maanantai 31. tammikuuta 2011

Arkistot 1.5

Viime vuosina on jonkin verran ollut esillä ajatus Web 2.0 – teknologian käytöstä arkistosektorilla, ja puhuttu jopa arkistot 2.0:n tulemisesta. Termillä Web 2.0 tarkoitetaan entistä vuorovaikutteisempaa ja sosiaalisempaa otetta Internet-palveluissa, joihin sisältyy myös avoimuus ja vapaampi tiedon jakaminen. Yleisimmin käytetyt esimerkit Web 2.0 – palveluista lienevät Facebook, YouTube, RSS-syötteet ja Flickr. Niissä käyttäjät ja sisällöntuottajat voivat vapaasti jakaa sisältöä toisten katsottavaksi ja kommentoitavaksi. Tällä hetkellä vallalla olevan käsityksen mukaan Web 2.0:ssa ei ole ensisijaisesti kyse uudesta tekniikasta, vaan uudenlaisesta, vapaammasta, ajattelutavasta.

Suomessakin arkistot ovat – ehkäpä enemmän tietämättään kuin tietoisesti – lähteneet mukaan Web 2.0 – kehitykseen. Me täällä Elkassakin olemme viimeisen vuoden aikana ottaneet käyttöön Facebookin, blogin ja nettisivuilla olevat RSS-syötteet. Sen sijaan crowdsourcing, eli suomenkieleen sujuvasti käännettynä yleisöosallistaminen, on vielä lapsenkengissä. Tosin tässä yhteydessä täytyy mainita, että crowdsourcingia on jo vuosia käytetty valokuvarekisterissä olevien valokuvien tunnistamisessa. Kaukaa viisaasti ominaisuus valokuvien sisällön lisäämiseen luotiin jo ennen kuin termi Web 2.0 oli edes lanseerattu (vuonna 2004).

Vaikka arkistoparadigma on meilläkin vaihtunut säilyttämisestä kohti tiedon jakamista, on siitä huolimatta vielä paljon tekemistä matkalla kohti Elka 2.0:aa. Arkiston nettisivut ja tietokannat ovat David Nicholaksen KDK-seminaarissa esittämän tulkinnan mukaan ”hiljaiset kuin luostari”. Niistä puuttuvat vuorovaikutteisuus sekä toisten käyttäjien kommentit. Aiomme kyllä pitää tämänkin näkökulman mielessä suunnitellessamme Capture-hankkeessa uutta tietojärjestelmää. Siihen asti jatketaan Arkistot 1.5 maailmassa.

torstai 13. tammikuuta 2011

Elka Suuren Urheilugaalan jälkimainingeissa

Suomalaista urheilukansaa on tallessa arkistossakin. Tykytoiminnasta ei ollut tietoakaan kun työyhteisöissä jo porukalla urheiltiin. Outokummun työntekijät suunnistivat kilpaa Pohjois-Karjalassa, eikä maailmanmestari Minna Kauppi silloin ollut vielä syntynytkään. Tomi Tuuhan innoittamana voi Elkan valokuvatietokannasta katsella kuvia poikavoimistelusta, Talikkalan Taitovoimistelijoiden esityksistä tai aina niin ihanasta naisvoimistelusta. Taitoluistelusta kiinnostuneille on tietokannassa katseltavana kaunoluistelun junior-sarjan Suomen mestari Maire Hammar, Outokummusta hänkin.

Sykähdyttävä urheiluhetki on varmasti ollut herrahenkilöllä, joka mustassa ulsterissaan ja lierihatussaan lyö pesäpalloa Varkaudessa 1970-luvulla.

Yritykset ovat yleisesti tukeneet työntekijöidensä urheiluharrastuksia. Erilaisia urheilu- ja voimistelukerhoja on ollut runsaasti 1900-luvun alkupuolelta saakka. Tavallisten, yleensä vuosittain toistuvien hiihto-, pilkki- ja yleisurheilutapahtumien lisäksi on järjestetty mm. uinti-, ampuma- ja painikilpailuja. Elkasta löytyy kuva-aineistoa myös vauhtilajeista kuten rallista, moottorivene- ja moottorikelkkakilpailuista.

Työntekijöiden ja heidän perheenjäsentensä henkilökohtaisten huippuhetkien lisäksi aineistoa löytyy myös valtakunnan tasolta. Yritykset ovat olleet sponsoroimassa urheilijoita ja joukkueita ja Yleisradion aineistoista löytyy tietoa urheilulähetyksistä mm. Olympialaisista ja MM-kisoista.
     
Henkeäsalpaavien urheiluhetkien myötä voidaan tutustua myös eri aikojen urheilupukeutumiseen ja välineiden kehitykseen. Tämän päivän naishenkilö tuskin lähtisi ladulle pitkässä villakangastakissaan. En minä ainakaan.

Heljä Strömberg

tiistai 11. tammikuuta 2011

Teollisen muotoilun arkisto hyvässä vauhdissa

Opetus- ja kulttuuriministeriö myönsi vuosi sitten helmikuussa Elkalle erityisavustuksen Finnish Industrial Design Archivesin toimintaa varten. Muotoiluarkisto onkin nyt vajaassa vuodessa saatu jo hyvin käyntiin. Teollisen muotoilun asiakirjoja on luovutettu kaikkiaan parisenkymmentä hyllymetriä kuuden eri "muotoilupioneerin" toimesta. Alkuvaiheessa onkin ollut tarkoituksena saada talteen eläköityvien ja jo eläkkeelle siirtyneiden pioneerien aineistot.

Arkistoihmiselle FIDA:n tekee mielenkiintoiseksi ennen kaikkea se, että muotoiluarkistojen mukana otetaan vastaan myös esineitä. Ne voivat olla esimerkiksi varhaisia muotohahmotelmia, prototyyppejä tai valmiita tuotteita. Viimeisen parinkymmenen vuoden aikana teollisen muotoilu on syntynyt hyvin pitkälti 3D-suunnittelun avulla. FIDA:n toiminnassa joudutaankin miettimään myös sitä, kuinka lukemattomilla eri 3D-formaateilla olevat aineistot saadaan talteen. Kääntäen taas on mielenkiintoista selvittää, että kuinka esineistä voidaan luoda 3D-malleja. Tavoitteena on saada sekä alkujaan sähköisiä 3D aineistoja että esineistä keilaamalla tai muulla tavalla luotuja 3D-malleja aikanaan esille FIDA:n verkkosivuille, esimerkiksi 3D Pdf-muodossa.

Verkkosivuista puheenollen FIDA:lle on aivan lähiaikoina ilmestymässä omat verkkosivunsa osoitteeseen www.elka.fi/fida. Sivujen runko on jo valmiina, enää puuttuu siirtäminen palvelimelle sekä sisällön lisääminen. Uskon, että FIDA:n toiminnassa on hyvin paljon potentiaalia kunhan saamme riittävästi aineistoa, ja sen helposti esille tietoverkkojen välityksellä. Materiaalia voidaan käyttää esimerkiksi teollisen muotoilun opetuksessa ja tunnetuksi tekemisessä. Se on myös erittäin mielenkiintoista "arjen historiaa" suuren yleisönkin kannalta. Harva on varmaankaan kiinnittänyt huomiota siihen, että hyvin monet arkipäiväiset esineemme, kuten vaikkapa vesihanat, shamppoopullot, kännykät ja kuntopyörät ovat teollisen muotoilijan suunnittelemia.

tiistai 4. tammikuuta 2011

Sähköisessä pitkäaikaissäilyttämisessä tärkeintä on palveluntarjoajan luotettavuus

Sähköiseen pitkäaikaissäilyttämiseen liittyviä esityksiä lukiessa herää helposti ajatus siitä, että ongelma on luonteeltaan pääasiassa tekninen. Tekstit ovat pääasiassa luonnontieteellisen koulutuksen saaneiden, teknologia-orientoituneiden, henkilöiden kirjoittamia. Yleensä niissä esitellään, mikä tallennusväline sopii aineiston pitkäaikaiseen säilyttämiseen ja mikä ei. Tai mikä tallennusformaatti on parempi kuin toinen. Asiakirjahallinnon ihmisten näkökulma on toinen. He ovat kiinnostuneita ennen kaikkea aineiston hallintaan ja löydettävyyteen liittyvistä ongelmista. Asiakirjahallinnon ammattilaiset kuolaavat standardien perään. Heitä kiinnostaa metsit, premikset, moreqit, sähkeet ja kaikki muut aineiston kuvailevan ja hallinnollisen metadatan ohjenuorat.

Teknologia, sekä aineiston hallintaan ja kuvailuun liittyvät standardit ovat toki hyvin tärkeitä suunnitellessa sähköisen aineiston pitkäaikaista säilyttämistä, mutta ne eivät kuitenkaan ole aineiston pitkäaikaisen säilymisen kannalta tärkein ratkaistava kysymys. Tärkeintä on se, että aineiston säilyttämisestä ja hallinnoimisesta vastaa luotettava taho. Kaupallinen toimija voi hyvinkin tuoda markkinoille teknisesti luotettavan sähköisen palvelun. Pitkäaikaisessa säilyttämisessä aikaperspektiivi on kuitenkin kymmeniä, ellei jopa satoja vuosia. Onko vuonna 2011 luotettavana ja kustannustehokkaana tunnettu Oy Sähköisen aineiston säilytyspalvelut Ab (nimi keksitty) markkinoilla vielä 2021, 2031, 2051, 2111 ja niin edelleen.

No, tokihan sopimuksia voi aina kilpailuttaa, ja yleensä ne laaditaankin määräajaksi. Ei liene vaikeaa etsiä uusi palveluntarjoaja vuonna 2021, jos Oy Sähköisen aineiston säilytyspalvelut Ab onkin lopettanut toimintansa. Ellei sitten… mitäpä jos sähköisen aineiston laatinut toimija onkin lopettanut toimintansa? Kuka hoitaa kilpailutuksen ja hoitaa säilytyksen siinä tapauksessa? Nykypäivänä tällaisia ”orpoja arkistoja” syntyy jatkuvasti. Julkisella puolella läänit on lakkautettu, kuntia yhdistelty, kuntayhtymiä tulee ja menee kuin sieniä sateella. Sama juttu on yksityisellä puolella, jossa yritykset hajoavat, fuusioituvat ja menevät konkurssiin, samalla kun uusia yrityksiä syntyy jatkuvalla tahdilla. On äärimmäisen naivia uskoa, että aina löytyy joku seuraajaorganisaatio kantaakseen huolen edeltäjänsä arkistosta, kun sen ylläpidosta kertyy jatkuvia kuluja varsinkin sähköisessä toimintaympäristössä.

Teknologia sähköiseen pitkäaikaissäilyttämiseen on ollut olemassa suurin piirtein yhtä kauan kuin on ollut sähköisiä dokumenttejakin. Miksi sitten sähköisen pitkäaikaissäilyttämisen ratkaisua ei ole saatu valtionhallinnon, kuntien eikä yritystenkään osalta? Ongelma liittyy mielestäni juurikin palvelumallin organisointiin sekä oikean rahoitusmallin löytämiseen. Kuka maksaa viulut? Kuinka luodaan palvelu, joka tyydyttää aineiston luovuttajia, aineiston käyttäjiä ja koko yhteiskuntaa luotettavalla mutta kustannustehokkaalla tavalla?

Elka käynnisti vuoden alussa EAKR-rahoitteisen Capture-hankkeen yritysten ja elinkeinoelämän järjestöjen pitkäaikaisesti säilytettävien asiakirjojen vastaanottamiseksi. Kyseessä ei ole teknologiaprojekti. Tärkeintä ei ole luoda mitään täysin uutta ja mullistavaa teknologista innovaatiota. Kaikki tarvittavat rakennuspalikat ovat jo olemassa. Riittää kun yhdistelemme niistä oikean kokonaisuuden. Emme myöskään aio laatia uusia standardeja. Olemassa olevat metsit, premikset, moreqit, sähkeet, jhs:t ja sfs:t riittävät meille oikein mainiosti. Tärkeintä hankkeessa on löytää sellainen palvelumalli, joka hyödyttää kaikkia. Palvelu, joka on aineistoja luovuttaville yrityksille luotettava ja kustannustehokas. Palvelu, joka edesauttaa yritysarkistojen tutkimuskäyttöä. Palvelu, joka on hyödyllinen koko yhteiskunnan näkökulmasta.

Elka on siinä mielessä hyvä toimija sähköisen pitkäaikaissäilytyksen toteuttajaksi, että se on säätiöpohjainen organisaatio, jossa on jäseninä keskeisiä tieteen, kulttuurin ja elinkeinoelämän organisaatioita. Toiminta on pääasiassa julkisrahoitteista, mutta säilytyspalvelut on suunnattu yksityiselle sektorille. Sähköisiä aineistoja ei kuitenkaan voi järjestää ja laittaa vuosisadoiksi säilöön arkistomakasiiniin. Sähköisistä aineistoista on aina pidettävä huolta systemaattisesti ja suunnitelmallisesti. Siksi sähköinen säilyttäminen tulee maksamaan asiakirjan syntyhetkestä sen päätymiseen bittiavaruuden taivaalliselle portille asti. Capturessa yksi keskeisimmistä asioista onkin ratkaista pysyvä rahoitusmalli palvelulle. On hyvin epätodennäköistä, että yhteiskunta maksaisi (Elkalle myönnettävän valtionavun kautta) toimivien yritysten sähköisen pitkäaikaissäilyttämisen. Vastaavasti olisi tälle yhteiskunnalle suuri takaisku, jos elinkeinoelämän sähköisten aineistojen säilyttäminen jäisi ainoastaan yritysten itsensä varaan. Silloin mahdollisissa fuusio ja konkurssitapauksissa voitaisiin menettää todella merkittävä osa Suomen historiaa.

Sähköisten aineistojen kohdalla siirtoväli arkistoon ei voi olla 20 tai 30 vuotta. Sellaisen ajan jälkeen ei ole enää mitään siirrettävää. Todennäköisesti saapuva aineisto olisi aktiivikäyttövaiheen jo ohittanutta, ehkä noin 1-10 vuotta vanhaa aineistoa. Kuitenkin vielä sen verran nuorta, että se todennäköisesti sisältäisi yrityksen kannalta salassa pidettäviä tietoja. Loogiselta tuntuisi sellainen ajatusmalli, jossa yritys maksaisi säilyttämisestä sen aikaa, kun he tarvitsevat asiakirjoja vielä omassa toiminnassaan. Kun tämä vaihe on aikanaan ohitettu, muuttuisi aineisto kaikkien tutkittavissa olevaksi ja yhteiskunta rahoittaisi sen säilyttämisen.