerkiksi Sähke-normi) ja jakelukanaviakin vain yksi (esimerkiksi KDK:n asiakasliittymä). Minun mielestäni on sitä parempi, mitä enemmän eri jakelukanavia on käytettävissä. Ja niihin kanaviin tulee laskea mukaan niin facebookit, twitterit, youtubet kuin flickrit.
Olli Alm
- kesälomalta palannut tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö