keskiviikko 27. maaliskuuta 2013

Sota-arkistoprojektin "jatkosota"


Elkan sota-arkistoprojektilla on nyt menossa kuudes vuosi – tai seitsemäs, jos pääasiassa EU-rahoituksella toteutettu käynnistys- ja koulutusvaihe lasketaan mukaan. Tämän piti alun perin olla projektin viimeinen vuosi, mutta työn aikana on selvinnyt, että sota-ajan aineistoa oli silloiseen Sota-arkistoon luovutettu vielä vuosia vuoden 1945 jälkeen. Kesällä 2012 Kansallisarkisto selvitti tarkemmin näitä vielä kunnostamattomia ja luetteloimattomia aineistoja ja projektin piiriin kuuluvan aineiston määräksi saatiin aiemmin arvioidun 15 hyllykilometrin sijasta peräti 18 hkm.

Tämä aineistomäärän ja samalla sen käsittelemiseksi tarvittavan työn suuri muutos tuli yllätyksenä kaikille osapuolille ja erityisesti projektin rahoittajalle Puolustusministeriölle sekä Puolustusvoimien Pääesikunnalle, jonka kautta käytännössä rahoitus kulkee. Kun tähän mennessä projektissa on käsitelty 11,5 hkm sota-arkistoaineistoa, tarvitaan vielä kaksi lisävuotta koko hankkeen loppuun saattamiseksi. Sota-ajan arkistoaineiston kunnostamiseen ja luettelointiin puolustushallinto oli kuitenkin sitoutunut, kun aikoinaan oli sovittu itsenäisen Sota-arkiston lakkauttamisesta vuoden 2008 alussa ja sen aineistojen, henkilökunnan ja toimintojen siirtämisestä osaksi Kansallisarkistoa. Syksyn 2012 ja alkuvuoden 2013 aikana asia etenikin Pääesikunnassa ja Puolustusministeriössä sotilaallisen ryhdikkäästi ja maaliskuun alussa Pääesikunta sai Puolustusministeriön päätöksellä valtuudet sopia kahdesta jatkovuodesta sota-arkistoprojektille. Sopimusneuvottelut ovat nyt etenemässä ja sopimus on tarkoitus saada allekirjoitettavaksi vielä kevään aikana.

Vuosien varrella projektissa on ollut tiivis yhteistyö Elkan ja Kansallisarkiston kesken. Yhteistyö alkoi jo projektin suunnittelu- ja käynnistysvaiheissa ja on toiminut koko ajan erinomaisesti. Käytännön yhteistyöstä on hyvä esimerkki se, että projektin elkalainen tutkimus- ja logistiikkavastaava sekä yksi arkistonjärjestäjä työskentelevät Helsingissä Kansallisarkiston Sörnäisten toimitiloissa. Samoin muutaman kerran vuodessa pidettävät Kansallisarkiston ja Elkan yhteiset palaverit, joissa käydään läpi laadunvalvontapalautetta ja käsitellään ohjeistukseen liittyviä tulkintoja, sujuvat hyvässä yhteisymmärryksessä ja yhteiseen tavoitteeseen – hyvään laatuun tehokkuuden kärsimättä – pyrkien. Minkäänlaisesta köydenvedosta ei ole puhettakaan!

Projektin ohjausryhmäkään, jossa on edustettuina Kansallisarkiston, Pääesikunnan ja Elkan lisäksi paikallisina sparraajina Miktech Oy ja Mikkelin työ- ja elinkeinotoimisto (alkuaikoina Etelä-Savon T&E-keskus), ei ole jäänyt kumileimasimen rooliin. Ohjausryhmällä oli oma tärkeä roolinsa projektin ensimmäisinä vuosina pyrittäessä tavoitteiden mukaisiin kunnostusmääriin ja jälleen viime vuonna, kun piti löytää etenemistapa projektin jatkon varmistamiseksi ja hankkeen loppuun saattamiseksi. Ohjausryhmä on todellakin ohjannut projektia ja tehnyt oman osuutensa sen työskentelyedellytysten varmistamiseksi.

Viime vuosina sota-arkistoprojekti on saavuttanut sellaisen rutiinin ja tehokkuuden, että voimme luottavaisina ottaa vastaan kaksi lisävuotta tämän vuoden jälkeen jäljellä olevien 4 – 5 hyllykilometrin käsittelemiseksi. Uskon, että projektin henkilökunta on tämän luottamuksen arvoinen!

Sakari Nuutinen
Projektipäällikkö
Sota-arkistoprojekti

keskiviikko 20. maaliskuuta 2013

6,7 promillea


Tein edellisen blogikirjoituksen jälkeen vielä laskelman siitä, että kuinka suurta osaa tietojärjestelmien ylläpitokustannukset meidän toiminnassamme näyttelee. Pääkirjan mukaan olemme vuonna 2012 maksaneet arkistotietokannan, av-arkiston ja kirjastotietokannan ylläpitokustannuksia yhteensä 8071 euroa. Se on melko tarkalleen 6,7 promillea keskusarkiston noin 1 205 500 euron kokonaiskustannuksista. Tuohon huimaan 8071 euron summaan sisältyy vieläpä tietojärjestelmien ohjelmistopäivityksiä ja palvelintilamaksuja usean teratavun verran.

Nykyisen kaltaisen tilanteen on todettu olevan liian kallis, esittämättä väitteen tueksi kuitenkaan minkäänlaisia laskelmia. On puhuttu jopa satojentuhansien säästöistä. Allekirjoittaneen mielestä tuntuu vähän hurjalta tempulta saada tuhansien eurojen menoeristä satojen tuhansien eurojen säästöjä.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

tiistai 19. maaliskuuta 2013

Yhteistoimintaa


Nykypäivänä asiakaspalvelussa on pyrkimys kohti yhden luukun periaatetta. Sen mukaan palvelun tuottaminen pitäisi häivyttää taka-alalle, ja jättää näkyviin vain yksi luukku, jonka kautta asiakas operoi. Esimerkiksi viranomaiset voivat järjestää verkkopalvelun, jonka toteuttamiseen useampi viranomainen osallistuu, mutta asiakkaalle toiminta avautuu yhden luukun kautta. Tämä on tietysti fiksu ja asiakaslähtöinen tapa toimia.

Muistiorganisaatiopuolella Kansallisen Digitaalisen Kirjaston asiakasliittymän voi nähdä tällaisena yhden luukun palveluna. Koko yhteiskäyttöliittymän (kulkee nykyään nimellä Finna) tärkein ominaisuus onkin mielestäni juuri tämä yhteiskäyttöisyys. Yhdellä ainoalla haulla saa kaikki kirjastoista, arkistoista ja museoista tulevat hakutulokset. Erinäisten sektorikohtaisten, ja organisaatiokohtaisten, näkymien luonti Finnaan taas kuulostaa aika turhalta. Jos haluat rajata haussa vain Elkaa koskevat hakutulokset, niin mene silloin Elkan nettisivuille. Tutkijanhan täytyy päästä aina mahdollisimman lähelle lähteitään. Yhteisistä kuvailusäännöistä, tarkoista mäppäyksistä ja säädellyistä metatietoformaateista huolimatta semanttinen merkitys voi vaihtua siirryttäessä järjestelmästä toiseen. Fiksu tutkija ymmärtää tämän.

Tietojärjestelmien osalta sen sijaan ollaan mielestäni menossa nyt vika suuntaan, kun halutaan väkisin kehittää yhteisiä tietojärjestelmiä, kun pitäisi keskittyä yhteismitallisen tiedon liikutteluun eri tietojärjestelmien välillä. Täytyykö organisaatio esimerkiksi määrätä käyttämään LibreOfficea, jos halutaan luoda Docx-tiedostoja? Eikö niitä samanlaisia tiedostoja saa aikaa Microsoft Officella ja Open Officellakin? Minulla on vähän sellainen epäilys, että jos kehitetään yksi tietojärjestelmä Suomen kirjastoille, yksi järjestelmä Suomen museoille ja yksi järjestelmä Suomen arkistoille, niin lopputulos ei ole hyvä kenellekään. Joko se on loputon kompromissin kompromissin kompromissi, tai sitten yhden toimijan omaan käyttötarkoitukseen räätälöimä täsmäratkaisu, jota muiden on pakko opetella käyttämään.

Lisäksi tietojärjestelmien yhtenäistämisestä saatavia hyötyjä liioitellaan muistiorganisaatioissa. Kiinteistö- ja henkilöstömenojen jälkeen sekalaisilla toimintamenoilla – kuten tietojärjestelmien hankinta- ja ylläpitokustannuksilla – ei ole merkittävää prosenttiosuutta. En halua kuulostaa pessimistiltä, sillä kannatan lämpimästi kaikenlaista sektorikohtaista yhteistyön lisäämistä. Esimerkiksi viestinnässä, aineistojen esilletuonnissa, arkistojen asiakashankinnassa ja palvelumuotoilussa olisi hyvin paljon synergiaetuja saavutettavissa, kun asioita lähdettäisiin kehittämään reilun tasavertaisista lähtökohdista.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö