tiistai 4. tammikuuta 2011

Sähköisessä pitkäaikaissäilyttämisessä tärkeintä on palveluntarjoajan luotettavuus

Sähköiseen pitkäaikaissäilyttämiseen liittyviä esityksiä lukiessa herää helposti ajatus siitä, että ongelma on luonteeltaan pääasiassa tekninen. Tekstit ovat pääasiassa luonnontieteellisen koulutuksen saaneiden, teknologia-orientoituneiden, henkilöiden kirjoittamia. Yleensä niissä esitellään, mikä tallennusväline sopii aineiston pitkäaikaiseen säilyttämiseen ja mikä ei. Tai mikä tallennusformaatti on parempi kuin toinen. Asiakirjahallinnon ihmisten näkökulma on toinen. He ovat kiinnostuneita ennen kaikkea aineiston hallintaan ja löydettävyyteen liittyvistä ongelmista. Asiakirjahallinnon ammattilaiset kuolaavat standardien perään. Heitä kiinnostaa metsit, premikset, moreqit, sähkeet ja kaikki muut aineiston kuvailevan ja hallinnollisen metadatan ohjenuorat.

Teknologia, sekä aineiston hallintaan ja kuvailuun liittyvät standardit ovat toki hyvin tärkeitä suunnitellessa sähköisen aineiston pitkäaikaista säilyttämistä, mutta ne eivät kuitenkaan ole aineiston pitkäaikaisen säilymisen kannalta tärkein ratkaistava kysymys. Tärkeintä on se, että aineiston säilyttämisestä ja hallinnoimisesta vastaa luotettava taho. Kaupallinen toimija voi hyvinkin tuoda markkinoille teknisesti luotettavan sähköisen palvelun. Pitkäaikaisessa säilyttämisessä aikaperspektiivi on kuitenkin kymmeniä, ellei jopa satoja vuosia. Onko vuonna 2011 luotettavana ja kustannustehokkaana tunnettu Oy Sähköisen aineiston säilytyspalvelut Ab (nimi keksitty) markkinoilla vielä 2021, 2031, 2051, 2111 ja niin edelleen.

No, tokihan sopimuksia voi aina kilpailuttaa, ja yleensä ne laaditaankin määräajaksi. Ei liene vaikeaa etsiä uusi palveluntarjoaja vuonna 2021, jos Oy Sähköisen aineiston säilytyspalvelut Ab onkin lopettanut toimintansa. Ellei sitten… mitäpä jos sähköisen aineiston laatinut toimija onkin lopettanut toimintansa? Kuka hoitaa kilpailutuksen ja hoitaa säilytyksen siinä tapauksessa? Nykypäivänä tällaisia ”orpoja arkistoja” syntyy jatkuvasti. Julkisella puolella läänit on lakkautettu, kuntia yhdistelty, kuntayhtymiä tulee ja menee kuin sieniä sateella. Sama juttu on yksityisellä puolella, jossa yritykset hajoavat, fuusioituvat ja menevät konkurssiin, samalla kun uusia yrityksiä syntyy jatkuvalla tahdilla. On äärimmäisen naivia uskoa, että aina löytyy joku seuraajaorganisaatio kantaakseen huolen edeltäjänsä arkistosta, kun sen ylläpidosta kertyy jatkuvia kuluja varsinkin sähköisessä toimintaympäristössä.

Teknologia sähköiseen pitkäaikaissäilyttämiseen on ollut olemassa suurin piirtein yhtä kauan kuin on ollut sähköisiä dokumenttejakin. Miksi sitten sähköisen pitkäaikaissäilyttämisen ratkaisua ei ole saatu valtionhallinnon, kuntien eikä yritystenkään osalta? Ongelma liittyy mielestäni juurikin palvelumallin organisointiin sekä oikean rahoitusmallin löytämiseen. Kuka maksaa viulut? Kuinka luodaan palvelu, joka tyydyttää aineiston luovuttajia, aineiston käyttäjiä ja koko yhteiskuntaa luotettavalla mutta kustannustehokkaalla tavalla?

Elka käynnisti vuoden alussa EAKR-rahoitteisen Capture-hankkeen yritysten ja elinkeinoelämän järjestöjen pitkäaikaisesti säilytettävien asiakirjojen vastaanottamiseksi. Kyseessä ei ole teknologiaprojekti. Tärkeintä ei ole luoda mitään täysin uutta ja mullistavaa teknologista innovaatiota. Kaikki tarvittavat rakennuspalikat ovat jo olemassa. Riittää kun yhdistelemme niistä oikean kokonaisuuden. Emme myöskään aio laatia uusia standardeja. Olemassa olevat metsit, premikset, moreqit, sähkeet, jhs:t ja sfs:t riittävät meille oikein mainiosti. Tärkeintä hankkeessa on löytää sellainen palvelumalli, joka hyödyttää kaikkia. Palvelu, joka on aineistoja luovuttaville yrityksille luotettava ja kustannustehokas. Palvelu, joka edesauttaa yritysarkistojen tutkimuskäyttöä. Palvelu, joka on hyödyllinen koko yhteiskunnan näkökulmasta.

Elka on siinä mielessä hyvä toimija sähköisen pitkäaikaissäilytyksen toteuttajaksi, että se on säätiöpohjainen organisaatio, jossa on jäseninä keskeisiä tieteen, kulttuurin ja elinkeinoelämän organisaatioita. Toiminta on pääasiassa julkisrahoitteista, mutta säilytyspalvelut on suunnattu yksityiselle sektorille. Sähköisiä aineistoja ei kuitenkaan voi järjestää ja laittaa vuosisadoiksi säilöön arkistomakasiiniin. Sähköisistä aineistoista on aina pidettävä huolta systemaattisesti ja suunnitelmallisesti. Siksi sähköinen säilyttäminen tulee maksamaan asiakirjan syntyhetkestä sen päätymiseen bittiavaruuden taivaalliselle portille asti. Capturessa yksi keskeisimmistä asioista onkin ratkaista pysyvä rahoitusmalli palvelulle. On hyvin epätodennäköistä, että yhteiskunta maksaisi (Elkalle myönnettävän valtionavun kautta) toimivien yritysten sähköisen pitkäaikaissäilyttämisen. Vastaavasti olisi tälle yhteiskunnalle suuri takaisku, jos elinkeinoelämän sähköisten aineistojen säilyttäminen jäisi ainoastaan yritysten itsensä varaan. Silloin mahdollisissa fuusio ja konkurssitapauksissa voitaisiin menettää todella merkittävä osa Suomen historiaa.

Sähköisten aineistojen kohdalla siirtoväli arkistoon ei voi olla 20 tai 30 vuotta. Sellaisen ajan jälkeen ei ole enää mitään siirrettävää. Todennäköisesti saapuva aineisto olisi aktiivikäyttövaiheen jo ohittanutta, ehkä noin 1-10 vuotta vanhaa aineistoa. Kuitenkin vielä sen verran nuorta, että se todennäköisesti sisältäisi yrityksen kannalta salassa pidettäviä tietoja. Loogiselta tuntuisi sellainen ajatusmalli, jossa yritys maksaisi säilyttämisestä sen aikaa, kun he tarvitsevat asiakirjoja vielä omassa toiminnassaan. Kun tämä vaihe on aikanaan ohitettu, muuttuisi aineisto kaikkien tutkittavissa olevaksi ja yhteiskunta rahoittaisi sen säilyttämisen.

Ei kommentteja: