torstai 18. heinäkuuta 2013

MoReq -käännökseen kaivataan kommentteja


Suomen MoReq-työryhmä – johon Elkakin on wahwalla panostuksella osallistunut - on saanut julkaistua yleiseen jakeluun MoReq2010:n suomenkielisen käännöksen ensimmäisen version, ja siihen kaivattaisiin nyt kipeästi kommentteja. MoReq:han on lyhenne sanoista Modular Requirements for Record Systems, ja se on eurooppalainen mallivaatimusmäärittely asiakirjajärjestelmille. Aikaisempiin versioihin (1 ja 2) verrattuna sana ’Model’ on vaihtunut muotoon ’Modular’, ja ’Electronic Records’ muotoon ’Record Systems’. Toisin sanoen rakenne on vaihtunut modulaariseksi ja määrittely kattaa digitaalisten aineistojen lisäksi myös analogisten aineistojen hallinnan. Ja mikä parasta, MoReq sisältää runsaasti havainnollistavia kuvia, jotka avaavat käsiteltävät asiat selkeästi jopa humanisteillekin.

Käännöstekstit löytyvät Liikkarin nettisivuilta ja kommentteja voi jättää joko suoraan pdf-tiedostoihin tai sähköpostilla juho.rannali(at)tulli.fi.
 
Olli Alm
Humanisti

maanantai 15. heinäkuuta 2013

Mitä, Missä, Milloin


Usein kuulee arkistonhoitajien sanovan, että pysyvään säilytykseen tulisi valita sellaiset asiakirjat, joista käy lyhyesti ja ytimekkäästi ilmi arkistonmuodostajan toiminta - käyttäen esimerkkinä kysymyksiä mitä, missä, milloin. Toisaalta nuo kysymykset eivät ole historiantutkijoita kiinnostaneet enää pitkään aikaan. He kysyvät mieluummin, että miksi, millä tavalla ja miten siihen suhtauduttiin. Mitä, missä, milloin ovat organisaation oman toiminnan kannalta olennaisia asioita niin sanotun todistusarvon takia. Mutta koska harva asiakas tutkii keskiaikaa, tai sitä edeltäneitä aikakausia, niin tietoa löytyy useimmiten kyllä runsaasti muutoinkin. Hyvin harva tutkija käy tänä päivänä arkistoja läpi faktoja metsästäen. Pikemminkin arkistojen kätköstä pyritään löytämään yksittäisen ihmisen näkökulmaa tutkittavaan asiaan.

Jonain päivänä joku tunnollinen arkistonhoitaja tallentaa Päivi Räsäsen Kansanlähetyspäivillä Kankaanpäässä pitämän puheen arkistoon. Asiakirjasta ja sen metatiedoista käy ilmi, että mitä Päivi Räsänen on sanonut, missä hän on sen sanonut ja milloin hän on sen sanonut. Arkistonhoitajan näkökulmasta katsottuna tehtävä on siis suoritettu. Mutta tutkijoita tietysti kiinnostaa paljon enemmän, että miksi Räsänen puhui niillä sanoilla, millä tavalla hän esitti asiansa ja kuinka hänen puheeseensa suhtauduttiin (toivottavasti joku taho tallentaa tätäkin informaatiota).

Niin kauan kuin kuvailun ja arvonmäärityksen lähtökohta on se, että asiakirja on todiste jostakin toiminnasta, niin tämä epäsuhta tulee vallitsemaan. Uskoisin, että useimmissa tapauksissa todistustehtävä voitaisiin hoitaa pitkäaikaisena määräaikaisena säilyttämisenä (50 - 100 vuotta). Pysyvään säilytykseen tulisi sen sijaan valita lähtökohtaisesti aineistoja, jotka antavat meille ajankuvaa ja valottavat kulloinkin eläneiden ihmisten maailmankuvaa.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

keskiviikko 3. heinäkuuta 2013

Mihin menet, Liikearkistoyhdistys?


Liikearkistoyhdistyksellä on haasteita edessään. Pölyiset paperiarkistot halutaan jättää taakse (ainakin julkisuuskuvassa) ja suuntautua yhä enemmän laajempaan tiedonhallinnan viitekehykseen. Sen näkee esimerkiksi vilkaisemalla ensi elokuun 27.-29. päivä Tampereella pidettävien 14. Liikearkistopäivien ohjelmaa. Otsikko seminaarille kuuluu ”Työkaluja tiedonhallintaan”, ja valtaosa esityksistä koskee tiedonhallintaa ja tietojohtamista. Perinteisille arkistoaiheille on varattu vain niin sanotun krapulapäivän iltapäivästä kaksi viimeistä tuntia.

Totta kai paperi on korvautumassa informaation säilytysvälineenä digitaalisten levyjen ja nauhojen tieltä. Eikä säilytysvälineen tallentaminen ole arkistossakaan ’se ydin juttu’, vaan säilytysvälineelle tallennetun tiedon. Mutta pienoinen pelko kaivaa kuitenkin rintaa. Onko piskuruisella Liikearkistoyhdistyksellä lihasta tunkeutua tietohallinnon ja tietojohtamisen reviirille menettämättä samalla perinteistä jäsenkuntaa.

Arkisto on kuitenkin käsitteenä ja sanana hyvin vahva brändi, jolla on yli viiden tuhannen vuoden historia. Termi myös elää ja voi hyvin tänäkin päivänä, onhan lähes jokaisella kännykkä-appsilla ja netin uutissivustollakin oma ’arkisto’ – vaikkei se mikään oikea arkisto tietysti olekaan.  Siksi ei ole kovin todennäköistä, että tietohallinto tulisi aivan lähitulevaisuudessa lahtaamaan arkistoja sukupuuttoon. Arkisto tarkoittaa myös instituutiota. Instituutiota, jonka tehtäviin kuuluu katsoa informaation säilyttämistä hieman pidemmälläkin aikavälillä kuin ainoastaan tässä ja nyt.  Arkisto-brändi tarkoittaa luotettavaa pitkäaikaista säilyttämistä.

Liikearkistoyhdistys haluaa häivyttää sanan ”arkisto” pois toiminnastaan. Yhdistyksen nimen muuttamisesta on keskusteltu jo pitkään, ja samoin Liikearkistopäivien nimi oli uhattuna aivan viime metreille saakka. Mutta eikö kaikista vahvimman brändin heivaamisessa ole aika suuri riski? Eihän yksikään pankki ole vielä tiputtanut sanaa ”pankki” pois virallisesta nimestään, vaikka kuinka monialaisia vakuutus- ja finanssialan konserneja olisivat.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö,
Liikearkistoyhdistyksen jäsen

maanantai 1. heinäkuuta 2013

Museosektorilla keskustellaan


Tämän aamun Helsingin Sanomien vieraskynä-palstalla oli Helsingin yliopiston arkeologian lehtori Antti Lahelman kriittinen kirjoitus Museoviraston toiminnasta ja ammatillisesta uskottavuudesta. Lahelman kirjoituksen mukaan Museoviraston tekemä tutkimus on tasoltaan heikentynyt, ja hän kyseenalaistaakin, että onko Museovirasto enää uskottava asiantuntijavirasto. Lahelman kritiikin toinen keihäänkärki koskee kokoelmapolitiikkaa, ja erityisesti sitä, että voidaanko luu- ja kiviaineistoa hävittää.

Omat Helsingin yliopistoon suorittamani 20 opintoviikon laajuiset arkeologian perusopinnot eivät kyllä anna minkäänlaista pätevyyttä kommentoida kirjoituksen asiasisältöä… mutta arkistonhoitajana luin kirjoitusta huulet pyöreänä: museosektorilla keskustellaan! Tämän vuoden tammikuussa avattu Museoviraston blogi on tästä toinen esimerkki. Heti ensimmäisessä kirjoituksessa pääjohtaja Juhani Kostet laittoi kovat piippuun, vaatimalla aseita pois museoiden kokoelmista. Ruudinkäry oli niin sankka, että kirjoitus huomioitiin kymmenissä eri tiedotusvälineissä.

Koskahan koittaa se päivä, kun saan aamukahvilla lueskella Hesarista keskustelua arkistojen kokoelmapolitiikasta. Ennen eläkepäiviäni toivottavasti…
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö