tiistai 21. joulukuuta 2010

Sopivasti enemmän

Svenska Litteratursällskapetin aloitteesta toteutettiin loppusyksystä yksityisten keskusarkistojen vertaisarviointi, jossa keskityttiin kunkin arkiston digitaalisiin valmiuksiin lähinnä KDK:hon liittymisen näkökulmasta. Erittäin antoisan session tuloksena syntyi raportti, jossa tiivistetään missä yksityiset keskusarkistot menevät toimintaympäristön digitalisoituessa yhä enemmän ja enemmän.

Tulokset ovat osittain odotetunkaltaisia – haasteita riittää ja resursseista on niukkuutta. Tällaisessa tilanteessa kannattaisi löydä hynttyitä yhteen ja saada kunnon osuuskauppahengessä aikaan yhdessä enemmän.  Tätä raporttikin suosittaa.

Yhtenä ”kauhuskenaariona”, jollei yhteistyötä saada aikaan, raportti mainitsee erillisten tietojärjestelmien suunnittelemisen. Yhden kunnollisen sijaan saattaisi syntyä kymmenen huonoa järjestelmää, konsultti pelottelee yhteistyöhön patistellen.

Olen joskus miettinyt, miksi arkistot eivät saa sovituksi esim. yhtenäistä tapaa kuvailla aineistojaan kuten kirjastot tekevät, tai miksi ei meillä todellakaan ole yhtä tietojärjestelmää käytössämme? Syitä on varmasti monia mutta kun järjestelmiä aikoinaan lähdettiin kehittämään, tarjolla ei ollut valmiita ratkaisuja, joten ryhdyttiin tekemään itse.  Kun kuvailu- ja luettelointisäännöt valmistuivat, oli jo vuosia tehty omien ”kuvailustandardien” mukaisesti. Ei siis ollut ihme, että kun yhteisiä ratkaisuja alettiin suunnitella, huomattiin, että ei ollut kovin monta kuvailuelementtiä, joiden semantiikasta voitiin olla yksimielisiä.

Kuinka on noiden tietojärjestelmien laita? Kyllä varmaan yksi järjestelmä kelpaisi, jos se olisi omaan toimintaympäristöön sopiva. Lisäksi olisi oltava varmuus, että järjestelmän kehittäminen vastaisi sen käyttäjäorganisaatioiden tarpeita.

Mutta tarvitsemmeko todellakin vain yhden järjestelmän, jota kaikki käyttäisivät? Onhan kirjastoillakin useita eri toimittajien ohjelmistoja käytössään, ja silti kirjastotädit ja – sedät kuvailevat aineistoaan yhtenäisesti ja voivat vaihtaa informaatiota järjestelmien välillä. Tässä onkin se ydin, johon arkistoammattilaisten pitäisi pyrkiä – yhteiset metatietostandardit, joita käytetään semanttisesti yhtenäisellä tavalla sekä sovitut merkintäjärjestelmät tai ohjeet metatiedot esittämisessä. Lisäksi tarvitsisi sopia rajapinnasta, jonka kautta informaatioita voidaan siirtää järjestelmien välillä. Muusta ei mielestäni tarvitsisi olla yksimielisyyttä. Se miten toiminnallisuudet, käyttöliittymät ym. ratkaistaan, ovat toki tärkeitä kysymyksiä mutta ovat informaation yhteismitallisuuden ja sen vaihdettavuuden kannalta toissijaisia asioita.

Siis yhteistyötä tarvitaan mutta sopivasti.

Jarmo Luoma-aho 

Ei kommentteja: