keskiviikko 8. helmikuuta 2012

Laittakaa päiväys, hyvät ihmiset

...vähäisiltäkin tuntuviin paperilappusiin. Arkistoja järjestävänä voi vaan ihmetellä millaisista asiakirjoista voi puuttua päiväys.

Vanhoista kirjoista, joita on käytetty jopa vuosia yhteen menoon, saattaa puuttua päiväys tai ainakin tieto siitä kuka sitä kirjaa on pitänyt, missä ja miksi. Kirja on ehkä levännyt siellä konttorin pöydällä vuosia ja sitä on pikkuhiljaa täydennelty ehkä välillä sivua kääntäen. Kaikki konttoristit ja muut asianosaiset ovat tuolloin tienneet, mikä kirja on ja mitä siihen laitetaan, mutta me arkistojen järjestäjät sadan vuoden päästä haromme hiuksiamme ja yritämme etsiä johtolankaa.

Ongelma ei poistu kuitenkaan uudemman aineiston kohdalla. Mainos- ja markkinointiaineistoa käsitellessä välillä voi vaan arvailla miltä vuosikymmeneltä esitteet tai lehtiset ovat. Toki me ammattilaiset olemme siinä arvailussa aika hyviä. Yllättävänkin tärkeiltä vaikuttavia asiakirjoja muistioita tms. saattaa tulla vastaan ilman selkeää päivämäärää. Oma lukunsa ovat tietenkin arkistoon saapuvat valokuvalaatikot täynnä nimettömiä ja päiväyksettömiä kuvia.

Sähköisten aineistojen lisääntyessä voidaan tässä suhteessa olla tyytyväisiä. Päiväyksiä tulee asiakirjoihin ja valokuviin automaattisesti. Tosin nyt ongelma kääntyy vastakkaiseksi. Päiväyksiä onkin jo liikaa. Tallennuspäivä, kopiointipäivä, luontipäivä, yhtiökokouksen päivä jne. Tiedostosta ja asiakirjasta riippuen valinnan varaa on.  Ja ne nimet, jos niitä löytyy, liittyvätkö ne oikeasti asiakirjan syntyyn vai onko asialla ollut satunnainen asiakirjapohjan tekijä, mistäpä sen voisi tietää.

Eli hyvä ei ole mitenkään. Mutta pliis, laittakaa päiväys!

Heljä Strömberg

1 kommentti:

Anonyymi kirjoitti...

Museoalan ihmisenä ihmettelen sitä, että jopa näyttelyjulisteista ja kutsukorteista puuttuu toisinaan vieläkin vuosiluku