tiistai 9. huhtikuuta 2013

Jälkiviisaus on viisautta


Asiakirjahallinnan reunamerkintöjä –blogissa on nostettu esille arvonmääritys, josta on käyty keskustelua Liikearkistoyhdistyksen julkaisutoimikunnassa. Pekka Henttonen viittaa Osmo Palosen esimerkkiin pöytäkirjojen asiasisällön köyhtymisestä, ja peräänkuuluttaa seulontapolitiikan uudistamista ja keskustelua ammattikunnan sisällä. Kerrataanpa nopeasti nykytila.

Julkisella sektorilla sovelletaan Arkistolaitoksen tekemiä seulontapäätöksiä, joissa pyritään antamaan tarkat ohjeet siitä, mitä kunkin viranomaisen aineistoista on säilytettävä pysyvästi. Tavoitteena on määrittää asiakirjoille säilytysajat jo ennen niiden syntymää. Käytännön toimenpiteenä määräajan säilytettävien asiakirjojen poistaminen tapahtuu jo käsi- tai lähiarkistovaiheessa. Tai viimeistään siinä vaiheessa, kun organisaatio on siirtämässä aineistojaan Arkistolaitokseen.

Yksityisellä sektorilla toimivilla arkistoilla – kuten vaikkapa Elkalla – ei ole norminantovaltuuksia asiakkaisiinsa nähden. Siksi emme voi antaa seulontapäätöksiä, mutta voimme suositella käyttämään vaikkapa Liikearkistoyhdistyksen säilytysaikaohjetta (ks. Vuodesta sataan –teos). Niinpä yksityisellä sektorilla arvonmääritys tapahtuu vasta siinä vaiheessa, kun aineiston siirtoa arkistoon ollaan suunnittelemassa.

Arvonmäärityksen guru T.R. Schellenberg opetti meille, että asiakirjallisella tiedolla on kaksi säilytysperustetta: todistusarvo ja informaatioarvo. Ja asia voidaan ymmärtää niin, että vuosien kuluessa todistusarvo vähenee ja informaatioarvo kasvaa. Esimerkiksi harvalla yksityistä ihmistä koskevalla asiakirjalla on sadan vuoden päästä enää mitään todistusarvoa (tai pikemminkin käyttöä sellaiseen tarkoitukseen). Sen ikäiset asiakirjat ovat jo aikoja sitten siirtyneet aktiivi- ja passiivikäytöstä historialliseen vaiheeseen.

Yksityisarkistojen käyttämässä taannehtivassa seulonnassa on se hyvä puoli, että arkistoon siirrettäessä useimpien asiakirjasarjojen todistusarvo on jo päättynyt. Arvonmääritys voi siis keskittyä pysyvän säilyttämisen kannalta paljon olennaisempaan informaatioarvoon. Ja jos asiakirjojen synnystä on kulunut jo 10, 20, 30 ehkä jopa 40 vuotta, niin aineistoa on helpompi tulkita. Taaksepäin on aina helpompi katsoa kuin tulevaisuuteen, joten organisaation kehityslinjat ja keskeiset päätökset on helpommin löydettävissä – ja siten säilytettävissä tuleville sukupolville. Tässä mielessä siis jälkiviisaus on viisautta.

(Huom. Tämä kirjoitus koski ainoastaan perinteisiä paperisia arkistoja. Digitaalisen aineiston suhteen emme tietenkään voi odotella 40 vuotta).
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

Ei kommentteja: