perjantai 16. marraskuuta 2012

Arkiston asiakashankinta


Tämänvuotista Pohjoismaista arkistojen päivää vietettiin viime lauantaina. Elkassa tapahtumaa juhlistettiin perinteiseen tapaan järjestämällä avointen ovien tilaisuus, johon saapui kaikkiaan parisensataa vierasta. Sen lisäksi Arkistojen päivän näyttelyä kävi alkuviikon aikana katsomassa vielä kuutisenkymmentä henkilöä. Yksi ainut tapahtuma – muutamine lisäpäivineen – vastaa siis noin kolmasosasta koko vuoden (fyysisistä) asiakaskäynneistä. Loput kaksi kolmasosaa muodostuvat tietenkin tutkijasaliasiakkaista ja erilaisista vierailuryhmistä.

Valtaosa niin Arkistojen päivän, kuin myös vierailuryhmien, kävijöistä kommentoi, että ”enpä tiennyt tällaista laitosta olevankaan”, ”miksi ette mainosta enemmän toimintaanne” ja että ”täällähän on vaikka kuinka valtavasti mielenkiintoista nähtävää”. Elka ei siis ole kauhean tunnettu instituutio suomalaisten, eikä edes mikkeliläistenkään, keskuudessa. Siksi meidän tiedottamistoiminnan ensisijainen tarkoitus on lisätä ylipäätänsä arkistomme tunnettavuutta. Ehkä myös tästä tilanteesta johtuen Elkan asiakasmäärät eivät ole viime vuosina olleet laskusuunnassa, niin kuin monella muulla arkistolla. Vaikka Elka on instituutiona ollut olemassa jo 31 vuotta, niin tunnettavuutemme ei ole vielä saavuttanut täyttä potentiaaliaan. Esimerkiksi historiantutkijat käyttävät pääasiassa niiden arkistojen palveluita ja aineistoja, joihin ovat tottuneet, ja joihin heidät on koulutettu. Jos professorit ovat tottuneet käyttämään tiettyjä laitoksia ja niiden vakiintuneita aineistoja, niin niitä he usein suosittelevat oppilailleenkin. Tutkimusperinteet eivät synny vuodessa tai kahdessa, eivätkä aina vuosikymmenissäkään.

Meillä tutkijasaliasiakkaiden määrä on pysynyt vuodesta toiseen melko lailla samalla tasolla, mutta esimerkiksi kaukolainojen, verkkopalveluiden käyttäjien ja vierailuryhmien kävijämäärät ovat olleet nousussa. Sinänsä kuvaavaa on esimerkiksi tieto, että aineistojamme kaukolainataan muihin arkistoihin lähes yhtä paljon kuin niitä tilataan tutkijasaliin. Ilmeisesti Mikkeli on monen mielestä syrjässä, vaikka ainakin minun karttakirjani mukaan se sijaitsee melko keskellä eteläistä Suomea. Tunnettu tosiasia on myös se, että matka Helsingistä Mikkeliin on pidempi kuin Mikkelistä Helsinkiin. Toisaalta sijaintimme täällä ”susirajan takana” laskee kyllä huomattavasti kiinteistökustannuksia, jotka ovatkin arkistojen kohdalla se suurin menoerä. Emme siis valita.

Aina ei pitäisi puhua vain akateemisista tutkijoista ja tottuneista harrastelijatutkijoista, sillä jos arkiston yhteiskunnallinen vaikuttavuus halutaan maksimoida – niin kuin se minun mielestäni pitäisi olla tavoitteena – niin silloin palvelut tulisi kohdentaa mahdollisimman suurelle ihmisjoukolle. Tällöin tulisi selvittää potentiaalisia käyttäjäryhmiä, ja pyrkiä mainostamaan ja kohdentamaan arkiston palveluita heille räätälöidyllä tavalla. Esimerkiksi 60-vuotiaalle historian professorille ei kannata viestiä samalla tavalla kuin arkistosta koskaan kuulemattomalle 30-vuotiaalle. Samaan aikaan täytyy osata viestiä vakiintuneiden kanta-asiakkaiden kanssa ja muistaa kertoa heille uusista aineistoista, ja taas toisaalla pyrkiä tiedottamaan arkiston olemassaolosta ja pyrkiä hankkimaan uusia asiakkaita.

Asiakaslähtöisyys on tietenkin yksi tämän hetken hittisanoista. Sillä tarkoitetaan sitä, että virkamiehet työryhmässä miettivät mitä asiakas haluaa. Näinhän se ei tietenkään pitäisi olla. Siksi seuraan suurella mielenkiinnolla mitä Heidi keksiikään vielä tuolla FIDA:n puolella. Hän kun on nimittäin laittanut asiakkaat pohtimaan, miten muotoiluarkiston palvelut tulisi järjestää. Ehkäpä sieltä jotain ideaa voisi tänne luutuneelle ja pölyttyneelle yritysarkistopuolellekin vieriä…
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

Ei kommentteja: