tiistai 21. joulukuuta 2010

Sopivasti enemmän

Svenska Litteratursällskapetin aloitteesta toteutettiin loppusyksystä yksityisten keskusarkistojen vertaisarviointi, jossa keskityttiin kunkin arkiston digitaalisiin valmiuksiin lähinnä KDK:hon liittymisen näkökulmasta. Erittäin antoisan session tuloksena syntyi raportti, jossa tiivistetään missä yksityiset keskusarkistot menevät toimintaympäristön digitalisoituessa yhä enemmän ja enemmän.

Tulokset ovat osittain odotetunkaltaisia – haasteita riittää ja resursseista on niukkuutta. Tällaisessa tilanteessa kannattaisi löydä hynttyitä yhteen ja saada kunnon osuuskauppahengessä aikaan yhdessä enemmän.  Tätä raporttikin suosittaa.

Yhtenä ”kauhuskenaariona”, jollei yhteistyötä saada aikaan, raportti mainitsee erillisten tietojärjestelmien suunnittelemisen. Yhden kunnollisen sijaan saattaisi syntyä kymmenen huonoa järjestelmää, konsultti pelottelee yhteistyöhön patistellen.

Olen joskus miettinyt, miksi arkistot eivät saa sovituksi esim. yhtenäistä tapaa kuvailla aineistojaan kuten kirjastot tekevät, tai miksi ei meillä todellakaan ole yhtä tietojärjestelmää käytössämme? Syitä on varmasti monia mutta kun järjestelmiä aikoinaan lähdettiin kehittämään, tarjolla ei ollut valmiita ratkaisuja, joten ryhdyttiin tekemään itse.  Kun kuvailu- ja luettelointisäännöt valmistuivat, oli jo vuosia tehty omien ”kuvailustandardien” mukaisesti. Ei siis ollut ihme, että kun yhteisiä ratkaisuja alettiin suunnitella, huomattiin, että ei ollut kovin monta kuvailuelementtiä, joiden semantiikasta voitiin olla yksimielisiä.

Kuinka on noiden tietojärjestelmien laita? Kyllä varmaan yksi järjestelmä kelpaisi, jos se olisi omaan toimintaympäristöön sopiva. Lisäksi olisi oltava varmuus, että järjestelmän kehittäminen vastaisi sen käyttäjäorganisaatioiden tarpeita.

Mutta tarvitsemmeko todellakin vain yhden järjestelmän, jota kaikki käyttäisivät? Onhan kirjastoillakin useita eri toimittajien ohjelmistoja käytössään, ja silti kirjastotädit ja – sedät kuvailevat aineistoaan yhtenäisesti ja voivat vaihtaa informaatiota järjestelmien välillä. Tässä onkin se ydin, johon arkistoammattilaisten pitäisi pyrkiä – yhteiset metatietostandardit, joita käytetään semanttisesti yhtenäisellä tavalla sekä sovitut merkintäjärjestelmät tai ohjeet metatiedot esittämisessä. Lisäksi tarvitsisi sopia rajapinnasta, jonka kautta informaatioita voidaan siirtää järjestelmien välillä. Muusta ei mielestäni tarvitsisi olla yksimielisyyttä. Se miten toiminnallisuudet, käyttöliittymät ym. ratkaistaan, ovat toki tärkeitä kysymyksiä mutta ovat informaation yhteismitallisuuden ja sen vaihdettavuuden kannalta toissijaisia asioita.

Siis yhteistyötä tarvitaan mutta sopivasti.

Jarmo Luoma-aho 

maanantai 20. joulukuuta 2010

Vuosi lähestyy loppuaan

Tämäkin vuosi alkaa kohta olla paketissa, joten on aika ryhtyä taas tilastonikkariksi ja keräillä vuoden aikana tapahtuneita asioita ylös. Paperiasiakirjojen vastaanoton osalta vuosi on ollut keskimääräistä ehkä hieman rauhallisempi, mutta siitä huolimatta arkistoja on otettu vastaan 639 hyllymetriä. Huomattavia arkistoluovutuksia ovat olleet mm. Metsäteollisuus ry:n historiallinen arkisto, Kankaan paperitehtaan arkisto ja Nesteen arkistoluovutukset. Lisäksi alkoholijuomia valmistaneiden yritysten arkistojen luovutus on ollut tänä vuonna 'hittituote', sillä Elkaan ovat saapuneet niin Porin oluttehtaan, Rajamäen viinatehtaan kuin Tornion oluttehtaankin arkistot. Onneksi kotimainen juomien valmistus kuitenkin edelleen jatkuu, hik!

Digitoinnin saralla on vuosi 2010 ollut 'suuren loikkauksen aikaa', sillä digitaalinen aineistomme on kolminkertaistunut noin kahdeksasta terasta tuonne kahdenkymmenen neljän teran hujakoille. Pikadigi-projektissa on tämän vuoden aikana digitoitu 510 tuntia videoita, 1001 isoa piirustusta, 5400 laivapiirustusta sekä kymmenisen tuhatta sivua pöytäkirjoja. Sähköisen puolen edistystä ovat myös uusi nauhatallennusjärjestelmä sekä uudet nettisivut, blogi ja verkkolehti.

Sota-arkistoprojektikin porskuttaa eteenpäin yhä kiivaammalla tahdilla. Suojeluskuntien ja Puolustusvoimien rauhanajan aineistot on jo tehty, ja parhaillaan on talvisodan aikainen Perussarja. Fiksun taloudenpidon ansiosta projektiin on myös voitu palkata uusia vahvistuksia, joten Elkan 'sota-yksikössä' työskentelee tätä nykyä jo pitkälle kolmattakymmentä ihmistä. Täällä business-yksikössäkin on erilaisiin projekteihin liittyen voitu palkata porukkaa, joten meitäkin on nyt viitisentoista henkilöä. On meinannut parkkipaikat kyllä loppua jo kesken, kun talon kokonaisväkimäärä on pompsahtanut tuonne neljänkymmenen hujakoille.

Toivottavasti tämä vuosi saadaan nyt kunnialla pakettiin ja että ensi vuodestakin tulisi yhtä hyvä ja toimelias.

tiistai 14. joulukuuta 2010

Onko pikkujoulukuvat asiakirjoja?

Elkan hallussa on reilusti yli puoli miljoonaa valokuvaa eri yritysten ja elinkeinoelämän järjestöjen arkistoissa. Kuten jokainen varmaankin omien perhealbumien perusteella tietää, niin valokuvia otetaan lähinnä juhlissa ja harvinaislaatuisimmissa tilaisuuksissa. Kovin moni meistä ei kuvaa harmaata arkea, esimerkiksi aamupalan syöntiä marraskuisena aamuna. Sama pätee tietyssä mielessä myös yritysten ottamiin valokuviin. Onhan joukossa tietysti iso määrä esimerkiksi markkinointimielessä tai tuotannon dokumentaation takia otettuja kuvia. Siltikin huomattava osa yritysten valokuvista on otettu erinäisissä juhlatilaisuuksissa, kuten avajaisissa, merkkivuoden tapahtumissa sekä henkilöstön juhlissa.

Onko pikkujouluista otetut valokuvat sitten asiakirjoja tai edes asiakirjallista tietoa? Eivät ne ainakaan virallisten määritysten mukaan ole tehtävien hoidossa syntyneitä, päätöksentekoprosessiin kuuluvia, dokumentteja (tähän välihuomiona, että voisiko joku kääntää "record" sanan suomenkieliseen muotoon). Mutta se että ne eivät ole virallisia asiakirjoja ei kyllä mielestäni millään tavalla vähennä niiden arvoa. Pikemminkin päinvastoin. Minkälainen historiakuva meille jäisi organisaation toiminnasta, jos jäljelle jäisi ainoastaan todistusarvon takia säilytettäviä päätösasiakirjoja. Ja antaako se ylipäätänsä oikean kuvan 2000-luvun Suomesta, jos meistä jäljelle jää tieto syntymäajasta, rokotuksista, ripille pääsystä, ajokortin myöntämisestä, vihkipäivästä ja muutamasta muusta satunnaisesta tiedosta. Kertovatko tuollaiset yksittäiset tiedonjyväset meistä ihmisinä oikeastaan yhtään mitään? Itse ainakin toivoisin, että jos joku tekee minusta sukututkimusta 200 vuoden päästä, niin käyttäisi lähdeaineistona mielummin vaikka Elkan pikkujoulukuvia, kuin jotain kirkonkirjaa tai väestörekisteriä.

Henkilölle joka tutkii vaikkapa 2360-luvulla meidän aikaamme, niin pikkujoulukuvat voivat kertoa tämän ajan yhteiskunnasta huomattavasti ennemmän kuin ne yksittäiset tiedonjyväset. Ainakin pikkujoulukuvista voi seurata suomalaisen juomakulttuurin kehittymistä. Ja monissa tapauksissa pikkujoulujen seurauksena niitä 'oikeita' asiakirjoja on voinut kertyä mm. poliisin tai terveydenhuollon arkistoon...


perjantai 10. joulukuuta 2010

Taistelua lyhenneviidakossa ennen ja nyt

Nykyinen sähköinen ympäristö on pullollaan lyhenteitä, mutta osattiin sitä ennenkin. Täällä sota-arkistoprojektissa eteemme on avautunut aivan uudenlainen lyhennemaailma. Puolustusvoimathan on tunnettu siitä, että joukko-osastojen nimiä ja muita nimekkeitä lyhennetään alusta, keskeltä, lopusta tai muulla sopivaksi katsotulla tavalla.
 
Sota-arkiston kunnostajalle VR ei tuo enää ensimmäiseksi mieleen valtion rautateitä, vaan Viipurin rykmentin, Viestirykmentin tai ruotsinkielisen Vita regementin. Kss, JR, PPP, YE ja I/PSR ovat kaikille jo selvää peruskamaa, mutta välillä työpöydälle lävähtävä Pst.TkiK, L-SMe.P tai  SHäv.Lv saattaa aiheuttaa jo pientä pään vaivaa. Luetteloidessa lyhenteet pitää avata, mutta aina se ei ole helppoa. Usein asiakirjan laatijat ovat itse käyttäneet itsestään vain pelkkää lyhennettä ja siitäkin saattaa olla useita eri versioita. 

Lyhenteiden selvittely onkin välillä melkoista salapoliisityötä, kun nimiä yritetään tavailla koukeroisilla käsialoilla kirjoitetuista puhelinsanomavihkoista tai tihrustaa haalistuneista leimoista. Onneksi meillä on käytössämme Kansallisarkiston nettisivuilta löytyvä lyhenneluettelo sekä muutaman vuoden vankka kokemus armeijan organisaatioiden lyhentämisperiaatteista. Se onkin tarpeen varsinkin nyt, kun olemme siirtyneet 1920—30-lukujen rauhanaikaisista aineistoista talvisotaan. Sota-aikana perusrykmenttien, -pataljoonien ja –prikaatien välissä ja rinnalla seikkailevat erilaiset väliaikaiset ryhmät ja osastot, jotka tietenkin on nimetty lyhentäen, usein paikan- tai henkilönnimen mukaan. Mutta aina ei voi tietää, viittaako R-kirjain Raudun ryhmään vaiko osasto Räsäseen. Kun tähän nimikirjoon lisätään vielä vihollisen hämäämiseksi käytetyt peiteluvut, riittää salapoliisilla ratkottavaa. 

Sari Rasa

tiistai 7. joulukuuta 2010

Selviytyjät lyhenneviidakossa

Leiri nimeltään ”Sähköinen asiointi ja arkistointi” alkoi tammikuussa 2008. Ensimmäisinä kuukausina ryhmän eteen heitettiin ISOt, SÄHKEet ja MoReqit, joihin vaikeuskerrointa tuotiin vieläpä erilaisilla numero- ja kirjainyhdistelmillä. Yllättäen saatettiin lautaselle laittaa JHS:t, JUHTA, VAHTI, VALDA tai Dublin Core. Välillä meitä opiskelijoita ilahdutettiin migraatiolla, emuloinnilla, virtualisoinnilla sekä kapsuloinnilla ja museoinnilla. Joku saattoi löytää yllättäen edestään SANin tai SIRin. Jotta ei olisi liian helpoksi mennyt, mukaan otettiin vielä OAIS, METS, PREMIS, EAC ja EAD. Jakson huipentumaksi oli varattu eAMS sekä TOS ja TOJ.

Yhdessä osiossa tiellemme sinkoilivat mm. AMT, LLC, MAC, NAT, NIC, TCP/IP, VLAN, WLAN, VPN ja WEP. Törmäysalue oletusyhdyskäytävällä saattoi johtaa collisioniin tai jitteriin, tai toisinpäin, tai ei sinne päinkään. Osoiteavaruudesta laskeuduttiin paikallisosoitteeseen, onneksi, ehkä.

Vastaantullut OWL ei pöllö ollutkaan. Muitakin olioita matkalla kohtasimme. VAPA:lla ei kalastettu eikä PASilla voinut ajaa. Matkan tekoa hidastamaan oli esteeksi laitettu HTML, XML, PHP, UML ja joku ihmeen entiteetti. MySQL oli käydä kohtalokkaaksi useimmille mutta SIPit, DIPit sekä ERMit ja EDMit ohitimme onnistuneesti.

Kaikesta tästä huolimatta ensimmäiset viisi selviytyjää ovat saavuttamassa finaalin lähiaikoina. Hyvä me!

Kirjoittaja on viittä vaille suorittanut Mikkelin ammattikorkeakoulussa ylemmän AMK-tutkinnon ”sähköinen asiointi ja arkistointi” ja ihmettelee nykypäivän toimintaympäristöä, joka on täynnä lyhenteitä ja kummallisia projektien nimiä.

Heljä Strömberg

perjantai 3. joulukuuta 2010

Projektiyhteiskunta

Näin vuoden käydessä kohden loppuaan sitä taas konkreettisesti huomaa elävänsä projektiyhteiskunnassa. Kaikissa hankkeissa ja projekteissa on Sylvesterinä deadline, joten viimeiset rutistukset ovat käynnissä. Elkan kohdalla deadline pukkaa päälle KDK-rajapintahankkeessa, Pikadigi-projektissa sekä FIDA:n käynnistämisessä. Onneksi sentään ViVa3-hanke sai jatkoaikaa seuraavalle vuodelle.

Kaikista koomisimmalta tilanne näyttää KDK:n rajapintamäärityksessä, johon saimme avustuksen vuodelle 2010, mutta liittymisaikataulumme on vasta syksyllä 2011. ElkaD:n osalta OAI PMH -rajapinta on kyllä "valmiina" (lainausmerkit siksi, koska emme tiedä millainen KDK:n asiakasliittymästä lopulta tulee), mutta arkistotietokannan osalta se on vielä vaiheessa. En ole it-ihminen, mutta tiedän kyllä olevan vaikeaa tehdä rajapintaa järjestelmään, jota ei ole vielä olemassa ja jota pääsee testaamaan vasta vuoden päästä.

Digitointihankkeessakin firmat digitoivat parhaillaan laitteet sauhuten asiakirjojamme, mutta lopputuloksesta ei ole vielä varmuutta. Ennätetäänkö kaikkea materiaalia saada valmiiksi ennen vuoden loppua? Elämme siis mielenkiintoisia aikoja. Samalla pitää tietysti katsoa jo tuleviin hankkesiin. Capture alkaa 1.1. ja se on Elkalle todella iso ja tärkeä hanke, jonka seurauksena meillä tulisi olla kyky ottaa vastaan myös sähköistä yritysaineistoa.