keskiviikko 11. tammikuuta 2017

Homeisten aineistojen käsittelytila

Eilen valmistui Elkan aineistojen vastaanottotilan yhteyteen erillinen homeisten aineistojen käsittelyhuone. Alipaineistettu tila sisältää sähköpöydän päälle asennetun imurikaapin, jossa varsinainen käsittely tapahtuu. Sähköpöytä mahdollistaa sen, että aineistoa voi käsitellä joko istualtaan tai seisaaltaan. Käsittelytilassa on myös keskuspölynimuri, jolla karkeampi lika ja pöly voidaan aineistoista imuroida.


Homeisia aineistoja ei onneksi kovin usein tule vastaan, mutta erillinen työskentelytila on kuitenkin hyvä olla olemassa työsuojelullisten seikkojen takia. Tila voidaan varustaa myös skannerilaitteistolla, jolloin homeinen aineisto voidaan puhdistuksen jälkeen skannata, ja sen jälkeen hävittää. Homeisten aineistojen käsittelytilassa työskennellessä käytetään raitisilmamaskia sekä puettavia suojavaatteita.


Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

keskiviikko 2. marraskuuta 2016

Hei, meitä valvotaan!

Sipilän hallitus julisti byrokratiatalkoot. En tiedä kuinka hanke on lähtenyt liikkeelle, mutta omat kokemukseni on, että byrokratia on vaan lisääntynyt. Hyvä esimerkki tästä on työpaikkani Elkan toiminnan valvominen. Säätiöllämme on tietysti omat hallintoelimet ja tilintarkastajat, jotka valvovat, että toimitaan sääntöjen ja lainsäädännön mukaisesti. 2015 voimaan tullut uusi säätiölaki lisää säätiöiden ulkoista valvontaa, ja myös teettää työtä. Lain lähipiirisäännös on varsinainen byrokratian kukkanen. Lähipiiri on määritelty erittäin laajaksi. Kun Elkan tapauksessa säätiön perustajäseniä on kolmetoista, ja niiden määräysvallassa ties kuinka monta yritystä ja yhteisöä, ja myös niillä hallintoelimien jäseniä puolisoineen, eksineen, vanhempineen, lapsineen ym. ties kuinka paljon, on täysin mahdoton työ ylläpitää mitään lähipiirirekisteriä. Voi olla, että sinäkin kuulut lähipiiriimme. Lisäksi pitää luetteloida kaikki transaktiot säätiön ja lähipiirin välillä. Siis vaikkapa, jos Mikkelin kaupungin vesilaitoksen johtokunnan puheenjohtajan lapsi tilaisi meiltä maksullisia asiakirjakopioita, pitäisi tämäkin summa ilmoittaa tilinpäätöksen liitteessä.

Suomessa on kaikkiaan n. 2800 säätiötä. En tiedä, montako henkilöä PRH:ssa tekee tätä jälkivalvontaa, mutta varmasti paljon aikaa kuluu, jos säätiöiden vuosittain toimittamat tiedot luetaan tarkoin läpi. Ja johtaako tämä toiminta mihinkään? Taitaa Ylen MOT olla tehokkaampi valvoja.  Miksi säätiöitä ylipäätään valvotaan? Okei, säätiöt ovat organisaatioita, joissa riski toimia sääntöjensä vastaisesti on ehkä suurempi kuin muissa organisaatioissa. Mutta eikö säätiön perustajan pitäisi tiedostaa mahdolliset riskit, kun säätiöi omaisuuttaan. Voihan testamentin saajakin pistää saamansa omaisuuden sileäksi, vaikka se ei kenties ollut testamentin antajan tarkoitus. Tätä kerran oikea juristikin pohti kysyen, tarvitaanko ylipäätään mitään säätiölakia? 

Myös valtionavustusten valvonta on lisääntynyt. Sen toki ymmärrän, että valtio valvoo, että avustuksia käytetään niin kuin on tarkoitettu. Näin pitää tietysti olla. Mutta missä kulkee valvonnan raja? Tarvitseeko valvova viranomainen kiinteistön piirustuksia tai vaikkapa tietoa työhuoneista, ja ketä niissä istuu? Tällaistakin on väläytelty, mutta onneksi on saatu torpatuksi. Liian yksityiskohtaisen valvonnan sijasta minusta riittäisi se, että viranomainen valvoo, että toiminta on ollut avustuksen ehtojen mukaista. Se miten, kukin organisaatio järjestää toimintansa, on niiden vastuulla.


Elka toimittaa vuosittain samoja tietoja PHR:ään, Kansallisarkistoon ja Designarkiston osalta myös Okm:ään. Valtion keskusvalvomo siiloutuneessa valtionhallinnossa on todennäköisesti utopiaa, mutta miksei samalla hallinnonalalla toimiva Kansallisarkisto voi käyttää okm:n valtionavustusten haku- ja valvontajärjestelmää? Käsitykseni mukaa Kansallisarkisto toimittaa keräämänsä yksityisarkistojen tiedot okm:ään. Eli yksi ylimääräinen työvaihe voitaisiin helposti karsia pois. Okm:n systeemi on tehokas, sehän valvoo vuosittain n. 4000 valtionapua saavaa yhteisöä. Kyllä sinne 11 yksityistä keskusarkistoa mahtuisi.


Lisääntyneen valvonnan taustalla on ne muutamat julkisuudessa esillä olleet väärinkäytökset säätiöiden toiminnassa ja toisaalta valtionavustusten käytössä. Tietysti viranomaisen pitää niihin reagoida, mutta proaktiivisuudessaan viranomaiset näyttävät ottaneen mallia armeijan sulkeisista – kun yksi hölmöilee, koko komppania saa siitä kärsiä. Olemme kaikki potentiaalisia lainrikkojia.
 

Jarmo Luoma-aho
Arkistonjohtaja

torstai 20. lokakuuta 2016

Tehdään yhdessä ja säästetään rahaa

Eilen keskiviikkona oli harvinainen tilanne, kun muistiorganisaation blogikirjoitus ylitti kansallisen uutiskynnyksen meillä Suomessa. Kyseessä oli tämä varmasti jo kaikille tutuksi tullut kirjoitus, jonka mukaan Museoviraston ICT-kustannukset uhkaavat nousta ensi vuonna kolminkertaisiksi. Juuri YT-neuvottelut läpikäyneelle virastolle euromääräinen lisälasku olisi noin 400 000 €. Syynä hintojen pompsahtamiselle on vuonna 2014 voimaan tullut Laki valtion yhteisten tieto- ja viestintäteknisten palveluiden järjestämisestä, jonka takia Museovirasto joutuu jatkossa ostamaan ICT-palvelut Valtorilta.

Jotenkin tämä uutinen ei absurdiudestaan huolimatta yllättänyt minua, sillä Suomihan on julkisen sektorin jättimäisen kalliiden it-projektien luvattu maa. Museoviraston tapauksessa ei tosin ole kyse yksittäisestä tietojärjestelmähankkeesta, vaan Valtorin asemasta ainoana sallittuna tietojärjestelmätoimittajana. Mutta yhteneväisyyksiä näistä tapauksista löytyy. Miksi Suomessa on niin kova hinku tehdä massiivisia, jopa yli miljardin maksavia, tietojärjestelmähankkeita, kun suuntauksen pitäisi päinvastoin mennä kohti nopeaa ja ketterää sovelluskehittämistä? Ja mahtaako joku Valtorin tai CSC:n kaltainen toimija olla paras mahdollinen kumppani, kun halutaan tehdä jotain nopeasti, ketterästi ja edullisesti? Tuskinpa.

Meillä muistiorganisaatioilla on myös ihan ikioma (onneksi toki euromääräisesti pienempi) Apottiin ja Kantaan verrattavissa oleva Via Dolorosa. Vai uskaltaako joku tituleerata Kansallista Digitaalista Kirjastoa menestystarinaksi? Ehkäpä alkuperäinen nimitys KDK2011 kertoo kaiken olennaisen tästä pahasti keskeneräisestä hankkeesta niille, jotka eivät sen etenemistä ole seuranneet. Ja meillä arkistosektorilla rahoittaja kivenkovaa väittää, että rinnakkaisten järjestelmien ylläpitäminen maksaa kauheasti rahaa yhteiskunnalle ja kuinka yhteisen tietojärjestelmän avulla rahaa säästyisi satoja tuhansia euroja. Allekirjoittanut ainakin viittaa kintaalla moisille arvioille niin kauan kunnes on esittää laskelmat siitä, että paljonko maksaa A) nykytilanne rinnakkaisilla järjestelmillä ja B) tavoitetila yhdellä yhteisellä järjestelmällä. Laskentakaavahan siinä menee näin: A – B = säästö. Mutta koska yhteisen järjestelmän kehittämiseen on jo nyt mennyt sellainen summa rahaa, jolla Elkan järjestelmää pyörittäisi yli 50 vuotta, niin en usko, että sieltä mitään säästöä on luvassa.

Muutenkin ihmettelen tätä asioiden järjestelmäkeskeisyyttä niin tuolla ’isossa maailmassa’ – siis terveydenhoitopuolella, jne – että täällä pienemmällä ja köyhemmällä muistiorganisaatiopuolella. Jotenkin maalaisjärjellä ajateltuna olisi fiksumpaa huolehtia siitä, että tieto liikkuu eri järjestelmien välillä, eikä yrittää pakottaa kaikkia käyttämään samaa one-size-fits-all -järjestelmää. Ja tämähän oli ongelmana tuossa Museovirastonkin tapauksessa. Valtorin tarjoama paketti oli heidän tarpeisiinsa nähden aivan liian järeä.

Ja jotenkin pidän kyllä päivänselvänä asiana, että kun joku yksittäinen virasto, arkisto tai muu organisaatio hankkii omilla pienillä toimintavaroillaan ICT-palvelua jostakin, niin tämä virasto, arkisto tai muu organisaatio tekee sen takuuvarmasti omiin tarpeisiinsa nähden kustannustehokkaimmalla mahdollisella tavalla. Tuskinpa Suomenmaasta löytyy sellaista julkisrahoitteista organisaatiota, joka voisi sen kummemmin ajattelematta heitellä rahaa menemään. Sen sijaan isoissa, miljoonien, kymmenien miljoonien ja satojen miljoonien hankkeissa ei pikkurahasta tunnu olevan puutetta. Ja oma lukunsa on nämä kuuluisat yhteishankkeet. Niiden rahoitushan tulee suoraan ministeriöstä, joten mitä siitä, jos kustannukset ylittyvät vaikka 30 %. Eihän ne ole meidän rahoja. Eihän?

Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö