keskiviikko 19. joulukuuta 2012

Haasteita


Mitä tehdään Windowsin komentosarjalle? Mikä on bmt? Entä WP95? Miten järjestetään .aup, .html, .pcx tai Microsoft Access Database vai järjestetäänkö ja mihin järjestykseen? Näitä pohdiskelee arkistonjärjestäjä kun eteen tuodaan sähköinen arkisto, siis verkkolevy tuhansine tiedostoineen, kansioissa ja ilman. Ja näistä pitäisi saada jotain järkevää aikaiseksi.

Tärkeintähän on saada talteen tietoa, samalla tavalla kuin paperiaineistoa käsitellessä.  Ja itse asiassa periaate onkin melkein sama, olipa kansiot hyllyssä tai tietokoneen näytöllä. Lähdetään sortteeraamaan aineistoa pienempiin kokonaisuuksiin erilaisilla perusteilla, tiedostojen nimien, tiedostotyyppien ym. mukaan. Etsitään selkeät isot sarjat esim. pöytäkirjat, tiedotteet, projektiaineistot tai muut vastaavat kokonaisuudet ja siirretään omiin kansioihin. Hyvällä onnella saattaa olla jo jonkinlaista kansiorakennettakin valmiina. Loput sekalaiset käydään vähän tarkemmin läpi ja poistellaan samalla ns. turhat tiedot ja tiedostot. Voisi tietysti kysyä, mikä on turhaa tietoa ja mitkä turhia tiedostoja. Turhan tiedon tunnistamisessa auttaa ”tavallinen arkisto-osaaminen”, ainakin jos saa tiedoston auki, mutta tiedostojen tunnistamista pitää alkaa opetella. On tiedettävä mitkä tiedostot on säilytettäviä tai hävitettäviä. Vai voiko pelkän tiedostotyypin perusteella päätellä, että sen sisältämä tieto on tai ei ole arvokasta? Osittain voikin, mutta sekin pitää tietää.

Ja koko ajan tulee uusia tiedostoja, joiden kohdalla joudutaan miettimään mitä tehdä ja miten saada tiedot tiedostoista. Muitakin temppuja, kuten massakonvertointia Pdf:ksi ja OCR-skannausta tulee varmaan opeteltavaksi. Voi meitä, aikamoisia haasteita.
 
Heljä Strömberg
- digitaalisen järjestämisen pioneeri

maanantai 17. joulukuuta 2012

Vaihtoehtoinen tapa


Asiakirjahallinnon reunamerkintöjä – blogissa on tämän syksyn aikana käyty runsaasti keskustelua arkistonmuodostussuunnitelmista, niiden tarkkuustasosta ja merkityksestä organisaation asiakirjahallinnon ohjauksessa. Katso esimerkiksi Sari Mäkisen kirjoitus Sadan AMS-sivunyksinäisyydestä. Ja jo elokuun lopulla Pekka Henttonen totesi huomanneensa, että meillä pitäisi asiakirjahallinnassa olla kaksi kehityslinjaa, joista toinen perustuisi ennakkosuunnitteluun (eAMS, TOJ) ja toinen taas jälkikäteiseen toimintaan.

Meillä tämä varautuminen etu- ja jälkikäteiseen – malliin oli lähtökohtana jo Capture – projektin alussa. Projektia edeltäneiden, Mamkin kanssa yhdessä toteutettujen, Tuli-kyselyiden (2009 & 2010) sekä projektin aikana toteutetun asiakaskyselyn (2011) ansiosta meillä on koko ajan ollut melko tarkka käsitys siitä, mitä ”kentällä” tapahtuu. Vastausten pohjalta tiesimme esimerkiksi sen, että sähköinen tiedonohjausjärjestelmä on käytössä vain noin kolmasosalla yrityksistä. Ja että suosituimpia tiedon säilyttämispaikkoja ovat tällä hetkellä verkkolevyt (1.) ja SharePoint (2.), eikä irralliset kiintolevyt ja optiset tallennevälineet ole sen kauempana kärjestä kuin neljäntenä.

Oli siis melko luonnollinen valinta, että ensimmäisiksi pilotointikohteiksi, ja varsinaisen palvelutoiminnan osalta ensimmäiseksi kehityskohteeksi, valittiin verkkolevyt ja irralliset tallennusmediat. Työkaluksi tähän toimintaan on kehitetty mainio Capture Client –sovellus, jolla on mahdollista massana käsitellä tiedostomuotoisia aineistoja ja tallentaa niitä sähköiseen arkistoon. Parhaillaan olemme opettelemassa digitaalisen aineiston järjestämisen taitoja. Client ja arkistojärjestelmä kun ovat vain työkaluja. Vähintään yhtä tärkeää on löytää oikeat työskentelytavat aineiston käsittelylle ja säilyttämiselle, sekä laatia niitä koskevat ohjeistukset. Veikkaisin, että olemme tässä asiassa jonkin sortin pioneereja Suomessa. Toivottavasti joku vinkkaa meille, jos tietää esimerkkejä digitaalisen aineiston järjestämisestä vaikkapa muualta maailmasta.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö/
Capture-hankkeen projektipäällikkö

tiistai 11. joulukuuta 2012

Tiedottaminen tahtoo unohtua...

Kävin tässä aamupäivällä läpi Capture-projektin materiaaleja iltapäivällä pidettävää viimeistä ohjausryhmän kokousta silmällä pitäen (projektihan loppuu nyt vuodenvaihteessa). Kaiken muun projektin tuottaman dokumentaation keskeltä silmiini sattui myös asiakaskyselyn yhteenveto tammikuulta 2012. Capture-projektissahan toteutettiin asiakaskysely yritysten asiakirjahallintoihmisille marras-joulukuussa 2011. Tuloksia hyödynnettiin sitten mm. projektin pilotointikohteiden valinnassa ja käyttötapauskuvausten laadinnassa.

Mutta, mutta... olisihan nämä kyselytulokset tietysti voineet kiinnostaa alan ihmisiä laajemminkin, sillä saimme sentään (anonyymit) vastaukset kolmeltakymmeneltäyhdeltä yritykseltä koskien heidän asiakirjahallintoa ja sähköisiä järjestelmiä. Olisi näistä tuloksista voinut varmaan jonkun artikkelin vaikka Failiin raapustaa. Noh, yritän korjata tilanteen projektin loppuraportissa, joka julkaistaneen noin kuukauden päästä.

Sinänsähän tuloksissa on mielenkiintoista tietoa mm. käytetyistä metatietostandardeista. Niissä nimittäin Dublin Corella - siitä johdettuine JHS- ja SFS-käännöksineen - on aika selkeä johtoasema verrattuna esimerkiksi sähkeeseen tai MoReqiin. Kyselyn painopiste oli tietojärjestelmissä, niiden käytössä ja pitkäaikaissäilytysten tarpeen arvioinnissa. Mutta palaan tosiaan tähän asiaan loppuraportissa...

Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö/
Capture-hankkeen projektipäällikkö

keskiviikko 5. joulukuuta 2012

Capture -hankkeesta kohti toteutusvaihetta


Elkan EAKR-rahoitteinen Capture –projekti vetelee viimeisiään, eli toisin sanoen 31.12. päättyvän projektin osalta alkavat aamut olla vähissä.  Projektin ensimmäisessä vaiheessa mietittiin sitä, että mitkä ovat sellaisia palveluita, joita Elka jatkossa toteuttaa.  Kun palvelut oli saatu kuvattua, ryhdyttiin suunnittelemaan sellaista tietojärjestelmää, jolla palvelut pystyttäisiin mahdollisimman joustavasti ja tehokkaasti toteuttamaan. Keskeisimpiä käyttötapauksia, kuten analogisen aineiston luettelointia, sähköisen aineiston vastaanottoa ja verkkolevyaineiston järjestämistä ja tallentamista, on projektin aikana harjoiteltu ja testattu pilotoinneilla. Seuraavaksi onkin sitten tuotantojärjestelmän hankinnan aika.

Elkan hallitus teki kesällä päätöksen, että lähdemme mukaan Open Source Archive –projektiin, jossa avoimen lähdekoodin komponenteista rakennetaan uusi arkistojärjestelmä sekä Dark Archive –mallinen pitkäaikaissäilytysratkaisu. Kyseinen OSA-hankkeessa toteutettava arkistojärjestelmä tehdään Capture -projektin määritysten mukaisesti. Elka on OSA –hankkeessa hyvin tiiviisti mukana tuomassa arkistoinnin ja pitkäaikaisen säilytyksen kokemustaan, sekä tietysti myös seuraamassa, että tietojärjestelmän toteutuksessa noudatetaan Capture –hankkeen tekemiä määrityksiä. Uskon, että toteutuksesta on vastaamassa hyvin ammattimainen porukka, ja että syntyvästä ratkaisusta tulee kansainvälisestikin katsoen täysin vertailukelpoinen järjestelmä.

Uusi arkistotietojärjestelmä toteutetaan iterointimenetelmällä, aloittamalla kriittisimmistä toiminnoista, ja edeten niistä pikku hiljaa kohti kehittyneempiä versioita. Ensimmäisen testiversion saamme käsiimme ennakkotietojen mukaan jo loppukeväästä, joten aika vauhdikasta on eteneminen. Samaan aikaan täytyy tietysti kehittää myös työmenetelmiä ja toimintatapoja. Tietojärjestelmät ovat loppujen lopuksi vain jonkin tietyn palvelun toteuttamiseen tarkoitettuja työkaluja. Kuinka työkaluja oikein käytetään, niin se onkin jo aivan toinen asia.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö/
Capture -hankkeen projektipäällikkö