perjantai 9. maaliskuuta 2012

Voisiko museopuolen metatietostandardeista ottaa oppia?

Olen viime päivinä yrittänyt tutustua museopuolen käyttämiin metatietostandardeihin. Capture- hankkeessa suunniteltavalla tietojärjestelmällä kun tulisi pystyä hallinnoimaan analogisten ja digitaalisten asiakirjojen, piirustusten, karttojen, valokuvien, äänitteiden ja liikkuvan kuvan lisäksi myös teollisen muotoilun arkiston esineitä ja niistä tehtyjä 3D-mallinnuksia.

Asiakirjahallinnon metatietostandardeissa pyritään keräämään tietoa itse asiakirjasta sekä asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessista. Jälkimmäinen kuvaa sitä kontekstia, jossa ensiksi mainittu on luotu ja käytetty. Museoissa taas kerätään tietoa esineestä (vrt. asiakirja) sekä niistä tapahtumista (eng. Events), joihin esine on kuulunut. Näitä tapahtumia ovat esimerkiksi esineen valmistus, käyttö, löytäminen ja kuuluminen kokoelmaan. Asiakirjahallinnossa kontekstuaalinen metatieto pyritään tiedonohjaussuunnitelman/-järjestelmän avulla kuvaamaan jo ennen asiakirjojen syntymistä. Museoesineiden luettelointi ja kuvailu tapahtuu luonnollisesti takautuvasti.

Voisiko tästä events –ajattelusta kuitenkin olla jotain hyötyä myös arkistoissa? Kyllä varmaankin ainakin yksityisarkistoissa, joissa järjestämistyö tehdään pääasiassa takautuvasti. Tapahtuma (event) voisi olla yhden tai useamman arkistonmuodostajan ja arkiston kannalta merkityksellinen tapahtuma. Esimerkiksi Veitsiluodon ja Enso-Gutzeitin fuusio. Useissa eri arkistoissa on asiakirjoja, jotka voitaisiin linkittää tähän tapahtumaan. Tapahtuma voisi olla myös esimerkiksi yrityksen 50-vuotisjuhlat, Pertin läksiäiset, tai tyky-iltapäivä Ruunaankoskilla. Asiakkaiden tiedustelut koskevat hyvin monesti jotakin tuollaista yksittäistä tapahtumaa tai asiaa.

Asiasanoitus ja sanastopohjaiset ontologiat ajavat tietysti osittain samaa asiaa. Mutta tuskinpa ne Pertin läksiäiset tai yrityksen 50-vuotisjuhlat ovat yhteiskunnallisesti niin merkittäviä tapahtumia, että niitä tullaan koskaan esimerkiksi YSO:ssa näkemään. Myös asiakirjan tai muun dokumentin käyttöhistoria olisi mielenkiintoista ja hyödyllistä saada talteen, varsinkin jos todella yritetään puhua asiakirjojen elinkaaren osalta jatkumomallista. En usko, että pelkkä sähköisen tiedoston AuditTrail on tähän riittävä väline, eikä sitä ole siihen edes tarkoitettukaan.

En tunnustaudu tämän alan huippuasiantuntijaksi, joten mielelläni ottaisin kommentteja vastaan joko tähän blogiin, sähköpostiin tai vaikka ihan suullisesti.

2 kommenttia:

reunamerkintoja kirjoitti...

Kyllä tuossa on ideaa. CIDOC CRM:n tapahtumakeskeisyyttä on arveltu hyvin asiakirjahallintoon soveltuvaksi. Ehkä AHAA-hankkeessa saataisiin pidemmällä tähtäimelle kehitetyksi sopivaa, yhteistä, teknistä alustaa tähän?

Jessica Parland-von Essen kirjoitti...

Kannatan lämpimästi ja toivon että idea myös huomioitaisiin Ahaa-projektissa. Helpottaisi huomattavasti esim KDK:n toteuttamista. Paitsi ettei METSin tuottaminen ehkä ole ihan helppoa ... http://www.arkisto.fi/fi/palvelut/arkistoyhteistyoe/arkistojen-hakemistopalvelu/