keskiviikko 24. lokakuuta 2012

Digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen haasteet


Hyvälaatuiset paperiasiakirjat voi laittaa hyllyyn - ja jos säilytysolosuhteet ovat edes kohtuulliset - niin asiakirjat säilyvät kyllä satoja vuosia. Digitaalisia aineistoja sen sijaan ei voi vain ’unohtaa’ levylle, ja olettaa niiden säilyvän vuodesta toiseen, koska digitaaliset aineistot vaativat jatkuvaa tarkkailua ja huolenpitoa. Sähköinen pitkäaikaissäilytys on pohjimmiltaan vain ennakkoon suunniteltu tapa toimia eri tilanteissa. Jotain mystisen vaikeaa aiheessa tosin täytyy olla, koska asiaa ei ole vielä Suomessa saatu ratkaistuksi. Niin sanottu ’digitaalisen ajan musta-aukko’ on venynyt 1980-luvun alusta jo 2000-luvulle saakka. Joko 2010-luvun sähköiset aineistot saataisiin pelastettua?

Ohessa on muutamia keskeisiä ongelmia, haasteita ja näkökulmia, joita me sähköisen pitkäaikaissäilytyksen parissa työskentelevät joudumme ottamaan huomioon.

1§ Säilytyspalvelun tarjoajan luotettavuus

Maailma on pullollaan sähköisiä säilytyspalveluita tarjoavia yrityksiä. Mikään ei ole helpompaa kuin ostaa niiltä säilytystilaa ja tyrkätä aineistot pilveen. Mutta jos pitkäaikaissäilytyksen aikaperspektiivi n vaikkapa 20, 30, 50 tai 100 vuotta, niin palveluntarjoajan luotettavuus kannattaa ottaa tarkasteluun. Onko yritys pystyssä vielä kolmen vuoden kuluttua? Ennätätkö siirtää aineistosi turvaan ennen kuin joku vetää viimeisen kerran pistokkeen irti seinästä?

2 § Tiedostoformaattien konvertointi

Edellä mainittu ongelma on varmasti jotenkin ratkaistavissa vaikkapa hajauttamalla aineostot useiden eri palveluntarjoajien servereille ja tekemällä sopimuksiin kunnolliset exit-klausuulit. Toisin sanoen bittien säilyttäminen ei liene suurin ongelma. Useimmat palveluntarjoajat tarjoavat kuitenkin vain säilytystilaa, eli sama asia kuin jos vuokraisit jostakin varastohallista hyllytilaa paperiasiakirjoillesi. Paperisten dokumenttien formaatit eivät tosin vaihdu vuosien kuluessa, mutta sähköisissä aineistoissa ne vaihtuvat. Jo joitain 1990-luvun ohjelmistoilla luotuja dokumentteja on hankala aukaista, 1980-luvusta nyt puhumattakaan. Sähköisessä pitkäaikaissäilytyksessä tulisi käyttää vain yleisesti käytössä olevia, ja mielellään pitkäaikaiseen säilytykseen sopivia, tiedostoformaatteja. Lisäksi ne tulisi aina tietyn väliajoin konvertoida uuteen formaattiin, jotta ne olisivat käytettävissä jatkossakin.

3 § Aineiston löydettävyys ja käytettävyys

Kun aineiston säilytys ja tiedostoformaattien migraatio on saatu ratkaistuksi, niin ei se vielä tarkoita, että pitkäaikaissäilytyksen ongelmat olisi ratkaistu. Useimmilla yksityishenkilöilläkin digitaalisia tiedostoja voi olla kymmeniä tuhansia kappaleita (useimmissa tapauksessa digikuvia sekä tekstitiedostoja). Suurten yritysten tapauksessa kappalemäärät lasketaan tietenkin miljoonissa. Pelkästä säilyttämisestä ei koskaan ole iloa, jos aineisto ei ole käytettävissä. Eivät arkistotkaan säilytä kokoelmiaan säilyttämisen ilosta, vaan kyllä niitä säilytetään käyttöä varten. Säilyttämisen hallintaa varten tarvitaan siis jokin tietojärjestelmä, jonka avulla huolehditaan aineiston käytettävyydestä. Useimmiten asia ratkaistaan jonkinlaisen tietokantasovelluksen avulla. Tietokantaan tallennetaan dokumenttien sisältöön ja niiden käyttöön ja kontekstiin liittyvää metatietoa, jonka avulla voidaan huolehtia tiedon löytymisestä ja myöskin löydetyn tiedon luotettavuudesta.

4§ Kyllähän se jotain maksaa

Gigantista voi käydä ostamassa satasella ulkoisen kiintolevyn. Muutamalla kymppitonnilla saa jo kohtuullisia nauhatallennusjärjestelmiä, joiden kapasiteetti on jopa satoja teratavuja. Kuitenkin jos tallentaa aineistonsa pitkäaikaisesti ja luotettavasti, niin palveluntarjoajan tulisi huolehtia vähintäänkin kolmesta yllä olevasta asiasta. Ja mitä tiukemmat vaatimukset asetetaan säilytysympäristön turvallisuudelle ja luotettavuudelle, niin sitä enemmän se maksaa. Aineistot tulisi hajauttaa vähintään kolmeen eri paikkaan ja ne tulisi myös maantieteellisesti hajauttaa. Laitteistojen ylläpidosta ja ammattimaisesta tietopalvelusta aiheutuu myös kustannuksia. Näiden asioiden ymmärtäminen voi olla vähän hankalaa, jos toisena vaihtoehtona on se Gigantista ostettu kiintolevy, tai firman it-niilon palopuhe uudesta hienosta palvelinjärjestelmästä.
 

Näitä asioita on hyvä pohtia, kun mietitään digitaalisten aineistojen pitkäaikaissäilyttämistä. Ja pitkäaikaisella tarkoitan tässä lähinnä yli kymmenen vuotta kestävää säilyttämistä. Toki keskittämisellä saadaan kustannuksia merkittävällä tavalla pienennettyä, ja mm. juuri siitähän Capture-hankkeessakin on kysymys. Tärkeintä on kuitenkin saada digitaalisen ajan musta aukko vihdoin suljettua, ja että pystymme tallentamaan meidän aikamme yrityshistoriaa tuleville sukupolville. Ilman yritysten sähköisten aineistojen säilyttämisen ratkaisua tulevaisuuden historiankirjoitus tulee olemaan valitettavan viranomaispainotteista.
 
Olli Alm
tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

perjantai 19. lokakuuta 2012

Yhteistä historiaamme tallentamassa


Finlayson, Tampella, Hackman, Rosenlew, Sinebrychoff, Ahlström, Enso-Gutzeit, Serlachius, Rettig ja Paulig. Siinäpä muutamia yrityksiä, joilla on ollut suuri merkitys Suomen teollistumisessa, vaurastumisessa ja kaupungistumisessa 1800-luvun alkupuolelta lähtien. Liikeyritysten tarpeet johtivat myös pankkilaitoksen kehittymiseen ja Suomen suuntautumiseen läntisille markkinoille. Liike-elämän ja erityisesti vientiteollisuuteen suuntautuneiden yritysten tarpeet olivat vahvasti taustalla myös viimeaikaisemmissa EU ja EMU –jäsenyyksissä.

Kun näin loppuvuodesta kirjoitellaan avustushakemuksia rahoittajille ja tehdään toimintasuunnitelmia tulevalle vuodelle, niin on hyvä myös hetkeksi pysähtyä miettimään instituutiomme perustavinta tarkoitusta: edellä mainittujen(kin) yritysten asiakirjallisen tiedon ja –historian tallentamista tuleville sukupolville. Niillä kun on meidän mielestämme hyvin keskeinen rooli Suomen historiassa, ja siinä kehityksessä, jossa nykyisen kaltainen Suomi on muovautunut.

Rahoituksen kiristyminen johtaa siihen, että arkistojen hankintapolitiikat otetaan entistä tarkempaan syyniin. Elkaan tallennetuilla arkistoilla on hyvin vahvaa paikallista, valtakunnallista tai hyvin monissa tapauksissa jopa kansainvälistäkin merkitystä. Näistä yrityksistä esimerkkeinä vaikkapa Vaisala, Stora Enso ja Nokia. Kaikkien niiden päämarkkina-alueet ovat Suomen ulkopuolella ja ne ovat omalla alallaan globaaleita toimijoita. Asiakirjallisen tiedon digitalisoituminen ja verkottuminen sopii Elkalle erinomaisesti. Monista muista vain kansallisesti toimivista arkistoista poiketen meillä kun on paljon kansainvälisestikin katsoen kiinnostavaa materiaalia ja monilla eri alkuperäiskielillä.

*Varoitus: Edellä oleva teksti sisältää piilomainintaa. Kaikkien tekstissä mainittujen yritysten arkistot ovat tutkittavissa Elkassa.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

maanantai 15. lokakuuta 2012

Onko nämä netissä?

Ääni lähti arkistonhoitajalta, kun pari päivää kertoi sukututkijoille mitä kaikkea arkistoista voikaan löytyä. Kaksi päivää Kuulutko sukuuni? -tapahtumassa Vantaalla toi taas selkeästi esille sen, miten me olemmekin tuntemattomia. Yksityisten keskusarkistojen osastolla esittäydyimme vastaanottavaiselle yleisölle. Elkan kanssa paikalla olivat Pirjo Kansan arkistosta ja Heli Urheiluarkistosta. Osastollamme oli välillä jopa ruuhkaista, ja esitteitä meni kuin kuumille kiville.

 

Kuhinaa YKA:n näyttelyosastolla. Esittelemässä Heli Yrjänäinen Urheiluarkistosta.

Kun sadat ja tuhannet sukututkijat ovat saaneet sukupuunsa rakennettua, on meillä tuhannen taalan paikka kertoa mistä saadaan tutkimukseen ”lihaa luiden ympärille”. Yksityisten keskusarkistojen kokonaisuudesta saa moneen sukupuuhun lisätietoja, kunhan osaa vain etsiä ja löytää. Ja kyllähän sitä osaa, jos vaan tietää mistä etsiä. Sähköisiin palveluihin ja digitoitujen aineistojen esittelyyn ja saatavuuteen on kiinnitettävä huomiota myös sukututkijoiden ja muiden ”tavisten” kannalta.
 
Tapana on ollut vähän taivastella, kun "ne nykyajan nuoret" vaan soittaa ja kysyy, että eikö näitä ole netissä. No, ajat ovat sen verran muuttuneet, että nyt kahdeksankymppiset mummotkin kyselevät, että onko nämä netissä. Pitäisi olla. Ainakin enemmän kuin nyt. Ja helpommin löydettävissä.
 
Heljä Strömberg