keskiviikko 11. huhtikuuta 2012

Capture mullistaa myös paperiarkistojen käsittelyn

Capture-projektia esitellessä huomio tahtoo monesti kiinnittyä uuteen asiaan, eli sähköisen aineiston vastaanottoon, hallintaan ja säilyttämiseen. Totta on, että Capture-järjestelmä tulee luomaan meille kyvyn sähköiseen arkistointiin. Mutta vähemmälle huomiolle on jäänyt se seikka, että järjestelmä tulee mullistamaan myös paperisten arkistojen käsittelyn täällä Elkassa.

Olen työskennellyt monissa arkistoissa ja tutustunut myös näiden laitosten arkistonjärjestämisprosessia koskeviin työohjeisiin. Ohjeet ovat hämmästyttävänkin samanlaisia keskenään. Klassinen tapa arkiston järjestämiseenhän lähtee arkistonmuodostajan historiaan tutustumisella, sen jälkeen aineiston alustavalla inventoimisella, pääpiirteisellä ryhmittelyllä ja niin edelleen. Kaikissa ohjeissa korostetaan edellä mainittujen valmistelevien töiden merkitystä, koska niiden tekeminen huolella säästää aikaa varsinaisen järjestämis- ja luettelointityön aikana.

Klassisessa mallissa on kuitenkin muutamia selkeitä puutteita. Ensinnäkin valmistelutyö vie paljon aikaa, pahimmillaan jopa neljäsosan koko järjestämisurakan kestosta. Ja toisekseen heti järjestämistyön alkutaipaleella tulisi olla riittävät tiedot arkistonmuodostuspäätösten tekemiseen. Kuitenkin juuri tätä arkistonmuodostajan historiaan liittyvää organisatorista tietoa kertyy kuin itsestään varsinaisen järjestämistyön aikana. Monesti arkistonjärjestäjä kokee ”ai perhana, tästä olisikin pitänyt tehdä oma arkistonsa” –hetken jossakin vaiheessa urakkaansa, ja joutuu jälkikäteen tekemään työläitä muutoksia arkistonmuodostuksen suhteen.

Capture-järjestelmästä pyrimme luomaan mahdollisimman joustavan siten, että arkistonjärjestäjä voi aloittaa luettelointityönsä vaikka saman tien tehtävän saatuaan. Sen kun vain nappaa hyllystä lähimmän kansion tai sidoksen kouraansa ja aloittaa siitä. Pikku hiljaa järjestetyistä yksiköistä alkaa muodostua arkistonmuodostuksellinen verkosto, kun eri organisaatioita linkitetään toistensa edeltäjiksi ja seuraajiksi. Varsinaisesti ei enää käytetäkään käsitettä ”arkistonmuodostaja”, vaan aineistoon liittyy erinäisiä toimijoita, joilla on suhteita keskenään. Siten saadaan toivon mukaan säästettyä aikaa valmistelutöistä sekä jälkikäteen korjattavista arkistonmuodostusvirheistä.

Järjestelmästä – sekä uudesta järjestämiskäytännöstä – pyritään saamaan joustava myös muullakin tavoin. Esimerkiksi siten, että järjestettävä aineisto voidaan luettelointitarkkuudeltaan jakaa eri kategorioihin A, B, C. Kaikista tärkein, eli A kategoria, luetteloidaan asiakirjan tarkkuudella ja samalla se digitoidaan. Kategoria B järjestetään perinteisellä tavalla arkistoyksikön tarkkuudella. Ja kategoria C taas voidaan luetteloida nykytermeillä ilmaistuna noin sarjan tarkkuudella. Kategoria C:hen voi kuulua esimerkiksi isoja homogeenisiä aineistojoukkoja, jotka voidaan helposti hallita karkeammallakin luettelolla. Kategoria C:n nopeampi käsittely vapauttaa työaikaa ydinmateriaalien asiakirjatasoiseen luettelointiin ja digitointiin. Sitä kautta saamme myös yhä enemmän digitaalisia aineistoja verkkoon.