torstai 27. syyskuuta 2012

Capture Clientillä tiedostot talteen


Capture –projektissa on suunniteltavan uuden tietojärjestelmän määrittelydokumentaatio saatu jo ensimmäisen kommentointikierroksen asteelle. Samoin pilotoinnissa on päästy testaamaan jo kaikkia palvelukuvauksissa listattuja eri aineistonhallintaan liittyviä palveluita. Syyskauden aikana painopiste siirtyy yhä vahvemmin pilotoinnin pariin, jotta projektin päättymisen jälkeen saataisiin mahdollisimman lentävä lähtö varsinaisen palvelutoiminnan käynnistämiseen.

Pilotointi alkoi viime keväänä, kun projektia varten luotiin Mikkelin ammattikorkeakoulun palvelinjärjestelmään sähköinen demoarkistotietokanta. Tietokannan metatietoelementit rakennettiin vastaamaan Capture –projektin määritelmiä. Demoarkistossa on kevään ja kesän aikana pilotoitu niin sähköisen kuin analogisen aineiston käsittelyä, tallentamista ja hallinnointia. Capture –projektissa pilotointi ei tarkoita valmiin palvelutuotteen testaamista, vaan erilaisten menetelmien tutkimista esimerkiksi aineiston säilytykseen , metatietoihin ja migraatioihin liittyen.

Yrityksissä sähköiset aineistot eivät useinkaan ole standardien mukaisissa asian- tai dokumenttienhallintajärjestelmissä vaan verkkolevyillä, työasemilla ja erinäisissä Sharepointin kaltaisissa ryhmätyöskentely- ja julkaisujärjestelmissä. Tämä on siis se todellisuus ”kentällä”, johon Elkan on kyettävä vastaamaan. Työkaluksi tähän ongelmaan on projektissa kehitetty Capture Client –sovellus, josta kerron seuraavaksi hieman enemmän. Client mahdollistaa isojen tiedostojoukkojen käsittelyn, metatietojen syöttämisen ja aineiston tallentamisen sähköiseen arkistoon. Aineistoa voi ryhmitellä tiedostotyppien, formaattien, kansiorakenteiden ja muiden ominaisuuksien perusteella. Syntyneille kokonaisuuksille tai yksittäisille tiedostoille voi sen jälkeen antaa metatiedot saman rakenteen mukaisesti kuin ne ovat sähköisessä arkistossakin. Tämän jälkeen valitun aineistopaketin voi siirtää suoraan (Online) sähköiseen arkistoon tai sitten – esimerkiksi Offline työskentelyssä – laatia aineistosta XML-siirtopaketin, jonka tallentaa arkistoon myöhemmin.

Client mahdollistaa siis suurempien tiedostojoukkojen (satojen, ehkä jopa tuhansien tiedostojen) käsittelyn kerralla, metatietojen syöttämisen ja tallentamisen arkistoon. Tämä onkin aivan ehdoton edellytys, sillä eihän analogisessakaan maailmassa kukaan toimita arkistoon yhtä paperia kerrallaan ja sen jälkeen luetteloi sitä arkistoluetteloon. Clientin käyttöönotto tapahtuu nyt siten, että ensiksi sitä testataan Yleisradiolta saatuun Capture –projektin pilottiaineistoon projektin henkilökunnan toimesta. Sen jälkeen Client luovutetaan käyttöönopastuksen kera Yleisradiolle testattavaksi. Ja saadun palautteen perusteella Clienttia pyritään tietysti kehittämään koko ajan paremmaksi ja paremmaksi, jotta se voitaisiin ensi vuoden aikana saada mahdollisimman sujuvasti oikeasti käyttöön.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö
Projektipäällikkö/Capture-hanke

4 kommenttia:

Kalle Autio kirjoitti...

”Tämä on siis se todellisuus ”kentällä”, johon Elkan on kyettävä vastaamaan”

Hienoa kuulla, että Elkassa ollaan tämän asian suhteen hereillä ja kehitetään palveluja sen perusteella mikä on todellisuus. Tämä tietysti johtuu pääosin siitä, ettei ELKA voi ohjata ja määrätä yksityisten organisaatioiden arkistonmuodostusta. Sillä ei ole käytettävissään sellaisia teho- ja painostuskeinoja kuten Sähke, AMS, TOJ, THS yms. Sen sijaan Elka pystyy ja on pakotettu sopeuttamaan oman toimintansa sen mukaiseksi, että se pystyy tulevaisuudessa vastaanottamaan mitä erilaisimpia sähköisiä arkistoluovutuksia. Tosin tätä samaahan te olette tehneet jo paperienkin kanssa. Harvoinhan niitä on etukäteen järjestetty ja kuvailtu juuri siten kuin te olisitte toivoneet. Voisikohan tällaisesta toimintatavasta ottaa oppia myös tuolla julkisella puolella? Tässä mallissa päätearkisto ei määritä sitä, miten arkistonmuodostus hoidetaan asiakirjojen elinkaaren alkupäässä.

ELKA kirjoitti...

Tossit ja tojjit ovat hyvä ideaalinen tavoitetila mutta päästäänkö niihin, sopii epäillä. Esimerkki puhukoon puolestaan. Eräässä suuressa suomalaisessa yrityksessä on liki kolmesataa erilaista tietojärjestelmää. Niistä vain sharepointia voidaan jollain tapaa rinnastaa sähkemaailman tekstitiedostojen hallintaan. Suurin osa tiedoista on muissa järjestelmissä, yleensä tietokannoissa. Kaikki tieto ei tietenkään ole säilyttämisen arvoista. Jos käytämme 80/20-sääntöä, eli 20 % olisi pitempi aikaisen säilyttämisen arvoista, jouduttaisiin tekemään noin 60 tietojärjestelmään toj-integraatio. Ja kun tietojärjestelmien elinkaari on 5-10 vuotta, se tarkoittaisi sitä, että näitä integraatiota tehtäisiin koko ajan. Kun yrityksissä on pärjätty ilman tojjia, todennäköisesti niitä ei jatkossakaan oteta käyttöön, semminkin kun se teettäisi lisätyötä.

Ja vielä lisää. Tietojärjestelmät ovat integroituneita toisiinsa, niin tässä esimerkkitapauksessakin. Ja kun integraatiot todennäköisesti muuttuvat järjestelmien uudistamisten yhteydessä, on temppu sinänsä saada muodostettua järjestelmistä Sähke 2 määrityksen mukaisia asiakirjallisia näkymiä.

Edellä kuvattu on todellisuutta julkishallinnossakin. Sähke 2 normi ei yksin riitä sielläkään. Valtava määrä tietoa on muualla kuin ns. asiankäsittelyjärjestelmissä. Sähke 3 hankkeessa suunnitellaankin tietokantojen arkistointia, mikä tarkoittaa käytännössä toisin kuin tos-maailmassa tiedon ottamista talteen taannehtivasti. Yksinomaan proaktiivisesti ei voida toimia julkishallinnonkaan asiakirjahallinnassa, myöntää Arkistolaitoksenkin virkamies.

Jarmo Luoma-aho

Heikki Särkkä kirjoitti...

Soveltuuko Capture Client hintansa puolesta myös yksityisen sukututkijan muutaman sadan tai tuhannen digitoidun paperiaineiston tallennukseen?

Heikki Särkkä

Olli Alm kirjoitti...

Teknisesti ja toiminnallisesti ainakin soveltuu. Hinnoittelua sen sijaan ei ole vielä päätetty. Ja tietysti arkistoluovutukset ovat yksityishenkilöille ilmaisia. Tässä on kuitenkin selvä ero sillä, että onko kyse arkistoluovutuksesta vai palvelun käyttämisestä omana henkilökohtaisena pilvitallennuspalveluna. Jälkimmäinen on tietysti aina maksullista.