keskiviikko 13. helmikuuta 2013

Härkää sarvista


Tartuin (vihdoin) tänään niin sanotusti härkää sarvista, ja aloin luonnostelemaan Elkan uutta järjestämis- ja luettelointiohjetta. Jokaisella itseään kunnioittavalla arkistolla on yleensä käytössään tällainen – esimerkiksi järjestämisohjeen nimellä kulkeva – läpyskä, joka ohjaa käytännön järjestämis- ja luettelointityötä. Kyse on siis eräänlaisesta laitoskohtaisesta työohjeesta. Elkallakin on tällainen ohje ollut olemassa vuosikausia.

Nyt meillä on kuitenkin edessämme kaksi isoa muutosta, jonka seurauksena järjestämis- ja luettelointiohje täytyy uudistaa aivan totaalisesti. Ensinnäkin vuosikymmenen verran luotettavasti palvellut Elma-tietokanta alkaa olla elinkaarensa päässä, ja se korvataan uudella arkistotietokannalla. Tietojärjestelmäuudistuksen rinnalla perinteisestä ”arkistonmuodostaja – arkisto” –kuvailusta ollaan siirtymässä kontekstuaaliseen kuvailuun. Arkistoaineksen lisäksi myös toimijat, toiminta, paikat ja tapahtumat tulevat olemaan kuvailtavia kokonaisuuksia. Muutos on niin suuri, että vanhalla ohjeella voi heittää vaikkapa vesilintua…

Uusi järjestämis- ja luettelointiohje syntyy pikkuhiljaa tässä kevään aikana, ja varmaan tarkentuu sen jälkeen kun saamme uuden tietojärjestelmän ensimmäisen testiversion koekäyttöön loppukeväästä. Toki esimerkiksi Capture Clientia koskevat ohjeistukset valmistuvat jo huomattavasti sitä aikaisemmin. Eli mielenkiintoisia aikoja siis luvassa.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

tiistai 5. helmikuuta 2013

Arkistojen hankintapolitiikan yhdentäminen


Arkistosektorilla on käynnistymässä työ yksityisarkistojen hankintapolitiikan yhdentämiseksi. Kansallisarkiston toivomus on, että jatkossa hankintapäätökset tehtäisiin yhteisen linjan mukaisesti, ja päätöksenteossa otettaisiin keskeisesti huomioon tutkijayhteisön toiveet. Ilmeisesti tarkoitus on muodostaa jonkinlaisia työryhmiä, jotka käsittelisivät aineistojen hankintapäätöksiä, ja työryhmässä olisi edustettuina niin arkistojen edustajia kuin myös tutkijoita. Tässä vaiheessa meillä ei vielä ole tietoa siitä kuinka tämä on tarkoitus toteuttaa. Luodaanko jonkinlaisia kollegioita, joissa arkistonhoitajat ja professorit yhdessä päättävät, että mitä tallennetaan jälkipolville ja mitä ei.

Mikäli kollegion tarkoitus on jakaa myönteisiä ja kielteisiä päätöksiä, niin täytyy kyllä todeta, että työstä ei tule helppoa. Esimerkiksi yritystoiminnan kannalta Suomi on aika pieni maa, ja liiketoiminta keskittynyttä. Jos ajattelemme esimerkiksi Elkan viime vuosien isoja arkistoluovutuksia, kuten vaikkapa Valmet Automotivea, Patria Land Systemsia ja Vaisalaa, niin kukin edustaa käytännössä koko omaa toimialaansa Suomessa. Valmet Automotiven arkisto sisältää koko suomalaisen henkilöautonvalmistuksen historian aina Saabeista Porscheen. Patria Land Systemsin arkisto sisältää edeltäjiensä Tampellan ja Vammaksen aseenvalmistusta koskevat asiakirjat itsenäisyyden ajan alusta 1990-luvulle saakka. Ja Vaisala taas on ensimmäinen suomalainen high tech –yritys, ja maailman johtavia toimijoita säähavaintolaitteiden valmistuksessa. Kollegio joutuisi siis käytännössä ottamaan kantaa siihen, että tuleeko esimerkiksi suomalaisen autonvalmistusteollisuuden ja aseteollisuuden historiaa ylipäätänsä säilyttää.

Mikäli tällaisia arvonmäärityskollegioita nyt lähdetään perustamaan, niin meidän toiveemme on, että kyseisiin tehtävään valittavat henkilöt todella osaisivat asiansa. Heidän tulisi ymmärtää, että kuinka keskeinen merkitys yritystoiminnalla on Suomen historiassa ollut – ja tulee aina olemaan. Mutta mikäli professorit ajattelevat mattiklingemäisesti, että historia on vuosilukuja, hallituskausia ja keskushallinnon tekemiä päätöksiä, niin silloin lopputulos on kyllä hyvin yksipuolinen.

Varmasti jokainen arkisto joutuu lähitulevaisuudessa supistamaan aineiston vastaanottomääriään ja ylipäätänsä tarkentamaan omaa hankintapolitiikkaansa. Oma toiveeni kuitenkin on, että tämä työ voitaisiin toteuttaa tarkemmalla seulonnalla ja vaikkapa isojen asiakirjasarjojen massadigitoinnilla. Tämä olisi mielestäni joka tapauksessa parempi vaihtoehto, kuin arkistotasolla tapahtuva hyvin tiukka valinta siitä, että mitä arkistoja säilytetään ja mitä ei. Jälkimmäisessä tapauksessa vaarana on hyvin tilkkutäkkimäinen lopputulos, jossa tallennetaan vain tiettyjä arkistoja tietyiltä toimialoilta.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö