torstai 17. marraskuuta 2011

Vanha arkisto on sydämen asia

Elkan ei tarvitse kantaa huolta vanhojen asiakirjojen säilymisestä, jos yrityksessä on palkattuna asiakirjahallinnan ammattilainen.  Mutta valitettavasti arkistoammattilaisia on vain kourallinen yrityksissä. Kuka silloin huolehtii historiatietojen säilymisestä?

Yleensä yrityksissä arkisto kuuluu jonkun vastuulle tai siten joku on ottanut tehtäväkseen vanhan arkiston pelastamisen tuleville polville. Siirron taustalla voivat olla erilaiset rakennejärjestelyt, muutot mutta myös useasti vilpitön halu saada vanhat asiakirjat asianmukaisiin tiloihin ja tutkimuskäyttöön.

Henkilöt, joiden kanssa olemme olleet tekemisissä aineistojen luovutusten yhteydessä, edustavat työtehtäviltään varsin kirjavaa joukkoa.  Pienten yritysten tai järjestöjen kanssa saatamme keskustella toimitusjohtajankin kanssa mutta kun yrityskoko kasvaa, kasvaa myös tittelien määrä. Yhteyshenkilömme voivat toimia esimerkiksi lakiasioiden, talous- ja henkilöstöhallinnon, viestinnän, konttoripalveluiden ja kiinteistöjenhoidon esimies- tai suorittavan portaan tehtävissä.

Kaksi ammattitehtävää tuntuu toistuvan muita useammin, nimittäin viestintä ja kiinteistönhoito. Viestinnässä tarvitaan joskus vanhaakin aineistoa – ainakin merkkivuosien yhteydessä – joten arkistosta on tullut tuttu paikka hankkia tietoa. Kiinteistönhoidon tehtävissä toimivien henkilöiden aktiivisuus arkistoasioissa saattaa tuntua yllättävältä tiedolta mutta sille on varsin luonnollinen selityksensä – kiinteistönhoidosta vastaavat tuntevat tilat hyvin kellareista ullakoihin. Vanhoja arkistoja usein juuri säilytetään kellareissa tai ullakoilla, joissa on asiakirjojen säilyvyyttä uhkaavia riskitekijöitä. Tämä selittää kiinteistönhoitajien aktiivisuuden asiakirjojen saamiseksi asianmukaisiin tiloihin.

Myös historian tutkijoita on kiittäminen toimimisesta Elkan ”agentteina”. Ei ole mitenkään tavatonta, että yrityksen historian kirjoittamisen päättyessä, sen tekijä kantaa huolta lähdeaineistonsa säilymisestä ja suosittelee Elkaa säilytyspaikaksi.

Vuosien varrella on ollut ilo huomata, että yrityksissä on ollut henkilöitä, jotka ovat pitäneet tärkeänä saada yrityksen historia säilymään tuleville polville. Vanha arkisto on sydämen asia!

Jarmo Luoma-aho
Arkistonjohtaja 

1 kommentti:

atronii kirjoitti...

Luoma-ahoa en itse tunne, mutta tiedän hänen olevan mukana arkistojen hakemistopalveluhankkeessa.