tiistai 8. toukokuuta 2012

Sananen kunnostusprojektin arkistologistiikasta Sörnäisissä


Vuoden 2008 alussa varsinaisesti käynnistyneen entisen Sota-arkiston huonokuntoisen aineiston kunnostusprojektissa jouduttiin käytännön logististen haasteiden eteen: miten siirtää ja kuljettaa mahdollisimman tehokkaasti, tarkoituksenmukaisesti ja turvallisesti huonokuntoista asiakirja-aineistoa – kansallista kulttuuriperintöämme – Helsingin Sörnäisistä Mikkelin Kalevankankaalle. Sota-arkiston aineistoa oli aikojen saatossa toki siirretty paikasta toiseen aikaisemminkin, viimeksi Helsingin sisällä vuonna 1997, kun Sota-arkisto muutti Siltavuorenrannasta Venäjän armeijan entisestä provianttimakasiinista suurempiin tiloihin Sörnäisten Työpajankadulle.

Aivan projektin alkuvaiheessa, ensimmäisten aineistosiirtojen aikana käytössä oli lainamuuttolaatikot, jotka kasattiin ja siirrettiin kuljetusrekkaan työntökärryjen avulla. Melko pian kuljetusvälineissä siirryttiin kuitenkin kunnostusprojektia varten erikoistilauksena valmistettuihin rullakoihin. Tämä tehosti ja helpotti monessa mielessä aineiston siirtämistä. Alkuun rullakoiden kanssa suurimpana ongelman oli alkuperäisten pyörien kiinnitysten vääntyminen kovan arkistopainolastin alla, mutta tilanne korjaantui kestävämmän pyöräratkaisun asennuksen jälkeen. Rullakoiden suhteen esiintyi ennakkoon huolta niiden siirtelyn ja säilyttämisen haasteellisuudesta entisen Sota-arkiston sisätiloissa (kynnykset, ahtaat paikat käytävillä ja arkistomakasiineissa ym.), mutta pahemmilta ongelmilta vältyttiin. Liikkuma- ja säilytystilaa rullakoille löytyi Sörnäisistä suhteellisen hyvin. Ongelmallisia kynnyskohtia varten Mikkelissä valmistettiin puiset kiilat ja rampit, joiden avulla on pärjätty hienosti.

Rullakoiden sisällä arkistoaineisto – asiakirjaniput, kotelot, mapit, erilaiset ”asiakirjapaketit”, vihot, sidokset jne.  – puolestaan päätettiin pakata kasattaviin ja uudelleenkäytettäviin pahvilaatikoihin. Niissä suojattuina aineisto ei pääse esimerkiksi hankautumaan rullakon metallirakenteita vasten siirtämisen aikana ja pysyy muutenkin kompaktisti yhdessä.  Pahvilaatikot, kaksi rinnakkain, sijoitetaan rullakkoon päällekkäin irrotettavien metallisten välitasojen erottaessa kunkin laatikkokerroksen. Edelleen, rullakoihin mittatilauksena tilatut pressut ovat suojanneet alusta lähtien rullakon sisältöä kuljetuksen ajan esimerkiksi kosteudelta ja lialta. Yhteen rullakkoon mahtuu normaalisti keskimäärin n. 5,5 hyllymetriä (hm) arkistoa.  Kansallisarkiston Sörnäisten toimipisteeltä lähetettynä arkistoaineistoa mahtuu Mikkelin autokuljetuksen (Kuljetus P. Reponen) kuorma-autoon kerralla 28 rullakkoa, yhteensä keskimäärin noin 160–170 hm sota-arkistoaineistoa kuljetusta kohden.  

Kunkin keskimäärin kolmen viikon välein lähtevän, projektin tutkimus- ja logistiikkavastaavan vastuulla oleva arkistokuorman (lähetyserän) etukäteen valmisteleminen ja tarvittaessa arkistonmuodostaja- tai organisaatioselvitysten laatiminen on huolellisuutta vaativaa työtä. Ennakkoon olisi myös varmistettava, ettei Mikkeliin lähetetä projektiin ajallisesti tai sisällöllisesti kuulumatonta aineistoa, selvitettävä mahdolliset kateissa tai lainassa olevat aineistot sekä tarkistettava onko lähetyserässä esimerkiksi erityisen huonokuntoista, erikoiskokoista tai muuta aineistoa, jotka vaativat erityistoimenpiteitä.  Lähetyserästä koostetaan Mikkeliin taulukkotiedosto, johon merkitään myös kaikki edellä mainitut poikkeukset ja huomiot. Lähetettävää aineistoa koskevat tiedot ja hyllymetrimäärät siirretään myös projektin logistiikkaohjelmaan.

Lähetyserän ennakkovalmistelun keskeisenä tarkoituksena on, että Elkassa päästäisiin välittömästi kunnostamaan aineistoa ilman sen suurempia sisältö- tai arkistonmuodostajatietoihin tai arkiston fyysiseen kuntoon liittyviä yllätyksiä tai poikkeamia. Näiden selvittäminen Mikkelissä veisi aikaa pois itse kunnostustyöltä. Käytäntö on kuitenkin osoittanut, että ennakkovalmisteluista huolimatta, kaikkia odottamattomuuksia ja epäselvyyksiä ei näin huonokuntoisessa ja järjestämättömässä aineistossa voida ennakkoon sulkea pois.  ”Yllätykset” voivat toisinaan olla myös mielenkiintoisia ja hienoja löytöjä Mikkelin päässä, niin asiakirjatiedollisesti kuin arkistoon joutuneiden erilaisten esineidenkin muodossa.

Samalla kertaa kun huonokuntoista aineistoa lähetetään Elkaan, Mikkelistä saapuu palautuskuorma (eli palautuserä) takaisin Helsinkiin uusissa koteloissa kunnostettuina ja luetteloituina.  Tällöin alkava ”rullakkorumba” - rullakoiden siirrot rekasta ulos ja rekkaan, saapuneiden rullakoiden siirrot kohdemakasiiniin, säilytysyksiköiden purkaminen rullakoista arkistomakasiinin hyllyyn vaatii tekijöiltään paitsi tarkkavaisuutta myös ripeyttä ja fyysistä ponnistusta. Palautuserään liittyy myös tutkimus- ja logistiikkavastaavalle kuuluvat erinäiset vastaanotto- ja kirjanpitomerkintätehtävät tehtävät, aineistojen uusien hyllysijaintitietojen päivitykset (Aarre-arkistorekisteri ja hyllyjen opasteet) sekä sähköisten inventointiluetteloiden paperisten arkisto- ja asiakaskappaleiden tulostaminen. Elkan vastuulla olevien vastaanottotoimenpiteiden jälkeen Kansallisarkiston tutkija Ville Vuolle tarkastaa lopuksi saapuneen palautuserän. Hyväksyttyjen aineistojen omistusoikeus siirtyy Kansallisarkistolle ja aineisto palautetaan jälleen tutkijoiden käytettäväksi. 

Summa summarum, ”Elkan Sörnäisten toimipaikassa” tutkimus- ja logistiikkavastaava, apunaan kaksi muuta Sörnäisissä työskentelevää Elkan projektityöntekijää, vastaa siis sekä lähetyserän ennakkovalmistelusta ja pakkaamisesta että palautuserän vastaanottoon, hyllytykseen, sijainti- ja luettelotietoihin liittyvistä eri tehtävistä.  Tutkimus- ja logistiikkavastaavalle kuuluu myös Kansallisarkiston henkilöstön ja asiakkaiden informointia kunnostusprojektin vuoksi käyttökieltoon asetetuista ja käyttöön jälleen palautetuista aineistoista. Elkan henkilöstölle Kansallisarkiston Sörnäisten toimipisteessä kuuluu logistiikkatehtävien ohella myös projektiin kuuluvien arkistojen Helsingissä tapahtuvaa kunnostus- ja luettelointityötä.



Esa Huolman

1 kommentti:

Reka kirjoitti...

Huh, tuli ihan hiki lukiessa. Ompas aikamoinen projekti tuossa.