maanantai 17. joulukuuta 2012

Vaihtoehtoinen tapa


Asiakirjahallinnon reunamerkintöjä – blogissa on tämän syksyn aikana käyty runsaasti keskustelua arkistonmuodostussuunnitelmista, niiden tarkkuustasosta ja merkityksestä organisaation asiakirjahallinnon ohjauksessa. Katso esimerkiksi Sari Mäkisen kirjoitus Sadan AMS-sivunyksinäisyydestä. Ja jo elokuun lopulla Pekka Henttonen totesi huomanneensa, että meillä pitäisi asiakirjahallinnassa olla kaksi kehityslinjaa, joista toinen perustuisi ennakkosuunnitteluun (eAMS, TOJ) ja toinen taas jälkikäteiseen toimintaan.

Meillä tämä varautuminen etu- ja jälkikäteiseen – malliin oli lähtökohtana jo Capture – projektin alussa. Projektia edeltäneiden, Mamkin kanssa yhdessä toteutettujen, Tuli-kyselyiden (2009 & 2010) sekä projektin aikana toteutetun asiakaskyselyn (2011) ansiosta meillä on koko ajan ollut melko tarkka käsitys siitä, mitä ”kentällä” tapahtuu. Vastausten pohjalta tiesimme esimerkiksi sen, että sähköinen tiedonohjausjärjestelmä on käytössä vain noin kolmasosalla yrityksistä. Ja että suosituimpia tiedon säilyttämispaikkoja ovat tällä hetkellä verkkolevyt (1.) ja SharePoint (2.), eikä irralliset kiintolevyt ja optiset tallennevälineet ole sen kauempana kärjestä kuin neljäntenä.

Oli siis melko luonnollinen valinta, että ensimmäisiksi pilotointikohteiksi, ja varsinaisen palvelutoiminnan osalta ensimmäiseksi kehityskohteeksi, valittiin verkkolevyt ja irralliset tallennusmediat. Työkaluksi tähän toimintaan on kehitetty mainio Capture Client –sovellus, jolla on mahdollista massana käsitellä tiedostomuotoisia aineistoja ja tallentaa niitä sähköiseen arkistoon. Parhaillaan olemme opettelemassa digitaalisen aineiston järjestämisen taitoja. Client ja arkistojärjestelmä kun ovat vain työkaluja. Vähintään yhtä tärkeää on löytää oikeat työskentelytavat aineiston käsittelylle ja säilyttämiselle, sekä laatia niitä koskevat ohjeistukset. Veikkaisin, että olemme tässä asiassa jonkin sortin pioneereja Suomessa. Toivottavasti joku vinkkaa meille, jos tietää esimerkkejä digitaalisen aineiston järjestämisestä vaikkapa muualta maailmasta.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö/
Capture-hankkeen projektipäällikkö

Ei kommentteja: