tiistai 30. huhtikuuta 2013

Toreilla ja turuilla


Keskimäärin noin puolenkymmentä kertaa vuodessa Elka jalkautuu ihmisten pariin erinäisten tapahtumien ja messujen myötä. Useimmat jalkautumiset liittyvät joidenkin käyttäjäryhmiemme, kuten vaikkapa sukututkijoiden tai linja-autoharrastajien, järjestämiin tapahtumiin. Sen lisäksi osallistumme tänä vuonna mm. valtakunnallisille kirjastopäiville sekä Mikkelin kaupungin 175-vuotisjuhlallisuuksiin. Pääviestimme näissä tapahtumissa on kertoa Elkan olemassaolosta. Suurin osa suomalaisista – ja jopa mikkeliläisistä – kun ei ole tainnut kuullakaan Elkasta. Siksi tapahtumiin osallistuminen on ehkä se paras tapa houkutella uusia asiakkaita.

 Taidekontti

 
Viime viikonloppuna meillä oli käytössämme vähän erilainen esiintymismuoto. Saimme nimittäin kahdeksi ja puoleksi päiväksi käyttöömme Etelä-Savon taidetoimikunnan taidekontin, joka sijaitsee keskeisellä paikalla Mikkelin torilla. Kasasimme konttiin historiapläjäyksen, joka koostui Mikkelin keskustan – ja erityisesti torin ympäristön – rakennusten vanhoista piirustuksista ja valokuvista. Esillä oli myös eräs vanha ja toteutumaton asemakaava vuodelta 1931. Laitoimme konttiin pyörimään myös non-stop –videoesityksen, mutta kontin lasiseinästä ja valaistusolosuhteista johtuen video ei päiväsaikaan tahtonut oikein erottua. Mutta oli pimeällä kyllä sitäkin hienompi.

Esimerkkikuva

 
Lauantaina ja sunnuntaina torilla oli vilkkaita tapahtumia, joten oikeastaan niiden vetämänä laskeskelimme näyttelymme keränneen noin 20-30 katsojaa per tunti. Kaiken kaikkiaan taidekonttiin kävi viikonlopun aikana kurkistamassa arviolta noin 500 ihmistä. Osa vilkaisi ehkä vain nopeasti ohikulkumatkallaan, mutta osa seurasi ”nenä kiinni lasissa” tarkkaavaisesti.
 
Olli Alm
tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

keskiviikko 24. huhtikuuta 2013

Harjoittelukokemukseni Elkassa

Datanomiopiskelija Joni Taskinen oli kuusi viikkoa opiskeluihin kuuluvassa harjoittelussa Elkassa. Seuraavassa Joni kertoo ajatuksiaan ja kokemuksiaan tältä ajalta.


Kun harjoittelupaikkani Elkassa vahvistui, minulla ei ollut vielä kunnon käsitystä siitä, millainen työpaikka on kyseessä. Ensimmäinen ajatukseni oli, että Elkassa käsitellään salaisia valtion asiakirjoja tai muuta vastaavaa. Ennen työharjoitteluni alkamista tutkin Elkan kotisivuja ja tutustuin sen toimintaan. Näin sain paremman kuvan Elkan toiminnasta ja siitä, millainen työpaikka on kyseessä.

Kyllähän se jännitti tulla ensimmäisenä työpäivänä töihin.  Olin varautunut, että työpaikka on erilainen, kuin mitä se lopulta oli. Näin jälkeenpäin mietittynä huvittaa omat ensimmäiset ajatukset, mitä minulla oli tästä työpaikasta. Minusta tämä työ, mitä olen täällä tehnyt, oli erittäin mielenkiintoista. Pääsin näkemään vanhoja valokuvia, asiakirjoja ja muita dokumentteja, mitä tuskin olisin missään muualla päässyt näkemään. Minusta tuntuu, että olisin saanut vielä enemmän irti tästä työstä, jos harjoittelu olisi kestänyt pidempään. Olisin todennäköisesti nähnyt lisää mielenkiintoisia aineistoja ja saanut tarkemman kuvan muiden työntekijöiden työtehtävistä, mutta aikansa kutakin.

Aluksi ajattelin, että työ ei ole monipuolista, mutta mieleni muuttui nopeasti. Elka paljastui mielenkiintoiseksi työympäristöksi. Nämä viimeiset kuusi viikkoa on mennyt minusta todella nopeasti. Minua harmittaa hieman, että harjoitteluni loppuu jo ensi viikolla, koska aloin juuri pääsemään sisälle talon tapoihin ja tutustumaan muihin työntekijöihin. Olen iloinen siitä, että minut otettiin hyvin vastaan ja kaikki työntekijät ovat olleet erittäin ystävällisiä.

Aina oppii uutta – sanonta pitää tässäkin tapauksessa paikkansa. Olen viihtynyt ja tykännyt olla töissä Elkalla. Tulen mielelläni vielä uudestaankin töihin J
 

keskiviikko 10. huhtikuuta 2013

Vanhoja asiakirjoja, uuh, iihhanaa!


Asiakirjoja, pöytäkirjoja, sopimuksia, palkkakortteja, kirjeitä, dokumentteja… Mitä muuta? Perinteisesti arkiston asiakkaat ovat tottuneita aineiston käyttäjiä, jotka hakevat asiakirjatietoa esimerkiksi tieteellistä tutkimusta, artikkelia tai opinnäytetyötä varten. Mutta katsotaanpa asiaa muistakin näkökulmista.
FIDAssa olen toteuttanut läheisen Kalevankankaan koulun kuvataiteenlehtori Satu Puustisen kanssa yhteistyötä muotoilukasvatuksen parissa. Toimintaan osallistui kolme 8. luokan ryhmää ja yksi kutosluokka, yhteensä liki sata koululaista. He saivat ensin tutustua originelleihin muotoilutoimiston tekemiin materiaaleihin ja suunnitella sen jälkeen omia tuotteita ohjeistetusti. Kokeilu oli erittäin onnistunut ja ilmapiiri innostunut, kuulin vain yhden oppilaan nurisevan tehtävänannosta, ja hänkin sai lopulta aikaan hienon tuotoksen!
Eilen saimme toiminnalle jatkoa, kun Sadun innostamana Kalevankankaan koulun rehtori ja 14 opettajaa tulivat tutustumaan Elkan aineistoihin ja ideoimaan niiden hyödynnettävyyttä. Miksipä ei, kun näköetäisyydelläkin olemme toisistamme.
 
Meillä oli vain tunti aikaa ja pyrimme keräämään Elkan aarrekammioista esille kaikkea muuta, kuin sitä perinteistä arkistomateriaalia. Ja sitähän löytyy, niin paljon kuin vain tila sallii esittää! Yritimme pohtia aineistoja mahdollisimman monelta kantilta ja opettajiltakin tuli jo eilen hyviä ideoita siitä, miten he voisivat tai haluaisivat aineistoa hyödyntää. Esimerkiksi vanhoja karttoja olisi mahdollista käyttää maantieteellisten ja alueellisten muutosten havaitsemiseen. Kädentaitojen opetuksessa voitaisiin hyödyntää mm. tekstiilitehtaiden valokuva-aineistoja  tai laivapiirroksia pienoismalleihin. Kotitalous- opettaja löysi vanhoja reseptejä ja nykyään hauskalta kalskahtavia kodinhoito-ohjeita esimerkiksi Stora-Enson henkilökuntalehdistä. Ja äidinkielen opetukseen saisi mielenkiintoisen lisän kaikista vanhoista teksteistä, kertomuksista ja käsialanäytteistä. Saimme opettajille vielä makeat naurut, kun katsoimme Elkan digitaalisista aineistoista samaisen Kalevankankaan koulun luontokerho Meleksen videoita 80-luvulta ja tv-mainoksia eri vuosikymmeniltä. Näillä näkymin Elkan ja Kalevankankaan koulun yhteistyö jatkuu kulttuuriperintökasvatuksen parissa viimeistään ensi syksynä!
 
On mukava välillä käyttää aikaa aineistojen selailuun, sillä myös meille itsellemme avautuu aina uusia aarteita ja näkökulmia Elkan aineistoihin. Pyrimme tuomaan näitä monipuolisesti kaikkien nähtäville jatkossakin niin nettisivuilla, Eemelissä kuin Facebookissakin.
 
muotoilija Heidi Huovinen
Finnish Industrial Design Archives (FIDA)

tiistai 9. huhtikuuta 2013

Jälkiviisaus on viisautta


Asiakirjahallinnan reunamerkintöjä –blogissa on nostettu esille arvonmääritys, josta on käyty keskustelua Liikearkistoyhdistyksen julkaisutoimikunnassa. Pekka Henttonen viittaa Osmo Palosen esimerkkiin pöytäkirjojen asiasisällön köyhtymisestä, ja peräänkuuluttaa seulontapolitiikan uudistamista ja keskustelua ammattikunnan sisällä. Kerrataanpa nopeasti nykytila.

Julkisella sektorilla sovelletaan Arkistolaitoksen tekemiä seulontapäätöksiä, joissa pyritään antamaan tarkat ohjeet siitä, mitä kunkin viranomaisen aineistoista on säilytettävä pysyvästi. Tavoitteena on määrittää asiakirjoille säilytysajat jo ennen niiden syntymää. Käytännön toimenpiteenä määräajan säilytettävien asiakirjojen poistaminen tapahtuu jo käsi- tai lähiarkistovaiheessa. Tai viimeistään siinä vaiheessa, kun organisaatio on siirtämässä aineistojaan Arkistolaitokseen.

Yksityisellä sektorilla toimivilla arkistoilla – kuten vaikkapa Elkalla – ei ole norminantovaltuuksia asiakkaisiinsa nähden. Siksi emme voi antaa seulontapäätöksiä, mutta voimme suositella käyttämään vaikkapa Liikearkistoyhdistyksen säilytysaikaohjetta (ks. Vuodesta sataan –teos). Niinpä yksityisellä sektorilla arvonmääritys tapahtuu vasta siinä vaiheessa, kun aineiston siirtoa arkistoon ollaan suunnittelemassa.

Arvonmäärityksen guru T.R. Schellenberg opetti meille, että asiakirjallisella tiedolla on kaksi säilytysperustetta: todistusarvo ja informaatioarvo. Ja asia voidaan ymmärtää niin, että vuosien kuluessa todistusarvo vähenee ja informaatioarvo kasvaa. Esimerkiksi harvalla yksityistä ihmistä koskevalla asiakirjalla on sadan vuoden päästä enää mitään todistusarvoa (tai pikemminkin käyttöä sellaiseen tarkoitukseen). Sen ikäiset asiakirjat ovat jo aikoja sitten siirtyneet aktiivi- ja passiivikäytöstä historialliseen vaiheeseen.

Yksityisarkistojen käyttämässä taannehtivassa seulonnassa on se hyvä puoli, että arkistoon siirrettäessä useimpien asiakirjasarjojen todistusarvo on jo päättynyt. Arvonmääritys voi siis keskittyä pysyvän säilyttämisen kannalta paljon olennaisempaan informaatioarvoon. Ja jos asiakirjojen synnystä on kulunut jo 10, 20, 30 ehkä jopa 40 vuotta, niin aineistoa on helpompi tulkita. Taaksepäin on aina helpompi katsoa kuin tulevaisuuteen, joten organisaation kehityslinjat ja keskeiset päätökset on helpommin löydettävissä – ja siten säilytettävissä tuleville sukupolville. Tässä mielessä siis jälkiviisaus on viisautta.

(Huom. Tämä kirjoitus koski ainoastaan perinteisiä paperisia arkistoja. Digitaalisen aineiston suhteen emme tietenkään voi odotella 40 vuotta).
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

tiistai 2. huhtikuuta 2013

Stalkkaamista


Tällä viikolla Elkassa harrastetaan (tavallista enemmän) työntekijöiden stalkkaamista. Taustalla on kuitenkin hyvä tarkoitus, nimittäin uuden tietojärjestelmän kehittäminen mahdollisimman asiakaslähtöisellä tavalla. Kaksi Mikkelin ammattikorkeakoulun teollisen muotoilun opiskelijaa seuraa henkilökuntamme työskentelyä erilaisten työtehtävien äärellä. Työpisteet valokuvataan, työntekijöitä haastatellaan ja erilaisia työvaiheita videokuvataan. Tarkoituksena on selvittää millaisia työvaiheita esimerkiksi digitointiin ja arkiston järjestämiseen sisältyy, jotta käyttöliittymästä voidaan tehdä mahdollisimman vaivaton, ja turhia työvaiheita voidaan karsia pois.

Ensi syksynä käyttäjälähtöinen kehittäminen laajennetaan koskemaan myös arkiston asiakkaita. Kunhan uuden tietojärjestelmän proto saadaan jonkinlaiseen kuntoon, niin se on tarkoitus asettaa tutkijasaliin asiakkaidemme testattavaksi. Hakuliittymää on tarkoitus testata myös asiakkaista kootulla testiryhmällä, joka saa liittymän etäkäyttöönsä. Tutkijasalista ja etäkäytöstä saadun palautteen perusteella tietojärjestelmää – tai sen käyttöliittymää – tullaan sitten parantamaan.

Arkistojärjestelmän kehittäminen iteratiivisesti ja käyttäjälähtöisesti on uusi asia ainakin meillä täällä Suomessa. Yleensä tietojärjestelmiä on kehitetty tekemällä ensiksi massiiviset vaatimusmäärittelyt ja tietomallinnukset, ja vasta sen jälkeen katsomalla, että minkälainen lopputulos putken päästä mahtaakaan tulla. Aikaisemman sukupolven arkistojärjestelmät on lisäksi suunniteltu lähinnä arkistonhoitajaa (tallentaminen) palvelemaan, eikä niinkään loppukäyttäjää (haku) huomioiden. Toivottavasti tällä kertaa lopputulos miellyttää niin sisäisiä kuin ulkoisiakin asiakkaita.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö