maanantai 28. toukokuuta 2012

Pitäisikö asiakirjahallinto pelastaa arkistonhoitajilta?


Henttosen Pekan blogissa käydään parhaillaan runsaasti keskustelua suomalaisesta asiakirjahallinnosta. Onko kyse records managementista vai ainoastaan väärin käännetystä record keepingistä. Ja miten paljon Suomessa asiakirjahallintoa kehitetään organisaation omien tarpeiden pohjalta ja miten paljon ulkoapäin tulevien vaatimusten määräämänä.

Herää kyllä väistämättä mieleen taas kysymys, että onko arkistonhoitaja edes oikea ihminen käsittelemään asiakirjahallintoa. Miten elinkaaren loppupään toimija kuvittelee ymmärtävänsä substanssiasiaa ja operatiivista toimintaa. Onko hautausurakoitsija automaattisesti hyvä personal trainer ja samalla vielä synnytysvalmentajakin? Entä neuvooko tieliikennemuseo Mobilian työntekijät konsulttimielessä autotehtaita siitä, kuinka autoja tulee valmistaa? ”Älkää laittako autoon liikaa muoviosia, ne eivät tule kestämään vuosikymmeniä”. Mobilia voisi perustella mandaattiaan sillä, että heillä on pitkällinen kokemus museoautojen säilyttämisestä.

Asiakirjahallinnossa organisaation oman substanssitoiminnan tukemisen tulisi olla ylivoimaisesti tärkein tehtävä. Tulee mieleeni lainata muotoiluseminaarissa esiintyneen Kero Uusitalon sanomaa siitä, että muotoilijan tehtävä on tuoda firmaan rahaa. Sama pätee kyllä asiakirjahallinnon ammattilaisiinkin. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valinta, ja niihin kerättävien metatietojen määrittely, ei pitäisi olla asiakirjahallinnon lähtökohtien Top3:ssa. Hyvin toimiva asiakirjahallinto kyllä osaa itse huolehtia metatiedoistaan, arvottaa aineistonsa ja huolehtia sen löydettävyydestä. Kun asiakirjahallinto on kunnossa, niin sen jälkeen arkistonhoitajan on helppo napata (capture) sieltä se pysyväisen tiedontarpeen kannalta olennaisin aineisto talteen.

Tarkoituksenani ei siis ole sahata oksaa meidän arkistonhoitajien jalkojen alta pois. Sillä päinvastoin, hyvin hoidettu - ja oikeista lähtökohdista toimiva - asiakirjahallinto on arkistoammattilaisen paras ystävä ja yhteistyökumppani.

Olli Alm

keskiviikko 23. toukokuuta 2012

Muotoiluseminaari keräsi aktiivisen yleisön


Teollisen muotoilun arkistomme FIDA on kuluvan vuoden aikana merkittävällä tavalla aktivoinut toimintaansa ulospäin. Pari ensimmäistä vuotta meni keruutoiminnan käynnistämiseen, ja arkiston olemassaolosta tiedottamiseen muotoilijoille ja muotoilutoimistoille. Näin pystyttiin ”sementoimaan” FIDA:n asema tärkeimmän sidosryhmän, eli aineistonluovuttajien keskuudessa. Nyt kolmantena toimintavuotena on otettu ensimmäisiä merkittäviä askeleita arkistoaineiston esittämisessä ja käyttäjäkunnan aktivoinnissa.


Ensimmäinen näistä tämänvuotisista voimanponnistuksista oli maaliskuun puolivälissä julkaistu Muotoilun menestystarinoita –verkkonäyttely, joka jo ensimmäisen viikkonsa aikana keräsi yli tuhat uniikkia kävijää, ja on sen jälkeenkin ollut Elkan katsotuin sivusto-osio. Tietysti tuollaista sisältökeskeistä verkkonäyttelyä ei ensimmäisinä toimintavuosina olisi voitu tehdäkään, koska ensiksi piti kerätä aineistoa, ja sen jälkeen järjestää sekä digitoida se. Tyhjästä kun ei verkkonäyttelyä voi tehdä. Varsinainen verkkonäyttelyn suunnittelu ja toteutusratkaisun kilpailuttaminen alkoi viime syksynä. Toimittajan valinnan jälkeen toteuttamis- ja näyttelyn koostamisvaihetta kesti noin puoli vuotta. Lopputulosta voidaan pitää varsin onnistuneena. Erityisesti kaivattaisiin vielä käyttäjiltä kommentteja sekä itse näyttelystä, mutta varsinkin näyttelyssä esineisiin tuotteisiin liittyen. Käyttäjäkokemukset ja –kommentit ovat tulevaisuudessa vielä kullanarvoista ajankuvaa 1970-1990-lukujen Suomesta.


Toinen yhtä mittava voimanponnistus oli toukokuun kymmenentenä päivänä järjestetty Teollisen muotoilun tarinoita –seminaari, jonka järjestimme konsertti- ja kongressitalo Mikaelissa yhdessä Miktechin ja Mikkelin kesäyliopiston kanssa. Seminaarin huippuesiintyjät Krister Ahlströmistä ja Anna Valtosesta alkaen keräsivät Mikkeliin lähes satapäisen kuulijajoukon. Heidän joukossaan oli ilahduttavan paljon teollisen muotoilun pioneereja (koulutus aloitettu suomessa 60-luvun alussa, joten varhainen sukupolvi on nyt eläkeiän tuntumassa). Heidän aineistojensa ja kokemustensa talteen saaminen on yksi FIDA:n ensimmäisistä tavoitteista. Esityksiä elävöitti riemastuttavalla tavalla se, kun yleisössä istui – ja kommentteja esitti – monen esitellyn tuotteen suunnittelija. Arkistoalan termejä käyttäen pääsimme siis kuulemaan äänessä itse arkistonmuodostajatkin. Esityksissä käsiteltiin mm. muotoilun merkityksen huimaa kasvua, muotoilijan ammatin muuttumista sekä muotoiluhistorian hyödyntämistä paremman muotoilun apuvälineenä. Painopiste oli siis selkeästi muotoiluhistoriassa ja sen hyödyntämisessä. Sopivaa kontrastia historia-teemaan toi kuitenkin Kero Uusitalon ja Pekka Harnin esitykset, joissa käsiteltiin enemmän nykypäivän muotoilijan arkea.


Seminaari sai aikaan varsin innostuneen vastaanoton ja kiinnostus FIDA:n toimintaan on sen, ja verkkonäyttelyn, ansiosta huimasti kasvanut. Nyt täytyy vain istua alas puimaan jälkipelejä, ja analysoimaan kokemuksia sekä saatua palautetta. Nyt ei suinkaan pidä passivoitua, vaan hyödyntää ”hypeä” ja suunnata kohti uusia haasteita. 

Olli Alm

tiistai 8. toukokuuta 2012

Sananen kunnostusprojektin arkistologistiikasta Sörnäisissä


Vuoden 2008 alussa varsinaisesti käynnistyneen entisen Sota-arkiston huonokuntoisen aineiston kunnostusprojektissa jouduttiin käytännön logististen haasteiden eteen: miten siirtää ja kuljettaa mahdollisimman tehokkaasti, tarkoituksenmukaisesti ja turvallisesti huonokuntoista asiakirja-aineistoa – kansallista kulttuuriperintöämme – Helsingin Sörnäisistä Mikkelin Kalevankankaalle. Sota-arkiston aineistoa oli aikojen saatossa toki siirretty paikasta toiseen aikaisemminkin, viimeksi Helsingin sisällä vuonna 1997, kun Sota-arkisto muutti Siltavuorenrannasta Venäjän armeijan entisestä provianttimakasiinista suurempiin tiloihin Sörnäisten Työpajankadulle.

Aivan projektin alkuvaiheessa, ensimmäisten aineistosiirtojen aikana käytössä oli lainamuuttolaatikot, jotka kasattiin ja siirrettiin kuljetusrekkaan työntökärryjen avulla. Melko pian kuljetusvälineissä siirryttiin kuitenkin kunnostusprojektia varten erikoistilauksena valmistettuihin rullakoihin. Tämä tehosti ja helpotti monessa mielessä aineiston siirtämistä. Alkuun rullakoiden kanssa suurimpana ongelman oli alkuperäisten pyörien kiinnitysten vääntyminen kovan arkistopainolastin alla, mutta tilanne korjaantui kestävämmän pyöräratkaisun asennuksen jälkeen. Rullakoiden suhteen esiintyi ennakkoon huolta niiden siirtelyn ja säilyttämisen haasteellisuudesta entisen Sota-arkiston sisätiloissa (kynnykset, ahtaat paikat käytävillä ja arkistomakasiineissa ym.), mutta pahemmilta ongelmilta vältyttiin. Liikkuma- ja säilytystilaa rullakoille löytyi Sörnäisistä suhteellisen hyvin. Ongelmallisia kynnyskohtia varten Mikkelissä valmistettiin puiset kiilat ja rampit, joiden avulla on pärjätty hienosti.

Rullakoiden sisällä arkistoaineisto – asiakirjaniput, kotelot, mapit, erilaiset ”asiakirjapaketit”, vihot, sidokset jne.  – puolestaan päätettiin pakata kasattaviin ja uudelleenkäytettäviin pahvilaatikoihin. Niissä suojattuina aineisto ei pääse esimerkiksi hankautumaan rullakon metallirakenteita vasten siirtämisen aikana ja pysyy muutenkin kompaktisti yhdessä.  Pahvilaatikot, kaksi rinnakkain, sijoitetaan rullakkoon päällekkäin irrotettavien metallisten välitasojen erottaessa kunkin laatikkokerroksen. Edelleen, rullakoihin mittatilauksena tilatut pressut ovat suojanneet alusta lähtien rullakon sisältöä kuljetuksen ajan esimerkiksi kosteudelta ja lialta. Yhteen rullakkoon mahtuu normaalisti keskimäärin n. 5,5 hyllymetriä (hm) arkistoa.  Kansallisarkiston Sörnäisten toimipisteeltä lähetettynä arkistoaineistoa mahtuu Mikkelin autokuljetuksen (Kuljetus P. Reponen) kuorma-autoon kerralla 28 rullakkoa, yhteensä keskimäärin noin 160–170 hm sota-arkistoaineistoa kuljetusta kohden.  

Kunkin keskimäärin kolmen viikon välein lähtevän, projektin tutkimus- ja logistiikkavastaavan vastuulla oleva arkistokuorman (lähetyserän) etukäteen valmisteleminen ja tarvittaessa arkistonmuodostaja- tai organisaatioselvitysten laatiminen on huolellisuutta vaativaa työtä. Ennakkoon olisi myös varmistettava, ettei Mikkeliin lähetetä projektiin ajallisesti tai sisällöllisesti kuulumatonta aineistoa, selvitettävä mahdolliset kateissa tai lainassa olevat aineistot sekä tarkistettava onko lähetyserässä esimerkiksi erityisen huonokuntoista, erikoiskokoista tai muuta aineistoa, jotka vaativat erityistoimenpiteitä.  Lähetyserästä koostetaan Mikkeliin taulukkotiedosto, johon merkitään myös kaikki edellä mainitut poikkeukset ja huomiot. Lähetettävää aineistoa koskevat tiedot ja hyllymetrimäärät siirretään myös projektin logistiikkaohjelmaan.

Lähetyserän ennakkovalmistelun keskeisenä tarkoituksena on, että Elkassa päästäisiin välittömästi kunnostamaan aineistoa ilman sen suurempia sisältö- tai arkistonmuodostajatietoihin tai arkiston fyysiseen kuntoon liittyviä yllätyksiä tai poikkeamia. Näiden selvittäminen Mikkelissä veisi aikaa pois itse kunnostustyöltä. Käytäntö on kuitenkin osoittanut, että ennakkovalmisteluista huolimatta, kaikkia odottamattomuuksia ja epäselvyyksiä ei näin huonokuntoisessa ja järjestämättömässä aineistossa voida ennakkoon sulkea pois.  ”Yllätykset” voivat toisinaan olla myös mielenkiintoisia ja hienoja löytöjä Mikkelin päässä, niin asiakirjatiedollisesti kuin arkistoon joutuneiden erilaisten esineidenkin muodossa.

Samalla kertaa kun huonokuntoista aineistoa lähetetään Elkaan, Mikkelistä saapuu palautuskuorma (eli palautuserä) takaisin Helsinkiin uusissa koteloissa kunnostettuina ja luetteloituina.  Tällöin alkava ”rullakkorumba” - rullakoiden siirrot rekasta ulos ja rekkaan, saapuneiden rullakoiden siirrot kohdemakasiiniin, säilytysyksiköiden purkaminen rullakoista arkistomakasiinin hyllyyn vaatii tekijöiltään paitsi tarkkavaisuutta myös ripeyttä ja fyysistä ponnistusta. Palautuserään liittyy myös tutkimus- ja logistiikkavastaavalle kuuluvat erinäiset vastaanotto- ja kirjanpitomerkintätehtävät tehtävät, aineistojen uusien hyllysijaintitietojen päivitykset (Aarre-arkistorekisteri ja hyllyjen opasteet) sekä sähköisten inventointiluetteloiden paperisten arkisto- ja asiakaskappaleiden tulostaminen. Elkan vastuulla olevien vastaanottotoimenpiteiden jälkeen Kansallisarkiston tutkija Ville Vuolle tarkastaa lopuksi saapuneen palautuserän. Hyväksyttyjen aineistojen omistusoikeus siirtyy Kansallisarkistolle ja aineisto palautetaan jälleen tutkijoiden käytettäväksi. 

Summa summarum, ”Elkan Sörnäisten toimipaikassa” tutkimus- ja logistiikkavastaava, apunaan kaksi muuta Sörnäisissä työskentelevää Elkan projektityöntekijää, vastaa siis sekä lähetyserän ennakkovalmistelusta ja pakkaamisesta että palautuserän vastaanottoon, hyllytykseen, sijainti- ja luettelotietoihin liittyvistä eri tehtävistä.  Tutkimus- ja logistiikkavastaavalle kuuluu myös Kansallisarkiston henkilöstön ja asiakkaiden informointia kunnostusprojektin vuoksi käyttökieltoon asetetuista ja käyttöön jälleen palautetuista aineistoista. Elkan henkilöstölle Kansallisarkiston Sörnäisten toimipisteessä kuuluu logistiikkatehtävien ohella myös projektiin kuuluvien arkistojen Helsingissä tapahtuvaa kunnostus- ja luettelointityötä.



Esa Huolman